高校圖書館圖書采購招標存在的問題及對策

劉自強（常州大學圖書館 江蘇 常州 213164）

目前我國大部分高校圖書館均實行了圖書采購招標制度，而且經(jīng)過多年的招標采購實踐，取得了良好的社會效益和經(jīng)濟效益。圖書采購招標不僅節(jié)約了購書經(jīng)費，降低了購書成本，而且提高了圖書館采編人員的工作效率，有效防止了采購過程中的腐敗行為。然而，隨著圖書采購招標的逐步推進，高校圖書館的招標采購環(huán)節(jié)也出現(xiàn)了一些新問題，不僅影響了圖書館文獻資源建設(shè)的質(zhì)量，而且使個別綜合實力不強的書商憑借低價中標，形成惡性競爭的局面，從而導致一些有實力的書商在招標過程中落榜。筆者擬對目前高校圖書館圖書采購招標過程中出現(xiàn)的問題進行深入分析，并嘗試提出具有可操作性的圖書采購招標改進方案，在此與業(yè)界同行探討。

1 高校圖書館圖書采購招標過程中出現(xiàn)的問題

1.1 一年一招，過于頻繁。

高校圖書館的圖書采購招標通常都是一年一招，但是從近年來招標采購實踐工作可以看出，每年中標的書商變化不大。然而，高校圖書館每年都會花費大量的人力、物力用于組織招標、投標、評標工作，過于頻繁，不僅浪費了人力、物力成本，而且不利于圖書館采編部門順利開展各項工作。

1.2 低價中標，后續(xù)服務(wù)無法保證。

目前高校圖書館大都采用綜合評分法篩選中標書商。綜合評分法可以通過簡單的公式量化各個書商的綜合實力，通過綜合得分反映投標書商的差距并給出中標書商的排名，不失為一種簡便、易行、公平、合理的科學評價方法。然而，圖書不同于普通商品，其內(nèi)容價值無法通過價格完全體現(xiàn)出來，所以不能完全按照低價優(yōu)先法進行招標采購，也不能按照低價中標的原則設(shè)計評價標準。

此外，圖書不同于一般的貨物，不具有相對的確定性。實施招標采購的圖書既包括已經(jīng)出版的圖書，還包括出版社尚未出版的圖書。圖書館在與書商簽訂采購合同時無法明確列出采購的書名和復本數(shù)，只能按照圖書碼洋簽訂合同，其實質(zhì)就是一種認可書商資質(zhì)和服務(wù)能力的假定行為。一些書商不僅能夠完全答應(yīng)圖書館提出的所有招標要求，還會給出很多優(yōu)惠條件，最后憑借較低的折扣一舉中標。但是，從近幾年的高校圖書館圖書采購招標實踐來看，往往低價中標的書商具有惡意競爭的嫌疑，只是靠過濾書目和最低的價格獲得圖書館的青睞，其提供的采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量根本無法達到圖書館的要求。可見，低價中標實質(zhì)上就是以犧牲圖書采購的到書率和文獻資源建設(shè)質(zhì)量為代價的一種短視行為。從圖書采購招標的成果上看，低價中標為學校節(jié)約了購書經(jīng)費，但是這種短視行為對于高校圖書館文獻資源建設(shè)是有百害而無一益的。

1.3 書目過濾，嚴重影響?zhàn)^藏資源建設(shè)質(zhì)量。

書商把書目數(shù)據(jù)經(jīng)過一定程度的過濾后再發(fā)給圖書館采訪人員主要是為了營利，這種行為在行業(yè)內(nèi)已經(jīng)不是秘密。然而，書商一旦通過低價策略中標，便會為了獲取最大的利潤而在所提供的書目數(shù)據(jù)上做文章。例如，書商會對相對全面的書目數(shù)據(jù)進行篩選，將按照中標折扣可能導致不盈利甚至虧損的書目數(shù)據(jù)刪除，只提供低折扣圖書和較多社會科學類圖書的書目供圖書館采訪人員選購。這樣既能保證書商的利潤，又保證圖書的到書率，可謂“一箭雙雕”。然而，通常情況下圖書館的采訪人員很難發(fā)現(xiàn)這其中的奧秘。有的書商甚至在采訪人員向其提交某些高折扣圖書書目或者采訪人員通過其他途徑收集獲得的與學校學科專業(yè)關(guān)系緊密的書目時，明確告知采訪人員這些圖書利潤較小、無法采購。這種書目過濾的后果直接導致了高校圖書館亟需的高折扣圖書無人供貨，嚴重影響了圖書館文獻資源建設(shè)的質(zhì)量。雖然低價中標能夠為圖書館節(jié)省圖書采購經(jīng)費，但是圖書館卻以犧牲文獻資源建設(shè)質(zhì)量為代價。這對于高校圖書館來說，得不償失。

1.4 圖書館專業(yè)人員在招標小組中的比例較低

通常情況下，高校圖書館圖書采購招標小組由學校紀檢部門、審計部門、財務(wù)部門和圖書館等機構(gòu)的人員組成，但是在人員比例上，圖書館工作人員所占比例偏低。從圖書采購招標的實踐來看，由于紀檢部門、審計部門、財務(wù)部門的工作人員經(jīng)常參與一般貨物的招標采購工作，所以對于招標、評標的工作流程較為熟悉，往往不重視參與招標采購工作的圖書館人員的意見，而習慣于本著節(jié)約學校經(jīng)費的原則參與評標，按照低價優(yōu)先法進行評標。這導致目前高校圖書館圖書采購招標工作存在一個無法回避的悖論：個別有實力的書商難以中標，個別低價中標的書商往往在與圖書館合作1年后就失去了圖書館的信任，無法繼續(xù)合作。圖書館專業(yè)人員在招標小組中的比例不高使得其沒有話語權(quán)，呼吁注重書商服務(wù)（包括采訪數(shù)據(jù)、編目數(shù)據(jù)質(zhì)量及后期加工服務(wù)）的聲音微弱。

1.5 履行合同過程中對書商的違約行為懲處力度不夠

圖書館與書商簽訂的招標采購合同中對圖書到貨率、采訪數(shù)據(jù)質(zhì)量、編目數(shù)據(jù)質(zhì)量等都有明確的規(guī)定，但是在實際操作過程中書商出于種種原因沒有嚴格執(zhí)行合同。由于圖書館沒有按照合同規(guī)定的違約條款對書商進行相應(yīng)的處罰，導致對書商缺乏足夠的約束力，不利于控制和改善圖書采購的品種和質(zhì)量。

2 高校圖書館圖書采購招標改進策略

2.1 將一年一招改為兩年一招

高校圖書館圖書采購招標一年一招過于頻繁，可以改為兩年一招，即對于服務(wù)質(zhì)量優(yōu)良的書商逐年續(xù)約，滿兩年后再重新招標。衡量書商服務(wù)質(zhì)量的標準即圖書采購招標合同中規(guī)定的到書率和到書周期。對于到書率高（基本接近于合同規(guī)定的到書率）、到書周期短、采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)質(zhì)量高的書商，圖書館可以繼續(xù)投放訂單；對于到書率較低、到書周期長、采訪數(shù)據(jù)陳舊、編目數(shù)據(jù)差錯較多的書商，圖書館則可以逐年減少訂單碼洋；對于到書率低于30%的書商，圖書館可以提前終止合同。而且招標周期延長有助于圖書館采訪人員匯總兩年來中標書商完成合同的情況，以供下次招標時評標人員參考。在匯總報告中，采訪人員應(yīng)對服務(wù)質(zhì)量差、到書率低的書商給出明確的情況說明，以達到優(yōu)勝劣汰的目的。這些措施不僅能夠保證圖書采購招標合同的嚴格履行、減少在圖書采購招標上的人力與物力支出，也可以保證圖書館采編工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性，有利于提高文獻資源建設(shè)的質(zhì)量。

2.2 降低圖書折扣在綜合評分法中的權(quán)重

杜絕低價中標的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是切實降低圖書折扣在綜合評分法評價指標中的權(quán)重。只有將書商的資質(zhì)信譽和服務(wù)作為考核評價書商的重要因素，將圖書報價折扣作為次要因素，才能有效杜絕低價中標這種惡意競爭的商業(yè)行為。從近幾年高校圖書館的圖書采購招標實踐來看，圖書報價折扣在招標采購的評分構(gòu)成中所占比例高達70%。在這種既定的評分標準下，圖書采購招標變成了書商之間的折扣大戰(zhàn)。雖然有些圖書館為了防止惡意的低價中標現(xiàn)象會計算出一個最優(yōu)折扣值，并規(guī)定高出或低于最優(yōu)折扣值一個點扣除若干分值，但是這仍然無法改變以圖書折扣“論英雄”的評分標準。而對于書商的資質(zhì)信譽和服務(wù)的評價則被置于余下30%的考慮范圍內(nèi)，其對圖書采購招標的影響微乎其微。因此，應(yīng)通過提高書商的資質(zhì)信譽和服務(wù)評價在綜合評分法中的權(quán)重控制招標質(zhì)量。以北京大學圖書館為例，該館在圖書采購招標中采取的評分標準是——書商的良好資質(zhì)信譽和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)在招標采購的評分構(gòu)成中占80%，圖書折扣作為評標的次要因素占20%[1]。此外，該館還分析了當前圖書市場的利潤空間，強調(diào)圖書報價必須限定在合理的范圍內(nèi)，如果報價超出這個范圍，就被視為惡意投標[2]。這種以資質(zhì)信譽和服務(wù)為主、以折扣為輔的評標原則才是杜絕低價中標的有力舉措。

2.3 廣泛采集書目以應(yīng)對書商過濾書目

針對書商過濾書目問題，圖書館采訪人員應(yīng)通過不同途徑廣泛收集書目，盡力擺脫完全依賴書商提供書目的被動局面。首先，目前一些大型出版社除了在網(wǎng)站及時發(fā)布新書的MARC（Machine Readable Catalogue，機器可讀目錄）書目數(shù)據(jù)外，還主動給各高校圖書館采訪人員定期發(fā)送電子版的書目數(shù)據(jù)。這些由出版社提供的書目是最新、最全面的，采訪人員通過主動獲取這些書目數(shù)據(jù)，可以探析書商過濾書目問題，并采取措施積極應(yīng)對，從而保證文獻的采全率。其次，目前部分出版社建立了面向圖書館的館配部，指派專人定期收集各館采購本出版社圖書的信息，并針對各館館藏情況為其提供未訂購圖書的書目數(shù)據(jù)（包括回溯書目數(shù)據(jù)）。這不僅便于圖書館采訪人員了解新書信息，而且為圖書館應(yīng)對書商過濾書目創(chuàng)造了良好的客觀條件。再次，目前部分出版社還建立了高校圖書館采訪人員QQ群，出版社通過QQ群發(fā)布最新出版的圖書書目數(shù)據(jù)，并與采訪人員進行在線交流，避免了書商暗中過濾書目，保證了書目數(shù)據(jù)的完整性，從書目數(shù)據(jù)來源上保證了圖書的采全率。

2.4 加大圖書館人員在招標小組中的比例

高校圖書館在參與圖書采購招標過程中，除了保留原有的紀檢部門、審計部門、財務(wù)部門等的人員配備外，還應(yīng)加大圖書館專業(yè)人員的數(shù)量，并考慮外聘其他高校圖書館館長或采編人員參與評標工作。這樣不僅能夠借鑒其他高校圖書館的圖書采購招標經(jīng)驗，而且能夠在一定程度上提高圖書館專業(yè)人員在招標小組中的比例，進而保證圖書采購招標的公平性和合理性。

2.5 嚴格落實圖書采購招標合同

高校圖書館在圖書采購招標合同中，對采訪數(shù)據(jù)、編目數(shù)據(jù)、到書率、到書周期及其他服務(wù)條款均作出了詳細規(guī)定。但是目前高校圖書館在實踐中沒有按照合同嚴格約束書商行為，致使書商沒有嚴格履行合同條款，提供給圖書館經(jīng)過過濾的書目，提供的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，到貨周期過長，無法保證圖書到貨率。除了書商主觀和客觀、有意與無意的因素外，出現(xiàn)這些問題主要還是因為圖書館對合同的監(jiān)督執(zhí)行力度不夠。只有圖書館嚴格按照合同條款約束書商、對書商的違約行為進行毫不留情的處罰，才能從根本上解決目前圖書采購招標過程中出現(xiàn)的一系列問題，從而保證圖書館文獻資源建設(shè)的質(zhì)量。

2.6 實現(xiàn)圖書館和書商利益的雙贏

鑒于目前部分出版社給書商的圖書折扣較高，書商從中無利可圖，往往暗中對書目進行過濾，刪除高折扣的書目，盡量提供社會科學類的書目，有的書商甚至明確告知圖書館無法保證這些出版社圖書的到書率[3]。但是對于高校圖書館來說，書商過濾的書目或者拒絕采購的圖書大多是學校亟需的專業(yè)圖書，如果不能保證這些圖書的采購，那么將會影響學校的教學與科研活動。為了解決這個矛盾、兼顧書商的利益、保證館藏文獻資源建設(shè)的質(zhì)量，高校圖書館可以采取分標段招標的方法，即將折扣較高圖書、書商無利可圖但學校圖書館需要采購的圖書的出版社單獨列舉出來，作為一個單獨的標段對外招標。這樣一來，既兼顧了書商的利益，又保證了圖書館的文獻采全率，真正實現(xiàn)書商與圖書館利益的雙贏。

3 結(jié) 語

高校圖書館實行圖書采購招標制度是目前市場經(jīng)濟條件下的一種高效、科學的圖書采購方法，也是當前高校圖書館圖書采購工作的大勢所趨。雖然圖書采購招標過程中難免存在各種問題，但是只要應(yīng)對得當，加強監(jiān)督，嚴格履行合同，適當兼顧書商利益，這些問題就都可以迎刃而解。

[1]柳 菁, 鄧谷泉.綜合評分法在高校圖書館圖書招標中存在的問題與對策[J] .長沙大學學報, 2011(3):47-48.

[2]張美萍. 北京大學圖書館圖書招標工作的過程與特點[J].大學圖書館學報, 2008(1):19-22.

[3]劉自強. 工科院校圖書館圖書采購學科比例失調(diào)現(xiàn)狀及對策[J].常州大學學報: 社會科學版, 2010(4):74-76.