淺談基建期間企業(yè)辦公室工作

摘 要：闡述了加強基建期間企業(yè)辦公室管理的重要意義，從辦文、辦會、辦事等方面探討了加強企業(yè)辦公室工作的有效途徑。

關健詞:企業(yè)管理；辦公室工作

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2012）01-0056-02

一、加強企業(yè)辦公室工作的重要意義

辦公室是指各單位具體設置的綜合性工作機構，它的工作主要是處理本單位內綜合性的日常事務，制訂單位內部的有關規(guī)章制度，對單位內各機構之間的關系進行協(xié)調以及處理有關收、發(fā)業(yè)務等。它是指揮、控制整個單位工作的中心部門，代表領導處理全局性的問題，起一定的領導作用；是溝通左右、聯(lián)系各方、保證單位工作正常運轉的樞紐；具有對下屬機構工作的指導職能、對領導決策的參謀咨詢職能、為領導、本單位同級部門、下級的服務職能和對本單位工作的綜合協(xié)調職能。它的工作好壞對單位全局影響很大。做得好，對各項工作起推動作用；做得不好，不但發(fā)揮不了辦公室的職能作用，還可對單位工作起到阻礙作用。

辦公室工作千頭萬緒，一般涉及文書處理、接待、檔案管理、車輛管理等諸多事務。基建期間工作更是繁雜。基建期間人員少、部門少，其他職能部門不管的事務，辦公室都要管。這就給辦公室管理者提出了較高要求，不但要有扎實的文字處理能力，而且要有較強的組織協(xié)調能力和較高的工作藝術。從工作實踐中，筆者體會到，要做好基建期間的辦公室工作，就必須抓好辦文、辦會、辦事三個方面，給上級、領導、基層提供優(yōu)質服務。

二、基建期間企業(yè)辦公室應做好三個方面的工作

（一）辦文

辦文指的是文書處理類工作，它是做好辦公室工作的最基礎的重要性工作，體現的是辦公室人員的基本功和工作效率。基建期間，尤其是基建初期，為了使各項工作有章可循，需要根據實際情況制定基建、勞動、衛(wèi)生、會議、車輛、電話等一系列管理制度；為了及時向上級匯報基建工作進度情況、問題，需要撰寫匯報材料、文件；為了及時協(xié)調設計單位、施工單位、監(jiān)理單位之間關于工程管理、進度等方面的問題，需要及時了解情況，根據領導要求撰寫來往函件；為了發(fā)包工程、購置材料，需要撰寫、審核協(xié)議；為了完整保存工程資料，需要做好檔案登記、管理；為了使上級文件指令及時得到貫徹落實，需要做好公文辦理，做到上情下達。做好上述工作的前提是，作為辦公室人員，要有吃苦、耐得住寂寞的準備，要對單位的基本情況了如指掌，且要有較高的管理水平和較好的文字功底。有些材料領導要求時間緊，撰寫者就不得不加班加點。可以說，基建期間，為寫材料加班加點是常事。

基建工作根據工程實際，有的基建時間長，有的基建時間短。跨年度的基建工作，其第一個年度工作總結是以后各項工作總結的基礎。因此，在基建第一年度撰寫工作總結時，撰寫人員必須對基建項目的調研論證、立項、籌建、開工、建設情況、存在問題、明年基建工作（生產工作）、安全工作、經營工作、質量管理工作、企業(yè)文化建設工作等都要有一個詳細的了解。對這些情況的了解，有的是自己親身實踐、親眼所見，有的可以通過查看相關資料，有的則需要詢問參與領導、人員。而對明年工作的總體安排則要在充分了解項目工程里程碑計劃的同時，充分征求主管領導、主要領導的意見。對上述情況有了一個充分的了解以后，就可以列出提綱，開始撰寫總結。總結初稿出來以后，還要反復征求各位基建工作領導的意見，對總結進行反復修改。筆者執(zhí)筆了一個跨年度基建項目第一個年度總結的撰寫工作。由于時間緊，在撰寫過程中，材料沒定稿前，為了查閱資料、按照領導要求修改材料，天天夜里加班，有時工作到夜里零點以后。經過反復幾易其稿，最終稿件得到了領導的肯定。

（二）辦會

辦會就是會議管理，它是辦公室最常見的工作，體現的是辦公室管理者的組織能力、協(xié)調能力。基建期間，會議較多，有項目開工儀式、每天的工程例會、每天的調度會、領導檢查工作會議、竣工儀式等。辦公室人員面對將要舉行的會議，在會議的布置和準備上要有預判性，要針對不同的會議做好相應準備。也就是要因會做好不同準備。這就要求對會議內容、參加人員、會議地點及要求提前了解，做好會場布置、人員通知、材料準備等工作，會議期間還要及時安排人員給與會人員做好茶水等服務工作。

2009年筆者參加了一個選煤廠項目建設。該項目建成后選煤能力可達300萬噸，實現銷售收入近20億元。按照集團領導的要求，項目開工前將要舉行隆重的開工儀式。作為項目開工儀式的辦公室籌備人員，我們在公司的領導下，創(chuàng)新管理的方式方法，扎實工作，確保了項目開工儀式的成功舉行，受到了集團領導的好評。一是早著手，早安排。項目開工工期緊，工作量大。項目開工前，在做好其它工作的同時，為了使項目開工儀式成功舉行，我們及時組織人員制定方案，從儀式選址、會場布置、材料準備、接待迎賓等環(huán)節(jié)進行了周密的部署和人員、時間安排。二是跟蹤落實，確保各項工作落到實處。儀式準備工作安排后，按照工作性質和時間要求，組織人員及時進行跟蹤落實。對于在落實過程中存在的問題，及時進行協(xié)調解決，確保了各項工作落到實處。三是科學調度，確保儀式成功舉行。儀式舉行當天，指定專人，對人員進場、車輛停放、材料發(fā)放與準備、就餐等方面給予科學調度，確保儀式成功舉行。

（三）辦事

辦公室人員的辦事能力體現在待人接物、說話、督辦落實、參謀助手作用等方面。在待人接物上要樹立辦公室良好的工作作風，待人接物要熱情，什么時候都要克服門難進、臉難看、話難聽的不良現象，不能因為工作忙而有所懈怠，影響辦公室和領導的形象，影響公司的形象。除此之外，還要注重做好以下工作：

督辦落實。辦公室的一個主要工作職責是對領導安排的事情和文件、指令進行督辦落實。基建期間，我們把這項工作作為一項日常工作，狠抓落實，使各項工作落到實處，推動了各項工作的進展。一是圍繞工程里程碑計劃，與公司工程管理部門一道，嚴格按照《進度目標書》控制工程進度，對未按期完成者，加大處罰力度，并要求制定趕工措施，限期趕工，確保各單項工程按接點順利進行，出色完成了集團提出的“投資、工期、質量、安全”建設目標要求。二是針對上級文件、公司領導指令、公司文件要求辦理內容、時限督辦落實，確保了文件精神、領導指令的貫徹落實，確保了政令暢通。

針對上級要求的每周、每半月、每月以表格形式匯報工程進度情況，我們及時督促相關人員對各單項工程建設情況按工程名稱、概算、形象進度、完成百分比、施工單位、存在問題等項目統(tǒng)計上報。不但使領導及時了解了工程進展情況，而且也使好多工程問題經過領導的協(xié)調而得到快速解決。

參謀助手。辦公室人員要經常深入基層，開展調查研究，收集單位發(fā)展的好建議、存在問題、職工意見，在擬定好解決方案的前提下，給領導出謀劃策。這是辦公室的基本職能。基建期間，我們組織辦公室人員經常深入施工單位、監(jiān)理單位、職工中去，傾聽意見；深入工地，從安全施工、解決施工問題等方面查看施工情況，充分掌握第一手資料，給領導出謀劃策。針對查看過程中發(fā)現的個別施工工人高空作業(yè)不按規(guī)定使用安全帶的現象和不按規(guī)定佩戴安全帽的現象，我們及時給領導建議，在施工單位中開展定期不定期的反三違大檢查活動和干部下基層活動，通過活動的開展，遏制了三違現象，促進了基建期間安全施工目標的實現。

后勤管理。兵馬未動，糧草先行，說的是后勤工作的重要性和服務性。基建期間，后勤管理主要是為人員的吃、住、行提供保障和辦公物品（電腦、打字機、復印機、筆、本、紙等）的配備、管理、使用。

在人員的吃、住、行方面，基建期間，條件簡陋，辦公室要為人員的吃、住、行提供優(yōu)質服務，就必須未雨綢繆，提前根據人員的需求做好安排，以免臨時來不及，影響服務質量，甚至影響正常的基建工作。

在辦公物品的配備上，要根據領導的要求，本著節(jié)資的原則，合理配備。在辦公物品的管理、使用上，要建立臺賬，做好各種物品的出入登記，防止資產流失；要精打細算，節(jié)支降耗，嚴格筆、紙、本等低值易耗品的管理使用。筆的使用要以舊換新（芯），紙張要兩面用，并制定考核措施，認真落實。

企業(yè)文化建設。企業(yè)文化是企業(yè)長期形成的、為企業(yè)員工所接受的共同的行為意識準則，它是企業(yè)的軟實力，是企業(yè)的核心競爭力。鐵打營盤流水兵，也從一個側面說明了企業(yè)文化的重要性。

基于對企業(yè)文化重要性的認識，基建期間即企業(yè)建設之初，就要把企業(yè)文化建設提到重要工作方面。筆者參加建設的項目公司領導非常重視企業(yè)文化建設，基建期間就確立了公司企業(yè)文化的建設原則：“從代表先進文化前進方向和科學發(fā)展觀的高度，確立企業(yè)理念系統(tǒng)，形成理念力；把理念貫穿于項目建設（生產）的全過程，形成管理力；發(fā)動職工積極廣泛參與文化建設，形成行動力。以“三力”為企業(yè)文化建設的著力點，在落實上狠下攻夫，用物質文化建樹公司形象，用核心價值觀凝聚力量，用先進的行為文化規(guī)范職工行為，為公司持續(xù)快速發(fā)展提供有力的思想保證和精神動力。”按照這個原則，我們辦公室與相關部門密切合作，從制定落實制度、員工行為規(guī)范等方面入手，在職工工作、出勤等方方面面形成按章操作、按制度辦事的風氣和習慣，為公司的企業(yè)文化建設奠定了良好基礎，為企業(yè)注入了生機和活力。

結束語：辦公室管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，也是企業(yè)管理的一個重要方面。基建期間，如何更好地發(fā)揮企業(yè)辦公室的管理作用，促進和推動企業(yè)的基建工作，提升企業(yè)的核心競爭力，為企業(yè)早日投產創(chuàng)效打下堅實基礎，還需要結合企業(yè)的實際情況進一步研究。筆者相信，在企業(yè)辦公室管理者的英明領導下，通過全體辦公室人員的共同努力，企業(yè)辦公室管理工作一定會發(fā)揮更大的作用，為企業(yè)的健康發(fā)展做出重要貢獻，使企業(yè)在激烈的市場競爭中永遠立于不敗之地。

作者單位：鄭煤集團新鄭精煤公司