網絡化管理在科技檔案工作中的運用

摘要：網絡化管理技術是一種運用計算機技術網絡技術的現代化管理辦法。將網絡信息化管理技術運用到科技檔案管理工作中去，是對檔案資源的一種有效的利用，運用到企業科技檔案管理中，推進了企業的發展。

關鍵詞：科技檔案 管理 網絡化

1 什么是網絡化管理技術

所謂的網絡化管理技術是一種運用計算機技術，網絡技術的現代化管理辦法。它的基本原理是：按照一定程序把若干具有內在聯系而又獨立的點聯結起來，組成縱橫交錯的網絡系統，利用數學手段描述網絡系統的狀態及各點之間的相互聯系，通過信息反饋進行監督與控制，以保證達到預定的目標。將網絡化管理技術運用到檔案管理工作，就是將紙質的檔案資料轉化成數字語言，然后輸入計算機，利用網絡化管理達到資源共享。

2 科技檔案管理網絡化的必要性

科技檔案是一種信息資源，信息資源只有在開放、流通的環境中才能發揮它的作用。如果只是將其局限在紙質的基礎之上，那無疑會對這種資源造成浪費。信息資源的特點是：開放的面越廣，它的流通量就會越大，點也就越多；點與點，點與面之間的連接越緊密越會加快流通的速度，對于信息的共享作用是很大的。以前開展科技檔案管理工作具有很大的局限性，但是結合科技檔案具有的特點，將網絡信息化管理技術運用到科技檔案管理工作中去，對于單位而言，打破了部門與部門之間的界限；對于行業而言，打破了各行各業之間的界限；對于地區而言，更加大了地域之間的資源流通。不管是從深度上還是從廣度上都增加了科技檔案信息資源的開發范圍，信息資源流通的渠道更廣更暢通，達到信息資源共享的目的。科技檔案在流通過程中不僅促進了自身的更加完善和發展，網絡化的運用也會在信息資源流通過程中反應出問題，進而解決問題，而使得網絡管理技術在檔案管理運用中更加完善和成熟，最終形成科技檔案工作的良性循環和傳播。充分發揮了檔案信息資源的作用也使得企業獲得了最佳的經濟效益和社會效益。但是高新技術在檔案工作中的應用必然會引起傳統模式和現代技術的“碰撞”，科技檔案能否實行網絡化管理，還是需要經過一個理論與實踐的磨合期。

3 科技檔案管理工作采用網絡化技術的緊迫性

科技檔案在管理工作當中存在各種影響因素，由于單位、部門、行業、地域的限制，使得科技檔案在管理當中多具有封閉、內向式的缺點。由于現在檔案管理還沒有完全網絡化，絕大部分還是以手工作業為主，這就造成了巨大的檔案資源浪費：檔案資源大部分都處在一個沉睡的狀態，能夠運用到生產建設中去的也只是其中的一小部分而已，這樣對這些寶貴的資源造成很大程度上的浪費。

網絡化管理技術在檔案領域的應用將會大大促進檔案現代化的管理進程。科技檔案作為重要的開發信息資源，更迫切地需要網絡化管理來解決巨大的資源浪費問題。社會在不斷地進步，管理模式也應該隨著外部環境的變化而不斷調整和完善，只有拋棄滯后的管理模式，采用網絡化管理，才能提高管理水平和利用水平。為此，早些年，國家檔案局、國家經委、國家計委、國家科委首次聯合執法了《關于加強科學技術檔案工作的意見》，明確提出科技檔案要搞好三個轉變，即“在服務范圍上，要由內向外結合轉變；在服務方法上，要由被動向主動轉變；在服務方式上，要由封閉、半封閉向開放型轉變。”而要實現這三個轉變，網絡化管理是一種最好的管理模式，科技檔案管理實現網絡化便是一個必然。當今社會是競爭的時代，企業要在激烈競爭中取得勝利，關鍵要能創造出比其他企業更高的價值才行。這樣以來，如何做出正確的經營決策，如何推進技術的進步是企業決策者最先考慮的問題。要做到這些，就必須建立起高效準確的信息系統。占有信息的速度和數量，已成為當下企業興衰成敗的首要條件。企業中的科技檔案作為一種信息資源就是如此。科技檔案是企業維護和擴大再生產的決策依據，屬于企業的技術機密和獨有的知識。因此它屬于一筆資產，企業應該考慮如何正確地管理、保護、利用好這些資產。很顯然，我們現行的科技檔案管理辦法和管理手段，并不能很好地管理運用這些資產，甚至造成企業資源的巨大浪費，必須實行網絡化管理技術，才能為企業及時、準確地提供足夠的科技檔案信息，推動企業高速發展。

4 網絡化管理的幾項準備工作

4.1 不斷強化和完善本系統的科技檔案工作網絡組織 近幾年，不少企業的檔案管理網絡組織已逐步形成各自的規模，例如煤炭系統的檔案管理網絡是由省焦煤系統檔案館、局檔案館及各煤炭企事業二級單位三級網絡組成的。對于這類組織我們應鞏固推廣和提高，在組織程度、活動方式和活動內容等方面進一步大膽探索。

4.2 大力加強科技檔案的標準化 要實現網絡化管理，其中一個重要條件是要將科技檔案標準化，它也是提高檔案工作管理水平最重要的基礎工作。計算機是實現網絡化管理的重要工具，要使用這一技術手段首要問題就是要將書面化的語言轉換成電子計算機語言，缺乏標準化，是很難將檔案資料轉化為計算機語言的，科技檔案網絡化也變成無稽之談。但目前在檔案標準化這個環節仍然非常薄弱，需要結合現代化的技術要求，逐步制訂各項標準。

4.3 加快推廣應用先進設備和技術 采用微機、縮微、復印等先進設備和技術，是實現網絡化管理的決定性因素。目前大部分二級單位已搞定了微機管理，現在應抓好試點，吸取經驗，大力推廣，為以后的聯機成網打下堅實的基礎。

4.4 提高檔案工作人員的業務和技術素質 要實現科技檔案網絡化管理對于檔案人員的計算機技能有較高的要求，目前建立一支會計算機編輯，會操作計算機網絡的高技術管理人才是馬上要做的工作。今后的檔案教育事業應把電腦操作作為重中之中，要繼續采用自學、培訓等多種方式培養大批既有豐富的專業知識，又有較高計算機技術的專門人才，做好人才儲備。

5 結語

拋棄傳統管理模式，采用先進的網絡化管理不管是從管理思想還是管理手段都是一個突破，是一次質的飛躍。檔案管理信息化從多方面促進檔案管理工作的進行。特別是在開展檔案利用方面，網絡化具有方便、快捷、共享的特點，這就逐步解決傳統管理模式造成的時間與資源的浪費；而且檔案管理人員只要通過計算機操作就能完成檔案的大部分工作，節省了時間和精力，提高檔案管理工作效率。科技檔案實現網絡化管理是必然趨勢。盡管困難重重，任重道遠，但只要我們勇于探索和嘗試，就一定能實現再上一個臺階。