圖書館統計工作分析

許惠（廈門圖書館 福建 廈門 361012）

近年來，圖書館各項業務迅猛發展，圖書館管理現代化、信息資源共享及服務主動化的進程不斷加快，圖書館統計在圖書館業務工作中的應用越來越廣泛。圖書館統計不僅是圖書館業務工作概況和實績的客觀反映，也是圖書館制定各項業務目標的重要依據。因此，圖書館統計工作的水平和質量已經成為影響圖書館發展的重要因素。

1 圖書館統計的概念及特點

圖書館統計是圖書館管理的重要內容之一，它運用統計學方法和理論進行資料收集、匯總和數據分析，通過一系列圖書館統計指標來反映圖書館各項工作的完成情況，并通過分析統計指標間的各種數量關系對圖書館工作的靜態、動態和趨勢進行數量描述，從而發現問題、找出規律，為領導的科學管理提供可靠的數據支持[1]。

圖書館統計工作具有以下基本特點：（1）數量性。通過數字揭示圖書館在特定時間內特定業務的數量特征，以定量乃至定性分析圖書館各項業務（如館藏文獻量、借閱量、讀者數等定量統計及讀者偏好、工作人員服務態度等定性統計），為領導做出正確決策提供數據支持。（2）綜合性。統計范圍涉及圖書館的方方面面，特別是隨著圖書館自動化建設的不斷深入和數字圖書館的逐步發展，圖書館統計的范圍已經從傳統的文獻采編、典藏管理、參考咨詢拓展到文獻數據庫建設、網絡資源開發與利用、網上信息發布及資源共享等網絡電子文獻服務工作。圖書館通過統計不僅可以對某項業務進行定量、定性分析，還可以對各項業務進行有聯系的綜合性分析。例如，通過對讀者借閱率的統計、分析，可以掌握讀者對館藏文獻的利用情況；通過對采購圖書種類和數量的統計、分析，可以隨時調整訂購工作中的偏差，等等。（3）多樣性。圖書館統計方法多種多樣，按統計研究方法分類，可分為大量觀察法、統計分組法、綜合指標法、歸納推斷法等；根據統計手段分類，可分為傳統人工統計、自動化網絡系統統計。（4）連續性。圖書館許多傳統業務延續至今，新的業務內容也在不斷更新，其業務的相關數據不斷積累。這些數據不僅是對以往工作的最真實、完整的記錄，也是寶貴的歷史數據，是研究圖書館服務質量、圖書館管理活動發展規律的依據。

2 圖書館統計工作中存在的問題

2.1 對統計工作認識不足

圖書館對統計工作認識不足主要體現在兩個方面：（1）重視程度不夠。圖書館未建立或健全統計制度，認為統計工作完全以服務領導為目的，主要工作還停留在填寫報表并將其匯總、上報給上級領導，而真正應用于指導日常工作、管理決策的不多；很少設專人從事統計工作，同時工作人員主動統計的意識也不強，沒有參與統計的積極性和責任感，致使統計工作的許多原始數據常因工作人員疏于記錄或未妥善保存而不完整，甚至存在虛假數據，這些缺少了真實性、準確性、完整性的統計數據使統計工作的質量難以保證。（2）重數字輕分析。許多圖書館的統計工作還停留在對數據的簡單收集和整理階段，結果也只是數字的堆積和比例的羅列[2]，缺少深層次的分析和研究，難以發現問題、找出規律，無法推動圖書館科學管理進程。

2.2 缺少統一、規范的統計標準

本文所說的統計標準主要指統計口徑、統計格式、統計指標等的統一規范。以統計口徑為例，在統計圖書館總藏量時，電子圖書冊數是否計入總藏量，在統計讀者活動場次時，不同地點的同一項活動是否按不同場次計算進行累加等都需要事先統一口徑，以保證數據的連續性與可比性。對于統計格式、統計指標，由于長期以來缺乏統一的統計標準，各圖書館之間甚至圖書館內部各部門的統計表格樣式、內容都各不相同，這不僅給準確核算、匯總帶來困難，而且從整體來看，制約了區域圖書館服務聯合體統計信息資源的共享、利用和開發，不利于圖書館間的良性競爭與發展。

2.3 自動化系統的統計功能亟待改進

隨著現代信息技術的飛速發展，目前多數圖書館都已采用圖書館自動化系統進行管理，然而這些自動化系統所附帶的統計功能往往只能滿足部分業務的需要，在數據的處理上仍是簡單的累積，即只具有將某時段統計數據收集、累加、建庫的功能，并不能對這些數據進行比較、分析，缺少報表、圖示等直觀顯示功能，無法形成圖書館業務發展和決策所需的分析性統計結果[3]。因此自動化系統中的統計功能亟待改進，應引起相關人員的重視。

3 加強圖書館統計工作的幾點建議

3.1 統計工作制度化

統計工作最重要的就是要有一套切合實際、科學、完善的業務統計制度，以規范統計工作，減少工作的隨意性，確保統計數據真實、準確、及時。首先，圖書館管理者要對統計工作給予重視，并合理分配人員，加強業務辦公室與其他各部門的統計分工合作。圖書館應指派一位副館長或業務辦公室主任主管全館的統計工作，由業務辦公室設專人對統計工作進行統一管理、業務指導和組織協調，并負責檢查、核算、匯總各部門報送的統計數據，同時業務辦公室還負責制訂本館統計工作的制度和標準，而各部門需要配備兼職統計人員負責搜集原始數據、填制報表及其他統計調查工作，從而建立以業務辦公室為中心的統計工作體系，實行“館領導—部門領導—兼職統計人員”的統計工作分級管理責任制，將統計工作分配到人，做到職責明晰。明確的分工與合作不僅能夠減少多頭統計造成的“數據打架”情況的出現，還能準確、客觀地匯總分析一線數據，確保分析結構真實可靠。其次，完善報表填報制度，實行數據質量責任制。各部門要嚴格執行業務辦公室制定的統計報表填報制度，按規定的填報要求、提交時間等登記本部門相關業務數據，并報送業務辦公室。此外，各部門應建立相應的業務統計臺帳，按月登記主要指標數據，尤其是流通部門，更應該按日（周）登記統計臺帳，做到日記錄、月匯總，保存所有原始數據；數據上報后不得擅自修改，以免重復統計造成數據失真。圖書館還應加強數據質量的全員管理和全過程管理，無論對于專職統計人員還是兼職統計人員，都應建立明確的責任制，誰出問題，追究誰的責任；逐年逐月累積數據，保持統計工作的準確性、連續性，不搞“突擊”。再次，建立統計報告制度，重視統計分析工作。數據只是統計的原始形態，而統計分析報告則融合了數據、圖表、實際情況、存在問題、改進建議及對未來預測等信息，更便于領導閱讀、理解和利用，有利于上下級的順暢溝通，并能夠真正應用于圖書館的管理工作中。統計分析既是整個統計工作的核心環節，也是圖書館統計工作的薄弱環節，必須加以重視，以制度嚴格規范。各部門不但平時要做好細致的統計工作，及時向業務辦公室報告基本統計數據，還要定期分析統計資料，提交階段性統計報告。例如，在每項統計調查結束或部門半年、年度總結時必須形成統計分析報告，向相關領導報告調查結果及本部門主要業務開展情況，從而為領導制訂各項工作計劃、布置工作任務提供科學的決策依據。

3.2 統計工作標準化

統計工作標準化主要是指統計指標、統計口徑、統計方法、統計格式等統一、規范。圖書館可以參考評估定級所依據的《省級圖書館評估標準》（以下簡稱《評估標準》）制定統一的統計標準。因為《評估標準》的細則就是具體化的圖書館業務工作規范和行業標準，對于評估定級后的圖書館工作及下一次“迎評”工作具有極為重要的指導意義。圖書館需要確定一套完整、合理的統計指標體系，以便能全面評價圖書館各部門乃至全館的工作績效。圖書館統計指標主要包括：圖書館基本情況統計、藏書統計、讀者統計、文獻流通統計、工作人員統計、經費使用情況統計及科研項目統計等。《評估標準》對這些指標進行了細化并在細則中詳細列舉了具體指標對應的統計內容與方法，圖書館可以據此設置業務統計月報表及圖書館年報中表格的填報項目。隨著圖書館的改革與發展，圖書館業務分工細致且相互聯系，統計工作應將各種業務數據按一定的方式進行歸類、整理和加工，以匯總表、一覽表、統計表等具體細表形式體現，并且必須保證這些細表與月報表、年報表相一致，形成相對固定的統計表格樣式，以免出現“數據打架”的情況。此外，圖書館應積極參與地區內、系統內的專題工作研討會并組織本館內部的專題工作研討會，以便于同行之間溝通認識、交流經驗，同時根據自身的實際情況，也可以在本館內部甚至在本地區、本系統內形成統一的統計標準模式，以提高統計工作質量，進而有利于實現信息共享。

3.3 建立統計檔案

統計數據與檔案材料是相互對應的，檔案工作是統計的基礎。圖書館各業務部門在統計每項數據前就應將對應材料收集齊全，根據材料填報數據。各圖書館在制定檔案管理制度時，就應對統計時將會涉及的基礎材料、數據提出相應的要求，形成一套特定的統計檔案工作流程。同時，統計工作也與檔案工作一樣具有連續性、積累性的特征，圖書館工作人員在平時就要養成隨時保存原始材料、統計數據的習慣，注重積累有價值的統計原始數據、統計報表、統計資料，定期將這些連同統計分析報告交由部門兼職檔案人員，由檔案人員按照本館業務檔案管理制度要求進行分門別類、立卷歸檔、妥善規范的保存。檔案工作是一項長期的、具有延續性的工作，為了避免領導更換或統計人員調整給統計檔案帶來的影響（特別是業務部門的兼職統計人員一般調整較為頻繁），圖書館必須重視統計人員更換時的手續交接工作及材料的妥善保存，制定系統的操作流程和移交手續，以確保統計資料的完整性、連續性和可靠性。

3.4 加強統計工作的自動化、信息化、網絡化建設

目前，圖書館自動化管理系統在辦公和流通領域的使用已進入成熟階段，信息化、網絡化建設也已全面開展。其中，業務統計子系統已經初步滿足日常業務工作中的基礎統計、查詢需求。但隨著圖書館新的業務工作的廣泛開展，業務數據的統計范圍和使用價值越來越大，對統計結果的準確性、時效性、實用性和多樣性提出了更高的要求。因此，圖書館技術部人員與統計人員應適應圖書館業務發展形勢，匯總分析各種業務需求，開發、修改適應圖書館發展的統計軟件，進而實現網絡環境下圖書館統計信息資源的共享。具體操作內容可包括：①構建館部業務辦公室、業務部門、具體相關工作人員三位一體的統計信息化網絡體系，加強部門間的協調。統計應用軟件系統要適應網絡化需求，圖書館應在各部門設立統計數據終端，以便于將各部門統一納入數據采集系統，并由部門兼職統計人員定時或實時輸入相關數據。同時，系統還應具備自動保存、統計、生成表格或圖形的功能，并可根據需要隨時打印出來。②支持并鼓勵統計工作的研究和創新。圖書館各部門應共同參與制訂統一的統計工作標準，集中力量開發、研制適合圖書館工作的統計軟件包，在確保各項業務數據準確的基礎上，改進圖書館統計數據的收集、存儲和處理方法，使系統具備方便、靈活的數據分析功能（如數據可以靈活轉換成圖表、網頁等格式等）、統計結果能夠打印輸出、格式直觀易控。③重視統計人員的繼續教育培訓。穩定、高素質的統計人員隊伍是做好圖書館統計工作的關鍵。圖書館統計工作需要具備扎實的圖書館業務知識、專業的統計基礎知識以及豐富的計算機知識和操作技能的復合型人才。圖書館應多舉辦或鼓勵統計人員參加各種形式的學習和培訓，使其在原有知識的基礎上，熟悉相關電腦軟件的使用，掌握現代信息技術和方法，以保障圖書館統計工作自動化、信息化、網絡化的順利開展。

[1]陳 微.圖書館統計工作與科學管理[J].中國統計,2010(10):52.

[2]張建明.圖書館統計工作縱橫談[J].大連大學學報,2004(3):131.

[3]陳建文.圖書館統計數據的處理與分析[J].科技資訊,2010(32):252.

[4]陶莉麗.關于做好高校圖書館統計工作的淺見[J].農業圖書情報學刊,2010(2):152-153.

[5]王 蓉.高校圖書館業務統計工作芻議[J].赤峰學院學報,2010(12):129-130.

[6]關 薇.關于高校圖書館統計工作的幾點探討[J].商業文化,2011(6):333.