運用多媒體,優化文書與檔案管理教學

摘要：本文從文書與檔案管理教學的實踐出發，提出運用多媒體，呈現直觀形象，展示真實情境，展現管理案例，提供操作示范，增大課堂容量，激發學習興趣，提高教學效率。同時，就文書與檔案管理教學實效提出建議，如以就業為導向，搜集多媒體教學素材等。

關鍵詞：文書與檔案管理 多媒體教學 實踐 思考

文書與檔案管理是中職學校文秘專業的一門專業課。這門課程掌握得如何，是衡量專業學生專業綜合知識水平和技能高低的重要標準。這門課程實用性很強，但內容嚴謹而枯燥，學生學習積極性不高。受傳統教學媒體的限制，教學過程往往立足教材，以闡述理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物。因此，課程目標難以達到，專業特色也無從體現。學生一旦參加實習或工作之后接觸到實際問題，往往感到無從下手，又要從頭學起。

多媒體教學以圖文并茂、聲像俱佳、動靜皆宜的表現形式，不僅能拓展學生的空間概念，還能打破時間和空間的限制，展現真實情境和管理案例，提供直觀形象和操作示范，使教學重點和難點變得易于理解和掌握，將文書與檔案課程教學引入全新的境界。

一、在中職文書與檔案管理教學中運用多媒體

1.呈現直觀形象，激發學習興趣

多媒體教學融文字、圖像、聲音、動畫等各種信息傳輸手段為一體，一些在傳統教學手段下難以表達、呈現的事物可以通過圖像或視頻的形式，形象、生動、直觀地顯示出來，從而激發學生的學習興趣。豐富的視覺圖像，加深了學生對文書和檔案由來及其發展歷程的了解，改變了學生一貫認為文書檔案就是發黃且帶有霉味的舊紙張的觀念，從而調動起學生的學習積極性和參與欲，學生能以積極的態度投入到今后的學習活動中。

2.展示真實情境，增強專業感受

面對沒有文書和檔案管理實踐經驗的學生，在教學過程中利用多媒體，提供仿真的工作情境，是打破枯燥無味的教學桎梏的有效方法之一。例如，“檔案的保管”一節中，在介紹檔案室的庫房、裝具、設備時，由于條件所限，不便帶領全班學生進入庫房。有了多媒體輔助教學，可以結合知識點，向學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，可以讓學生通過視頻親眼目睹檔案室中配置的密集架、防盜門、溫度計、除濕機等物品，直觀地了解檔案擺放、檔案編號、檔案的存放位置及庫房安全措施、相關管理制度等。

3.展現管理案例，增加感性認識

在課堂教學過程中，很難讓學生親臨其境地去感受和體驗文書和檔案管理工作過程。但是，筆者認為，可以利用多媒體的視頻功能，展現能夠反映工作過程、工作步驟、工作方法的基層企事業單位文書處理、檔案管理的實際工作案例，讓學生增強感性認識。

4.提供操作示范，進行模仿訓練

多媒體展示操作過程方便，可見度高，演示效果好。例如，檔案裝訂是最終固定案卷的過程，是學生必須掌握的一項基本技能，但教材中只有“包括除去金屬物、整理取齊、裝訂貼封、粘貼案卷標簽等步驟”的陳述。教師在講臺上示范，學生觀察不清楚。利用多媒體輔助教學，可將裝訂步驟和操作方法進行分解、細化，采用特寫鏡頭演示整個過程，即清除卷內金屬物，對破損文件進行修補加固，檢查文件順序，整理取齊后暫時固定，定位打孔，穿裝訂線，打結固定，粘貼案卷標簽等。通過多媒體放大演示并配合相應的專業講解，強化學生對操作過程和方法的理解，便于學生模仿，盡快掌握檔案裝訂的技能。

5.增大課堂容量，提高教學效率

多媒體教學可以在短時間播放大量的信息，大大增加課堂教學的容量，成為解決學時矛盾的重要途徑。尤其是只需要學生了解的知識和內容，通過使用多媒體，能真正達到最優化效果。例如，教學“我國現行主要的通用公文”一節，學生只需要了解文種名稱、適用范圍，不需要掌握結構規范、格式規范和寫作要求。教師可用多媒體展示命令、決定、決議、公告、通告、通報、通知、公報、指示、意見、條例、規定、議案、報告、請示、批復、函、會議紀要等18個文種典型文本和適用范圍，通過逐個演示講解，并利用表格對比，在一個課時內就能讓學生直觀感知18個文種的差異，了解18個文種的適用范圍，順利完成教學目標。

二、對運用多媒體優化文書與檔案管理教學的思考

1.以就業為導向，搜集多媒體教學素材

中職文書與檔案管理課程教學改革，要以就業為導向，從培養實用型文書與檔案管理人員入手，按照工作過程組織學習過程，按照崗位需求搜集和選擇教學素材。要搜集文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家現行的法律法規，注重利用網絡和辦公平臺收集和保存黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本、檔案范本和工作實例，在此基礎上適當加以修改和加工，成為符合崗位需求的多媒體教學資源，讓學生了解當前文書與檔案管理工作領域最前沿的信息，提高的職業能力。

2.以能力為本位，開發多媒體教學資源

圍繞專業內容和能力培養目標，著力彌補傳統教學手段的不足，為學生創造一個生動形象、直觀有趣的教學環境；拍攝各種類型的庫房和一線管理人員的具體操作等場景，要生動、具體地展示學生難以接觸到的文書和檔案以及文書與檔案管理的過程、步驟、方法，使學生獲得豐富的感性認識和間接經驗。多媒體教學課件的設計思路、結構特點，要適合中職學生的年齡和認知規律，表現形式要符合教學原則和所使用教學方法的要求，有利于訓練中職學生的工作能力。

3.以教師為主導，提高多媒體教學實效

從傳統的教學模式轉向多媒體教學，要求教師從知識的講授者轉變為學生學習的指導者、幫助者和促進者，創設民主、寬松、和諧的教學氛圍。在運用多媒體進行文書與檔案管理課程教學時，要從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變，盡可能地提供學習空間和實際案例，創建情景、協作、會話等學習環境要素，關注學生的學習態度和專業情感，加強學習方法的指導，使學生能主動、愉快、扎實地學習，有效地實現對當前所學知識的意義建構，讓不同層次的學生都在學習過程中獲得樂趣，體驗到滿足感與成功感。

4.以學生為主體，構建多媒體教學模式

學生是教育的對象，又是學習的主體，要想真正掌握職業技能，必須親自動手實踐操作。多媒體教學模式的構建，必須堅持“以學生為中心”的理念，在教學中靈活機動地運用多媒體創設情境（自然情境、活動情境、問題情境等）、提供范例、展示過程、進行示范。同時，結合講解分析、討論互動、實物展示、實踐操作，激發學生的求知興趣和探索欲望，給學生創造自我表現的空間，形成有效的學習策略，讓學生更早、更快接觸現實工作環境，全面了解文書和檔案管理工作的流程，增強學生的實戰技能。

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（作者單位：浙江省衢州中等專業學校）