企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)

摘 要：文章以制造業(yè)企業(yè)為例，從采購業(yè)務(wù)的內(nèi)容出發(fā)，結(jié)合企業(yè)采購流程設(shè)計(jì)一套使企業(yè)采購業(yè)務(wù)得到合理控制的制度設(shè)計(jì)規(guī)范。

關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù)；控制；制度

中圖分類號(hào)：F253 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4117（2012）01-0222-01

采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)，就是依據(jù)采購業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁、工作量大、運(yùn)行環(huán)節(jié)多、貨物流動(dòng)帶動(dòng)資金流動(dòng)、容易產(chǎn)生管理漏洞等工作特點(diǎn)，設(shè)計(jì)出規(guī)范整個(gè)業(yè)務(wù)流程和每個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)的規(guī)定、方法、措施等，并規(guī)范執(zhí)行，嚴(yán)格監(jiān)督，認(rèn)真考核，使采購業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。

一、企業(yè)采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容。采購業(yè)務(wù)涉及實(shí)物資產(chǎn)收入、使用和處置，又涉及資金支付結(jié)算事項(xiàng)。以制造業(yè)為例，企業(yè)的采購業(yè)務(wù)內(nèi)容主要包括：（一）生產(chǎn)或管理部門根據(jù)采購預(yù)算或計(jì)劃提出采購申請。企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃部門一般會(huì)根據(jù)顧客訂單或者對銷售預(yù)測和存貨需求來分析決定生產(chǎn)授權(quán)，簽發(fā)預(yù)先編號(hào)的生產(chǎn)通知單和材料需求報(bào)告。（二）對采購申請作出審批。審批人根據(jù)職責(zé)、權(quán)限等程序?qū)Σ少徤暾堊鞒鰧徟＃ㄈ?shí)施采購。采購的過程包括聯(lián)系商家、談判、簽訂采購合同等。采購合同應(yīng)預(yù)先編號(hào)并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。（四）驗(yàn)收商品或勞務(wù)。采購物資或接受勞務(wù)后理應(yīng)對著訂單或購貨合同進(jìn)行驗(yàn)收，由獨(dú)立部門或人員對貨物或勞務(wù)進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量和其他內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，并出具驗(yàn)收證明資料。（五）支付款項(xiàng)。（六）進(jìn)行賬務(wù)處理。以支票結(jié)算為例，在手工系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)部門應(yīng)根據(jù)已簽發(fā)的支票編制付款記賬憑證，并據(jù)以登記銀行存款日記賬及其相關(guān)賬薄。（七）對采購工作進(jìn)行檢查和評價(jià)。

二、采購控制制度的具體設(shè)計(jì)。根據(jù)《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——采購與付款（試行）》的要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購業(yè)務(wù)的控制目標(biāo)，單位應(yīng)建立以下制度。（一）采購業(yè)務(wù)崗位分工制度。只有進(jìn)行了科學(xué)的崗位分工，才能有效預(yù)防采購業(yè)務(wù)的中的弊端，保證采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法性、合理性和經(jīng)濟(jì)性。（二）采購業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度。（三）請購制度。企業(yè)應(yīng)建立采購申請制度，依據(jù)購置物品或勞務(wù)類型，確定管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)。（四）采購業(yè)務(wù)審批制度。對于超預(yù)算和預(yù)算外的采購項(xiàng)目，應(yīng)明確審批程序，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要對請購申請進(jìn)行審批。（五）采購業(yè)務(wù)驗(yàn)收制度。（六）采購業(yè)務(wù)付款制度。（七）采購業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查制度。企業(yè)應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)關(guān)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。

三、采購業(yè)務(wù)的具體內(nèi)部控制方法。以制造業(yè)企業(yè)為例，一般而言，我們把采購業(yè)務(wù)的環(huán)節(jié)歸納為采購預(yù)算、請購、采購作業(yè)、驗(yàn)收入庫、貨款結(jié)算、賬務(wù)處理及檢查分析與評價(jià)六個(gè)環(huán)節(jié)。如下圖所示。

（一）采購預(yù)算。采購預(yù)算是根據(jù)銷售計(jì)劃或生產(chǎn)進(jìn)度，由使用部門填報(bào)“采購預(yù)算申請單”，經(jīng)有關(guān)部門核準(zhǔn)后，交采購部門編制。該環(huán)節(jié)具體控制工作有以下幾個(gè)方面。1、劃分申請采購部門。對于常備原料和生產(chǎn)用常備物料，通常由使用或倉儲(chǔ)部門提出申請；對于常備物料中非生產(chǎn)用物料和非常不物料，可以由總務(wù)部門提出申請。2、采購預(yù)算編制。采購預(yù)算編制依據(jù)是個(gè)申請采購單位已獲批準(zhǔn)的“申請采購單”。采購預(yù)算內(nèi)容包括采購品名、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、單位價(jià)格等。3、采購預(yù)算批準(zhǔn)。采購預(yù)算批準(zhǔn)需要經(jīng)過單位預(yù)算管理委員會(huì)通過。如果單位未建立全面預(yù)算管理體制，單位主要原料及其他金額較大的存貨采購應(yīng)有總經(jīng)理、主管存貨采購的副總經(jīng)理、“三總”（總工程師、總經(jīng)濟(jì)師、總會(huì)計(jì)師）和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人通過會(huì)議或聯(lián)審等形式進(jìn)行集體決策。（二）請購。采購部門收到請購單后和在最終發(fā)出購貨訂單前都必須對于對該數(shù)量、訂購對象及發(fā)出購貨訂單時(shí)間三個(gè)方面做出決定。請購環(huán)節(jié)應(yīng)從以下方面進(jìn)行控制。1、采購申請控制。有關(guān)部門或人員應(yīng)按以銷定產(chǎn)和庫存合理的原則，根據(jù)單位預(yù)算和實(shí)際情況，及時(shí)向有關(guān)部門提出采購申請。凡是不需用、不急用的材料一律不得采購或提前采購。2、審批控制。審批人根據(jù)職責(zé)、權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M(jìn)行審批。對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)該要求請購人調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。（三）采購。采購作業(yè)是以審批過的請購為依據(jù)實(shí)施采購的過程，在這一過程中要決定供應(yīng)商、采購價(jià)格、簽訂合同等事情，它是整個(gè)采購環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。1、供應(yīng)商的選擇。選擇供應(yīng)商不僅要貨比三家，而且更要注意從企業(yè)的戰(zhàn)略出發(fā)，考慮原材料供應(yīng)的長期性、穩(wěn)定性。2、采購價(jià)格的控制。采購價(jià)格是最容易出現(xiàn)違紀(jì)、違規(guī)問題的環(huán)節(jié)。采購價(jià)格的控制需從組織、程序、授權(quán)與批準(zhǔn)等方面進(jìn)行控制。通常要首先控制制定價(jià)格的標(biāo)準(zhǔn)，可以考慮成本項(xiàng)目、價(jià)格制定方法等因素。3、采購數(shù)量、時(shí)間的控制。采購數(shù)量控制是對訂購多少的控制。采購數(shù)量多，價(jià)格就便宜，但不是采購越多就越好。對采購數(shù)量的控制，采購部門應(yīng)對每一份請購單審查其請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。（四）驗(yàn)收。驗(yàn)收從以下兩個(gè)方面進(jìn)行。1、憑證審核。憑證審核的內(nèi)容包括對入庫存貨的相關(guān)憑證加以確認(rèn)。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與采購和生產(chǎn)部門聯(lián)系，并采取相應(yīng)的措施。2、數(shù)量、質(zhì)量的檢驗(yàn)。對數(shù)量的檢驗(yàn)包括實(shí)際交貨量與交貨通知單的數(shù)量是否一致；實(shí)際數(shù)量與訂貨單副本數(shù)量是否一致；實(shí)際交貨量是否能達(dá)到生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃中的需要量等。（五）付款。付款環(huán)節(jié)則側(cè)重于現(xiàn)金流控制。付款申請由債權(quán)人已經(jīng)銷售發(fā)票提出，送交采購部門的采購人員，采購人員報(bào)采購部門主管審批，經(jīng)審批后的材料報(bào)送財(cái)會(huì)部門審核，審核無誤后，由出納直接付款。（六）采購業(yè)務(wù)檢查分析與評價(jià)。單位應(yīng)定期與供應(yīng)商和對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。采購與付款業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括：采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位與人員的設(shè)置情況，采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)審批制度的執(zhí)行情況，采購與付款業(yè)務(wù)驗(yàn)收制度的執(zhí)行情況，應(yīng)付賬款與預(yù)付賬款的管理。

作者單位：范麗娜 河北定興第一中學(xué)

姜永濤 華北電力大學(xué)科技學(xué)院動(dòng)力系

參考文獻(xiàn)：

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