機械工程制造企業(yè)采購管理優(yōu)化研究

沈鈺健

（上海交通大學(xué)，上海 200122）

機械設(shè)備零件供應(yīng)商管理和采購，是繼基礎(chǔ)設(shè)施工程項目招投標之后，逐漸引起有關(guān)部門重視的又一新的領(lǐng)域。

500位來自美國和亞洲的主要機械設(shè)計制造公司的執(zhí)行高管，參與了近期進行的一項綜合表現(xiàn)最優(yōu)的調(diào)查統(tǒng)計，調(diào)查顯示只有將自己的零部件與供應(yīng)商管理過程與產(chǎn)品開發(fā)過程進行了整合，公司才能夠為自己的設(shè)計師提供更多重要的供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)，讓設(shè)計師能夠在設(shè)計初期就與供應(yīng)商進行協(xié)作。最終，這些公司能夠推出成熟睿智的設(shè)計方案，降低成本，提高收益，改進產(chǎn)品質(zhì)量，節(jié)省寶貴的時間。

1 采購前管理

工程建設(shè)機械采購的步驟、原則與途徑，一般可分為如下幾步：

1.1 廣泛收集市場貨源信息

貨源信息來源包括：

（1）產(chǎn)品樣本、產(chǎn)品目錄、機械性能手冊、電視廣告、報刊廣告；

（2）從各種展覽會上收集到的資料；

（3）用戶、廠家提供的資料；

（4）制造廠家銷售人員上門推銷提供的資料；

（5）代理商或有關(guān)專業(yè)人員提供的資料。

以上資料信息，在平時可能并非急需，所以往往不注意收集、整理。但它卻是將來承接某項機械選購任務(wù)時難得的信息資料，應(yīng)當(dāng)把上述資料分類收存，以備查料。

如今大多數(shù)工程建設(shè)制造廠家和經(jīng)銷代理商，都上了互聯(lián)網(wǎng)，我們可以很方便地從網(wǎng)上獲得貨源信息，甚至可以嘗試網(wǎng)上訂貨。在當(dāng)今社會，充分利用互聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)該引起我們極大的興趣和高度的關(guān)注。

1.2 初選若干機型和廠家

這是在第一步的基礎(chǔ)上進行的。為了判別收集到的資料的真實性以及準確程度，須做一些調(diào)查研究和考察工作。

（1）首先要對初選機型的制造工藝、廠方采用何種標準設(shè)計，其生產(chǎn)組織、品質(zhì)保證措施、全面品質(zhì)管理及獲獎情況進行一番考察。

（2）了解其產(chǎn)品有哪些用戶。用戶對所初選的機型的運行性能、可靠性與壽命、人機關(guān)系、經(jīng)濟性和服務(wù)性的反映和評價。調(diào)查對象主要是用戶中的機務(wù)管理人員和操作維修工人。對于熟悉的制造廠商及機械，上述兩項工作過程可省略。

（3）貨源、供貨時間，能否代辦運輸。

（4）訂貨渠道、價格及隨機附件、易損件等情況。

（5）做好調(diào)查記錄，填寫“機械貨源調(diào)查表”。

2 采購合同管理

2.1 訂立合同的方式

《合同法》規(guī)定：當(dāng)事人訂立合同、采取要約、承諾方式。要約是希望和他人訂立合同的意思表示，該意思表示應(yīng)當(dāng)符合下列規(guī)定：

（1）內(nèi)容具體確定；

（2）表明經(jīng)受要約人承諾，要約人即受該意思表示約束。承諾是受要約人同意要約的意思表示，承諾生效時合同成立。

另外，合同法中還對要約與要約邀請的區(qū)別、要約的生效時間、撤回、撤銷、消滅以及承諾的表示方式、生效時間、撤回、確認等作了明確具體的規(guī)定。

了解并掌握《合同法》中關(guān)于要約、承諾的有關(guān)規(guī)定，對于訂立工程建設(shè)機械采購合同具有重要的現(xiàn)實意義。

我們可以充分運用要約和承諾這種方式方便、快捷地訂立合同。這主要體現(xiàn)在兩個方面：一是要約和承諾都可以采用數(shù)據(jù)電文形式發(fā)出，我們可以充分利用各種現(xiàn)代化的通訊方式快捷地訂立合同；

二是要約和承諾都可以撤回，要約還可以撤銷，當(dāng)然這都要有一定的條件。

2.2 國內(nèi)訂貨合同的訂立

進行機械訂貨，必須簽訂訂貨合同。訂貨合同在供需雙方簽名或蓋章后，就具有法律效力。當(dāng)然，合同條款應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定。國內(nèi)機械訂貨比較簡單。但在簽訂訂貨合同時應(yīng)注意以下各點：

（1）訂購人應(yīng)持有單位法人代表的授權(quán)委托書，并察看對方的授權(quán)委托書，注意其委托書授權(quán)范圍、權(quán)限和有效期。

（2）訂貨機械名稱。購置什么機械，必須明確、具體。如欲購置機械的全名、規(guī)格、型號等必須寫清楚，并符合規(guī)范。

（3）數(shù)量和品質(zhì)。其一為數(shù)量，沒有數(shù)量，就無法確定供需雙方權(quán)利義務(wù)的大小。因此，合同中要明確規(guī)定訂購機械的數(shù)量。其二為品質(zhì)，品質(zhì)是機械內(nèi)在素質(zhì)和外觀形態(tài)的綜合標志。合同中的品質(zhì)條款必須符合國家有關(guān)機械產(chǎn)品的技術(shù)條件規(guī)定和標準化要求。

（4）價款。價款的確定要符合國家的物價政策。除法律另有規(guī)定的以外，一律用人民幣計算支付。

2.3 國外訂貨合同的訂立

向國外訂購機械之前，需選定進口經(jīng)貿(mào)單位。這一般按行業(yè)和部門分工是固定不變的。訂購單位此階段的工作，是履行規(guī)定報批手續(xù)，拿出有關(guān)詳細文字材料，送達經(jīng)貿(mào)單位，與經(jīng)貿(mào)單位建立文書公約。進入實質(zhì)談判階段后，訂購單位要參與商務(wù)技術(shù)談判。訂購單位應(yīng)向外商提出我方的具體技術(shù)要求，同時索取有關(guān)技術(shù)文件。從機械的性能、價格、售后服務(wù)、賣方商務(wù)信譽等，多方面進行廣泛對比，以期滿足我方全部要求；商務(wù)技術(shù)談判結(jié)束后，應(yīng)草簽合同。

內(nèi)容主要包括：

（1）機械名稱、基本技術(shù)結(jié)構(gòu)及參數(shù)；

（2）品質(zhì)、數(shù)量及隨機技術(shù)文件；

（3）價格及支付；

（4）包裝、裝運及交貨期；

（5）安裝調(diào)試具體要求；

（6）保險及不可抗拒力；

（7）仲裁。

合同草簽之后，應(yīng)對其中條款進行逐條審查。只有經(jīng)審查核對無誤后，才可正式簽訂合同。

在對草簽的合同審查核對時，應(yīng)注意的事項較多，例如：

其一，機械的名稱、結(jié)構(gòu)，參數(shù)等；

其二，品質(zhì)量、數(shù)量等。

機械的品質(zhì)要求一定要具體，盡可能定量化，以便調(diào)試階段的驗收鑒定，不能有含糊不清的品質(zhì)條款。應(yīng)寫明所訂購機械等的數(shù)量和計量單位。一些貨物，如機械零配件、易損備件因其本身特性或受包裝和運輸工具的限制，外商實際交貨的數(shù)量往往難以符合合同規(guī)定的數(shù)量，為避免糾紛，通常對數(shù)量規(guī)定一個機動的幅度，允許外商多交或少交一定數(shù)量的貨物。

3 機械設(shè)備采購后驗收

進入施工或養(yǎng)護單位的機械，無非是新增、更新、改造或革新的新機械或在用機械，只有通過固定資產(chǎn)驗收手續(xù)，才能正式成為施工或養(yǎng)護單位的財產(chǎn)——固定資產(chǎn)。

對機械的固定資產(chǎn)驗收，主要由機務(wù)部門來完成，使用部門進行必要的協(xié)作。機務(wù)部門負責(zé)對機械的實物形態(tài)進行驗收，而財務(wù)部門則是根據(jù)機務(wù)部門的實物驗收意見，辦理固定資產(chǎn)的增、減變動等財務(wù)手續(xù)。實際上機械固定資產(chǎn)的驗收工作，絕大部分由機務(wù)部門負責(zé)完成。為此，我們著重介紹機務(wù)所做的有關(guān)實物形態(tài)的驗收工作。

4 結(jié)束語

機械設(shè)備采購公開招標是引起有關(guān)部門重視的又一新的領(lǐng)域。能否利用好企業(yè)對這個領(lǐng)域的投入，以較低的投入，采購到質(zhì)量好、價格優(yōu)、性能先進的機械設(shè)備，是各大機械制造資企業(yè)單位迫在眉睫的一項重要任務(wù)。

[1]佚 名.如何優(yōu)化工程機械設(shè)備現(xiàn)場管理[J].中國招標，2010，(2)：19-21.

[2]中機系(北京)信息技術(shù)研究院.工程機械調(diào)研報告[J].工程建設(shè)，2010，(4)：62.

[3]范文敏.談施工企業(yè)工程機械設(shè)備管理存在的問題及解決方法[J].陜西建筑，2009，(1)：72-74.