財務信息化是流程再造的入手點

管理信息化在不同階段的目的不同。最初是要提高管理效率，由此帶來業務流程的改造，提高整體管理模式，滿足現代大學發展的需要，從而最終為管理者進行科學決策提供依據和手段。

要做好管理信息化，首先要建立信息標準化。我們需要建立一套數據標準，用來指導各個業務系統的開發和應用，保證信息共享，同時，為信息化的可持續發展提供保障。有了數據標準以后，就可以建立公共數據庫、統一的信息平臺及綜合信息查詢。在此過程中，要將分散的、獨立的系統耦合在一起。對外經貿大學從2005年第一期信息化建設開始，就非常注重建立數據標準和公共數據庫。我們以教育部推出的國家標準作為依據，我校保留原有投資不變，將各個系統中的數據同步到公共數據庫中，利用綜合信息系統來支撐這個系統，保證數據共享。

財務信息化是管理信息化的一個重要部分，因為財務管理本身是管理工作的一個重要環節，而且，決策支持系統的大部分數據來自于財務數據。學校的人、財、物是密不可分的，因此，很多業務部門都免不了要與財務處打交道，很多數據都會流向財務處。比如，要引進人才提高師資水平，就需要收集相關數據，如人均科研經費、人均教學經費、實驗室投入、教學資金，引進人才的資金、學科建設的資金、活動經費等，這些數據都需要財務來提供。

我們將信息化引入到財務的每項管理工作中。在發放工資時，各部門在網上的系統中申報每個職工的工資，由人事部門審核勞資標準，審核后，自動通過核算系統，將工資劃到相應的賬號上。

通過網上收費工作，提高了收費的管理效率。原來高校的欠費問題靠手工管理，常常是部門之間的信息交流不及時。現在通過網上公布名單的手段催繳，同時與其他部門信息共享。

我們正在做跨部門的無現金報賬系統。該系統將個人的網上銀行和報銷軟件融合在一起，無需登錄網上銀行，報銷時無縫連接。以往，學校職工出差之前，可能需要花費時間和精力辦理借現金或者支票的手續，有了該系統后就不需要再進行這些繁瑣的手續。學校統一給每個職工辦一張貸記卡，先消費后還款。職工出差全程刷卡，用發票報銷后，網上自動還款。對公業務同樣如此。

網上報銷系統也是下一步要開發的新系統。該系統要求用戶在網上按照規定的格式錄入報銷的信息，然后將單據放在固定地點，財務部門有專人收取單據。這樣就減少了上門排隊報銷的環節，簡化了其他部門與財務部門之間的互動環節。

我們還要建立綜合財務信息系統、網上商城等，進一步提高我校財務信息化和服務水平。

財務信息化是學校進行整個管理流程再造、機制創新的一個入手點，帶動整個學校的信息化建設，因為財務工作比較具體、定量，涉及面廣。學校的其他業務系統都與財務系統耦合，因此，財務信息化的提高必然促進其他部門業務的管理工作。比如網上科研，科研處不僅管理課題的質量、評審和最終結果，同時還要管理課題的經費，科研經費在報銷時，科研部門審核，財務處自動報銷。這樣有助于業務的流程變得更加優化，提高管理效率，使管理更加規范，節省了很多人力。而無現金報賬系統使財務部門本身的人力需求減少了，其他人員可以從事更高層次的職能工作，如數據分析或者內審。

流程再造的影響是潛移默化的。比如科研經費是否超支問題，以前需要人工核對，現在每錄一張單據，系統里就會自動顯示辦公費的超支情況，在不知不覺中，報銷環節減少了。

無論是數據整合，還是流程再造，都是為了提高管理決策水平。當前，資金使用效益的分析是支持決策的一個重要工作。學校需要了解資金的預算情況、使用情況、效益，從而為以后的資源協調和分配提供有效的依據。但是，目前高校缺乏一個成型的綜合決策支持系統。現有的商業軟件還不能很好地滿足高校的需求。這是因為很多公司對核算不了解。高校也缺乏既懂計算機又懂會計的復合型人才來開發這樣的系統。

為了適應財務信息化的發展，我們會對現有人員提出要求，讓他們在不斷提高自身業務水平的同時，增強財務信息化應用水平，對于熟悉計算機的有能力的年輕人，我們還挖掘他們的開發潛力。在招聘人員時，會招收既懂計算機又懂會計的人員。