醫院檔案管理網絡化的思考

康昆展

隨著網絡技術的飛速發展，信息資源化在社會生活的多方面不斷滲透，醫院檔案管理向網絡化管理方向發展也將成為必然趨勢。筆者從事檔案管理工作多年，對發展醫院檔案管理網絡化深入思考，提出發展醫院檔案管理網絡化的意義、管理內容及建議，以適應當前醫院檔案管理的發展需求。

1 網絡化介紹

網絡化是指利用通信技術和計算機技術，把分布在不同地點的計算機及各類電子終端設備互聯起來，按照一定的網絡協議相互通信，以達到所有用戶都可以共享軟件、硬件和數據資源的目的。醫院檔案網絡化就是：通過運用這些先進的信息手段，建立統一的檢索和搜索引擎平臺，把圖書、檔案、病案等各種物質載體形式轉化加工成數字化的信息，并進行整合管理加工，使醫護人員能夠在自己辦公室，通過醫院計算機局域網、Internet Explorer網絡、隨時獲得信息資源[1]。

2 醫院建設檔案網絡化的意義

隨著網絡技術的發展，醫院檔案管理向網絡化管理方向發展也成為必然趨勢。醫院檔案信息資料作為醫院信息載體，是醫院管理的重要組成部分，不僅醫院需要，社會也將需要。醫院檔案信息資料已成為社會信息的一部分，只有開發醫院檔案信息資料，體現醫院信息資料應有價值，發揮其作為資源的優勢，擴大服務對象及范圍，開拓醫學信息服務領域，才能產生廣泛的社會和經濟效益。醫院檔案實現網絡化后，一是管理人員省時，工作效率提高，檢索查詢方便，可以實現即時查詢。管理人員根據軟件中智能查詢、綜合查詢等方式，方便快捷在檔案庫中檢索出所需要的檔案信息。二是醫學檔案資源實現網絡共享，擴大了資源利用范圍，增進醫療技術人員科研學術相互交流，增強醫療信息開發能力，提高醫療技術水平，更好地為患者服務。因此，醫院檔案信息資源網絡化管理意義重大，理應加快發展。

3 醫院檔案網絡化管理內容

3.1 傳統檔案 由于醫院檔案資料收藏資料多，數據量大，短時間內不可能完全實現數字化掃描，所以，就以查閱方便使用為原則，檔案信息按級別分類，可分年分批進行，利用率高，價值高的檔案可優先掃描，對一些機密文件不掃描。程序為：確定清單→提卷→核對→拆訂→掃描→圖像處理→質檢→保存→提交數據庫→移交回檔案室。

3.2 文書處理 使用辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文，許多日常工作可以直接在電腦和網絡上完成。使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，文件和文字信息得到充分交流與共享，無論是文件起草還是發文辦理傳遞，都變得簡單易行。

3.3 病案管理 病案電子病歷按照衛生部2010年12月30日，下發的《電子病歷系統功能規范（試行）》的規范執行，將傳統的紙質病案完全電子化，記錄患者全部醫療過程，提供電子貯存、查詢、統計、數據交換。各臨床科室根據各?？萍膊〉奶攸c建立規范化的“病種模板”[2]。通過使用規范的術語、專業名詞，規范病案書寫格式，在一定程度上防止缺陷病案，提高整體醫療質量。醫務科、質控科等管理部門在院內網上對病案隨時調閱與檢查并及時發出整改意見，對病案書寫時限，內容完整性等多個方面實現了實時跟蹤，保證了病案書寫質量。

3.4 人事檔案 人事檔案網絡化管理可以全方位向有關部門提供人事信息，快速準確了解員工的自然狀況、工作簡歷、技術職稱等信息，改變過去翻查檔案的傳統方式。檔案信息資源可得以共享，使人事檔案的管理工作更加安全、方便，迅速，檔案資料的查找、儲存、利用，提高了工作效率和工作質量。

4 建設醫院檔案網絡化的建議

4.1 領導對建設檔案網絡化重視 檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，提高對檔案工作的思想認識，充分認識到檔案信息管理在領導科學決策中的重要性。只要領導重視和支持檔案工作，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展，通過檔案管理人員的學習和努力，醫院檔案管理網絡化完全可以實現。

4.2 檔案網絡化平臺建設 在檔案的網絡化建設之中，應該把檔案的管理系統構建一個一體系統，把本醫院各個科室或部門的信息統籌都考慮進去，實現資源共享。無論是統一開發的系統，還是購置的軟件，都應該按照國家檔案局結合檔案部門編制的《計算機檔案管理軟件測評標準》進行測評，重點檢測功能度、兼容性、速度、易用性、容錯性、安全可靠性、數據結構合理性，技術資料等八個方面的內容[3]。檔案信息管理系統要擁有升級能力和后續開發能力，軟件適應網絡管理要求，具有強大的檢索功能，能夠充分發揮計算機網絡優勢。

4.3 數字化文件格式的選擇 紙質檔案數字化的分辨率選擇，依據國家檔案局頒布的《紙質檔案數字化技術規范》規定要求，存儲格式可采用包括TIFF、JPEG、PDF等?？筛鶕闆r的不同進行選擇存儲，采用TIFF格式存儲，此圖像格式復雜，優點是圖像質量較高，掃描效果好，但缺點是占用存儲空間大，相應存儲成本也較高，其大小是相應的JPEG圖像的10倍。JPEG 是以24位顏色存儲單個光柵圖像，支持最高級別的壓縮，不過，這種壓縮是有損耗的，工程藍圖紙常用此種模式，察看時圖紙較清晰；PDF 格式是以Post Script語言圖像模型為基礎，無論在哪種打印機上都可保證精確的顏色和準確的打印效果，即PDF會忠實地再現原稿的每一個字符、顏色以及圖像，可實現多頁或雙層格式顯示。如一些價值高、利用率高的檔案，可以采用PDF格式。

4.4 提高檔案技術人員素質 實現檔案網絡化，首先需要有現代化管理人員，要有較高的知識層次和先進技術水平，不僅局限于滿足于一般的計算機操作水平。做好檔案網絡化，要培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才，提高專、兼職檔案管理人員的業務水平和待遇，加強檔案人員外語、電腦、網絡化學習，培養“創造型、復合型、協作型”多素質人才，為檔案工作現代化科學化管理打下基礎。

5 醫院檔案網絡化認識及思考

近幾年，隨著信息技術和國際互聯網絡在世界范圍的迅速發展，引發了以互聯網絡作為載體的全球性信息革命。醫院檔案資料作為醫院信息載體，作為醫院最為寶貴的一大資源，能否適應新時期的發展步伐，將直接影響到醫院的生存與發展。所以，要在這樣的新形勢下尋求發展，必須適應形勢，發揮優勢，突破瓶頸，走網絡化發展的道路。依據實用性、開放性、安全性和先進性為原則，通過現代信息技術的應用和管理，構建互聯互通的公共檔案信息服務平臺，滿足檔案信息化各項管理需要和服務需求，從而實現檔案的科學管理和共享利用。

[1]張月琳.試析醫院檔案網絡化管理[J].民營科技，2011，17（3）:108.

[2]徐小佳.電子病案優勢及發展瓶頸[D].中國醫院協會病案管理專業委員會第十八屆學術會議論文集，2009:315-317.

[3]謝建波，李建立.關于我省檔案信息化建設的幾點認識與實踐[J].檔案管理，2011，6（193）:38-42.