基于ILAS數據批處理的集中編目模式

賽 平，譚新華，黃 成，張 靜

（三明職業技術學院，福建 三明 365000）

普通圖書機讀書目數據（MARC）的編制是圖書館各項業務中的最基礎的工作，是圖書成為圖書館系統資源的生命的開始。MARC數據編制的質量和編制的效率決定著圖書的入藏、檢索、信息服務、流通等各項業務工作的展開，決定著圖書館館藏資源（實體資源和信息資源）建設的完整、體系、優化的程度，從而成為決定圖書館服務質量和水平、現代化程度高低的關鍵。

ILAS管理系統是我國圖書館（包括公共圖書館和高校圖書館）普遍采用的圖書自動化管理系統之一。論文結合我校高職圖書館實踐經驗，分析高校館圖書編目的幾種基本模式，提出圖書編前分類集中、集中批處理的編目模式，總結這種模式的運行方法和處理技巧以提高編目質量和效率。

一、常用的編目模式的分析

比較規范的圖書館都有著自己獨立的采編部門和專門的編目人員，他們從事著圖書的采購、驗收、編目、加工、入藏等工作。不同的圖書館因部門設置、工作流程安排不同，賦予編目人員的職責也不盡相同。但圖書由分散的社會閑散資源轉變成圖書館系統化管理的優化資源，所需要的加工處理要求和內容大致是一樣的，其基本模式有以下三種：

1.一條龍式的流水線編目模式。將圖書編目的驗收、查重、分編、著錄、到書、審校、貼書標、條碼、磁條、蓋章、典藏等工作組成一條生產線。這種模式將復雜的圖書編目過程細化，化繁為簡，有利于分工協作，發揮團隊協作精神，有利于明確每個人的職責，方便編目工作整體的管理和控制，加工出來的圖書數據完整、準確，效率也高。但越細的分工要越多的人手，大大提高了人力成本，對一般的中小型圖書館負擔不起。另外，如果需要有整體的規劃、每一加工細節的技術標準，還要有良好的管理和控制水平。它比較合適于走規模化、專業化道路的大型圖書館和職業化書商。

2.按職責分工的組合加工模式。將圖書加工流程按本館的實際情況進行組合，根據加工人員數量和技術能力來分配任務，每個人獨立完成自己的加工任務，如將需要計算機處理的加工部分和手工加工部分分開，將一本圖書查重、編目、到書、驗收在一個編目人員手里完成，將蓋章、貼書標、嵌磁條由另一人獨立完成。這是一種比較獨立的模式，也比較靈活，在處理單本圖書時一次性完成，交接次數少，容易實現即編即用，但這種模式對編目人員要求較高，編目質量受個人編目素養的影響大。如果一條龍式的流水線編目模式是現代大工廠的管理模式，那按職責分工的組合加工模式則是小企業的手工作坊式加工模式，這種模式比較適合中小型圖書館，對需要快速加工的零散圖書也較適合。

3.編目業務外包模式。如今越來越多的圖書館都將采編業務外包給書商，原來的采編部門職能逐步弱化，圖書編目工作變成簡單地給書商制定編目標準和對書商編目結果的驗收。這種模式對人手不足的圖書館較合適，其弊端是大大削弱了圖書館自己信息加工的主動能力、技術能力和數據管理及創新能力。

二、基于ILAS數據批處理的集中編目模式

1.ILAS數據批處理的集中編目模式的構建思路。圖書編目一直存在著編目質量和效率這樣一組矛盾，如何在保證編目質量的前提下以最省的資源實現編目效率的最大化，是論文要探討和解決的目標。結合我館實踐經驗，解決問題的關鍵是：最大化程度地利用計算機技術，再輔之以合理的控制方法，在編前分類集中的基礎上對圖書編目進行數據加工批處理。即將具有共性的圖書按ILAS系統編目批處理的要求集中，再通過ILAS系統批處理技術處理，這種模式可以大大提高編目效率，減少編目出錯幾率。

2.圖書的按類集中。根據圖書編目規則和ILAS系統功能和設置情況，主要按以下幾方面集中圖書：（1）圖書來源。將圖書按其來源集中，給統一的批號，如將圖書分為贈送、零星購置、某書商某批次圖書、舊書等不同來源，同一批圖書批號一致，不同來源圖書通過批號區分開來。批號是后面數據批處理、檢索、統計的關鍵項。（2）圖書去處。加工好的圖書將分配到不同的書庫，在數據加工之前就將圖書按入藏地點分開來，省去了后面典藏圖書交接的步驟。如：把工具書分到工具書庫，外文書分到外文書庫，文學類分到文學書庫。（3）圖書數量。讓復本數一致的圖書集中，方便設置圖書的自動取條碼號、打印書標和其他一些批處理設置，也方便圖書的清點和統計。（4）圖書外觀。在MARC格式的圖書編目規則里面要求根據圖書的裝幀形式和附件形式進行著錄，為方便MARC數據批處理，可以將同種形式的圖書集中，如將精裝本、有附光盤的圖書分別集中。

3.圖書分類集中過程。對圖書進行集中是在圖書編目前和編目過程中對圖書實物的移動，讓圖書物以類聚。（1）圖書到采編室后首先要做的是圖書的驗收，即對圖書簡單的瀏覽、核對書名、數量和價格等項目，這是采編人員對圖書的第一次實體接觸，可以很容易完成圖書按部分類集中。首先可以確定好圖書的來源類（如2011年新華書店購書、越洋圖書城購書、學校舊書、贈送圖書等）；其次在清點圖書數量時，可將同復本數圖書集中，如大部分圖書復本數都為四本，而少部分為三或兩本就可以分開來；如果有規定圖書價格在多少之上列為特藏本，入特藏庫，那么在核對圖書價格的同時也很快可以把這些圖書分開來；根據看到的圖書裝幀形式，也很容易把精裝本和普通本圖書分開來；根據書商提供的清單和圖書實物，可以把有附光盤的圖書分開來。（2）在圖書正式編目過程中，編目人員需要根據圖書的ISBN號和其他圖書信息來查重和聯機下載書目數據，可對圖書進行第二次分類集中，以細化和優化第一次分類集中。在查重和聯機下載書目過程中，對沒有下載信息的圖書分開來集中進行手動編目，對有下載數據的圖書，就將圖書的實物和書目數據都按一定的順序排列，并一一對應，使圖書的集中變得有序化。完成這兩次集中后，圖書實物和書目數據就可以分開進行加工和批處理。

三、圖書集中編目批處理過程

1.控制號的批處理。控制號是數據庫中準確對應一條記錄的唯一標識，是機讀目錄中非常特殊的字段，在應用系統中常作為數據鏈接和合并的依據，其字段標識為001，沒有子字段和指示符，不可重復。其常見的格式是用10位定長結構數字表示：資料庫類型代碼（2位）+編目年（2位）+流水號（6位）。但實際上控制號的長度最大可達24位，我們可以根據自己的需要對控制號作適當的延長。例如：將編目員工號和圖書批號加入到控制號里面，形成工號+批號+資料庫類型代碼+編目年+流水號，這種方式是為了給圖書批處理提供檢索項，在書目數據完全批處理后，控制號中自定義的工號和批號也可以通過批處理來取消掉。在ILAS系統的控制號分區里面，可做如附表設置。

2.聯機書目數據批下載。在ILAS系統里面，圖書的查重或下載數據在“編目管理-聯機編目處理”功能項里面進行。首先選擇“本地數據庫”進行查重，有重復數據的圖書直接復制其書目數據；沒有重復數據的圖書再選擇“網上數據庫”進行檢索和下載，利用網上數據庫是提高編目效率的重要手段；如果兩個數據庫都找不到數據，則屬于第三類，需要單獨集中起來等待手工編目。（1）在從本地相關數據庫復制數據和網上下載數據之前，先要在“設置”里面設置一些參數，其中最重要的就是“書目控制號區號”的設置，如將控制號區號設置成上面例子里面的“002”，則我們在復制或下載的書目數據時，書目將自動生產001字段，其控制號從“7YY12050112002013”開始，并隨書目記錄條數的增加而自動遞增其流水號。另外，可根據本館的要求設置“復制字段”或“過濾字段”，排除掉本館不需要的一些字段，給外來的書目數據“瘦身”。（2）對書目數據的復制和下載要注意的是確保數據的準確性，在“設置”下拉列表里面設置一個大一點的瀏覽限數，可顯示出更多相同ISBN號的圖書，避免漏選或誤選，而對下載過來的一些有誤的數據，如價格、ISBN、題名、版本有個別地方不一致，可做手動修改。整個書目數據的查重和聯機下載書目過程實際上只需要幾步就完成，基本上只需要用掃描槍掃描一下圖書ISBN號，然后動兩次鼠標就完成了。

3.書目數據批修改。在ILAS系統“系統管理員-系統工具-MARC庫數據批處理”里面，我們可以對書目數據進行字段增加、字段刪除、字段修改、字段替換和記錄刪除等操作。根據已經分類集中的圖書的共同點，我們可以對書目數據某些字段做統一的指定。（1）新增字段。以我館為例，新增905館藏信息字段，格式要求為“905__@aSMZY@s4@b1002591”（@aSMZY為我院拼音首字母，@s4為復本數，@b后面為條碼號），在MARC庫數據批處理界面，選擇“采編書目庫”，檢索索引選擇“控制號”，然后輸入需要批處理的數據控制號范圍“5YD12 040112 000001--5YD12040112003017”，再在“字段增加”欄里做如下設置：

字段標識 指示符 新值 是否新增905a SMZY √905s 4 905b (空格)

設置完成后，查看“后記錄”確認無誤后點擊“開始”，則書目數據批新增了905字段。（2）字段替換。將690@a子字段的分類號替換到905@f子字段后面（905@f在替換中自動生成，不需要新增），保持同上的檢索方式，在“字段替換”欄里，做如下設置：

源子字段標識為空或者不存在才替換690a 905f字段序號刪除源子字段目標子字段標識

（3）字段修改。如上操作完成905@f分類號字段批處理后，還可以在分類號尾增加一個“/”符號，在“字段修改”里面，設置如下：

字段標識 位置 原值 新值 局部替換905f 15 /

（4）自動生成種次號。讓新增的905@fR36/字段后面自動生成種次號，在“系統管理員——系統參數——采編分系統設置”里面，對“采編館藏庫”設置“使用書次號”為“種次號”即可。其后我們對書目數據進行一些修改操作，保存后，905@f字段將自動生成完整的索取號。對書目數據其他一些需要批處理的地方與此類似，論文不再贅述。

4.館藏數據批處理。館藏數據是圖書在本館的狀態信息，根據圖書集中的分類項主要有數量、裝幀、批號、館藏地點等，我們可以對同類圖書的館藏數據進行批設置和處理。（1）自動生成條碼號設置。在“系統管理員——通用業務參數——條碼結構與分區設置”里面，做如下設置：

訂戶代碼 工作區號 總區號 注釋SMZY 05 005總區號 當前號 起始號 終止號 注釋005 1002509 1002509 1009999

然后在“驗收編目處理”界面的“設置”里設置：自動取條碼；條碼區號為“05”。（2）因為按類集中的圖書在“驗收批號、幣制、經費來源、文獻來源、載體類型、裝幀類型以及定/驗數量和定/驗分配”等方面內容都一樣，我們在同上的界面里可設置其默認參數。（3）生成到書的館藏數據。圖書的實物和書目數據的排列順序都是按控制號順序排列的，所以在生成館藏數據時也以控制號為檢索項，但檢索值只需輸入控制號前面一部分，如檢索 “5YD12040112”，檢索結果會從控制號“5YD12040112000001”開始，點擊“后記錄”，則出現“5YD12040112000002”，可按此方法依控制號順序檢索出書目數據。檢索出來的書目數據，點擊“到書”，自動生成館藏數據，條碼會從設置的起始號開始取號，并按驗收數量值遞增。

5.完成其余加工工作。將自動生成的條碼復制粘貼到905@b后面，點擊“保存”，905@f后面的種次號也將自動生成。依次完成所有書目數據的到書處理，最后的書目數據和館藏數據以控制號、條碼號為唯一標識，與圖書形成一一對應的關系，可據此打印驗收單和書標，檢查圖書和數據，貼好書標、條碼，完成其他一些手工處理的工作。對最終完成的圖書數據，在審校數據批交送功能頁面，也可很輕松地完成數據的批審校。

基于ILAS數據批處理的集中編目模式是從ILAS系統提供的批處理功能為基礎，但在實踐中我們發現，ILAS系統在批處理的功能上還不夠完備，不夠人性化。比如：905@f不能自動生成分類號后接責任者名字拼音的首字母；批處理的檢索方式不能按用戶選定的不連續條碼號檢索；書目數據的批處理不能引用館藏數據內容等。基于ILAS數據批處理的集中編目模式不是圖書隨到隨編，而是需要做大量的前期工作，對圖書進行編前分類是一項需要很細心和耐心的工作，是體力和腦力的雙負荷勞動，其分類集中的質量也受分類人員的個人因素影響大，需要制定一系列的圖書編前分類標準，更需要良好的圖書分類集中協作環境，這樣編目質量和效率才能得到真正的提高。

[1]袁紅梅.ILASII2.0圖書編目工作的新模式[J].現代情報，2006，（2）:137.

[2]韋衣昶.普通圖書機讀書目數據[M].北京:北京圖書館出版社，2003.

[3]甘琳.中文圖書數據處理規程[M].北京：北京圖書館出版社，2000.

附表：

分區 起始控制號 終止控制號 當前控制號 控制分區注釋001 5YD12040112000001 5YD12040112999999 5YD12040112003017 5號編目員對YD1204批次圖書的編目,一共有3017條記錄002 7YY12050112003018 7YY12050112999999 7YY12050112003018 7號編目員對YY1205批次圖書編目,編目記錄從上一次編目的流水號結束位置開始