知識經濟時代高校綜合檔案管理的問題及措施

劉 楠

（唐山師范學院 辦公室，河北 唐山 063000）

知識經濟時代高校綜合檔案管理的問題及措施

劉 楠

（唐山師范學院 辦公室，河北 唐山 063000）

通過文獻資料法、邏輯分析法、專家訪談法闡述了高校檔案管理中所面臨的機遇和挑戰，分析了我國高校檔案管理中存在的問題，并提出今后發展策略。

高校；檔案管理；知識經濟

伴隨著人們對信息需求和依賴性的逐漸增強，檔案事業也迎來了前所未有的發展機遇。但是，知識經濟的興起，信息時代的變遷，必然會對人們的生產、生活方式和工作、思維方式帶來強烈的沖擊，高校的檔案管理工作也不可避免地會出現一系列客觀現實問題，值得展開進一步的梳理和分析，以促進高校綜合檔案管理的現代化建設。

1 知識經濟時代高校綜合檔案管理所面臨的機遇和挑戰

1.1 知識經濟時代高校綜合檔案管理所面臨的機遇

知識經濟時代背景下，信息傳輸、數字壓縮、語言識別、虛擬技術和數據庫技術在一定程度上均得到了快速發展，高校綜合檔案數字化信息資源管理在這一發展背景下，迎來了發展的機遇。高校的檔案管理工作從最初的案卷、文件目錄發展到現代的分類法和主題法，為高校師生提供了一個超文本活化的信息服務，從而提高了高校綜合檔案管理效率，拓寬了知識傳播路徑和信息利用效率，促進了高校的檔案管理工作的進一步發展。

1.2 知識經濟時代高校綜合檔案管理所面臨的挑戰

知識經濟時代高校綜合檔案管理所面臨的挑戰主要包括以下兩個方面：（1）傳統封閉狹隘的自我發展觀念的影響，造成了高校綜合檔案管理缺乏宏觀的規劃和管理，條塊分割，各自為政，自我封閉，缺少合作；（2）重藏輕用的傳統服務觀念。長期以來由于受到計劃經濟的影響，一些高校綜合檔案管理人員工作只是習慣于把需要保存的檔案信息收入館藏，重藏輕用，缺乏服務的積極性和服務意識。

2 我國高校綜合檔案管理中存在的若干問題分析

2.1 領導缺乏重視，檔案從業人員管理意識差

部分高校領導由于缺乏對檔案管理重要性的認識，沒有意識到檔案管理對學校的教學、科研所起到的積極意義，很少關注或過問學校的檔案建設工作，造成工作松散，工作效率低下，統計數據失準，基礎材料匱乏，歸檔立卷不及時并造成材料積壓。

2.2 高校綜合檔案管理者的思想意識落后

高校綜合檔案管理工作者由于長期拘囿于檔案的搜集和整理，不能結合知識經濟發展的需求樹立現代管理意識并踐行管理行為，缺乏對自身工作重要性的認識，以致在實際的工作中缺乏管理創新和改革意識，不能合理地開發和利用高校綜合檔案管理的多種資源，造成管理資源的無形消耗。

2.3 檔案管理人員整體素質不高

知識經濟時代對高校綜合檔案管理者的素質自然也提出了更高的要求，要具備文件整理、計算機、管理、信息搜集等多方面的工作能力。但是，就目前我國高校綜合檔案管理人才的實際來看，有的是因為工作調動安排在高校綜合檔案部門，有的是其他人員兼職做檔案工作，缺乏檔案管理經驗，嚴重影響知識經濟時代高校綜合檔案管理的高標準開發利用，因此培養專業檔案管理的復合型人才刻不容緩。

2.4 高校綜合檔案信息開發利用工作相對落后

檔案信息資源的合理開發和利用是高校綜合檔案管理的重點，但是，對于高校綜合檔案信息資源的開發多停留在表面層次上，缺乏深度編研，以致難以真正進入信息市場流通，不能滿足用戶的實際需求，難以產生社會和經濟效益，進而造成高校綜合檔案人力、物力、財力的浪費現象。

2.5 高校綜合檔案的宣傳力度和開放力度不足

高校綜合檔案管理的宣傳力度和開放力度不足也是制約和影響高校綜合檔案管理的一大桎梏，這也在一定程度上造成了高校綜合檔案信息資源的利用率較低。分析原因，由于高校綜合檔案管理部門缺乏市場意識，封閉保守，檔案管理人員“保密保險”的陳舊管理意識依然存在，甚至很多大學生不了解查檔的途徑、方法和學校檔案館（室）的內容、成分，這也不利于高校綜合檔案管理工作的持續開展。

3 高校綜合檔案管理的應對措施

3.1 樹立檔案知識意識和現代管理意識

由于高校的檔案管理工作長期處于半封閉狀態，制約高校綜合檔案管理的內外部因素猶存，從業人員對于現代信息文明和知識經濟的相關知識知之甚少，這就需要思想上入手，樹立檔案知識意識和現代管理意識，以建立適應經濟發展的思想觀念和意識。首先，要提高對知識經濟時代背景下高校綜合檔案管理的重視；其次，樹立開拓進取的檔案管理發展理念，改革高校傳統檔案管理模式，充分發揮高校綜合檔案信息資源優勢，激發檔案管理人員的潛能，不斷增強高校綜合檔案部門的發展能力；再次，建立和深化開放意識，采用多種靈活的服務方式，營造一個良好的利用環境，引入競爭機制，樹立實效意識和資源共享意識，增強科研意識和競爭意識，強化服務意識。

3.2 推進高校綜合檔案管理現代化

首先，運用現代計算機技術，搜集、整理、保存、統計高校綜合檔案，以提高高校綜合檔案文件立卷效率和檔案質量，并借助現代互聯網絡，建立高校綜合檔案信息數據庫；其次，運用現代化技術手段和管理模式，推進數字化和網絡化的進程，開展檔案系統的建庫聯網工作，并為高校信息網建設創造條件，進而實現高校綜合檔案信息資源共享；再次，加強高校綜合檔案標準化建設，目前高校綜合檔案部門計算機數據庫設置，軟硬件設備缺乏統一的標準，這就需要按照國家規定的標準建立檔案信息資源數據庫，以便實現信息資源共享。

3.3 加強高校綜合檔案人才隊伍建設

加強管理人才隊伍建設是實現高校綜合檔案高效管理的核心所在。高校檔案管理人員應具備現代知識技術，充實知識結構，培養檔案創新意識，以更好地為開展各項管理服務工作。具體可以通過建立高校綜合檔案管理人員的競爭激勵機制，在系統教育、實踐教育和繼續教育中不斷提升管理水平。

4 結束語

知識經濟時代為高校的檔案管理事業的發展提供了良好的發展機遇，但是，高校領導缺乏對檔案管理的重視，檔案從業人員管理意識差，高校綜合檔案管理者的思想意識落后，檔案管理人員整體素質不高，高校綜合檔案信息開發利用工作相對落后亦是不爭的事實。這就需要在不斷改革的進程中，探索高校綜合檔案管理與知識經濟的契合點，真正把高校綜合檔案信息轉化為生產力。

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[3]羅竹蓮.做好新時期高校檔案工作的思考[J].檔案天地, 2004(6):34-35.

[4]周冀.高校檔案管理的觀念更新[J].中國檔案,2004(12): 23-24.

（責任編輯、校對：任海生）

Management Issues and Measures of Comprehensive Archives in the Knowledge Economy Era

LIU Nan
(Office of Tangshan Teachers College, Tangshan 063000, China)

Through literature, logical analysis, and expert interviews, the opportunities, the challenges, and the problems of university records management were studied. A development strategy in order to provide a reference for development was finally put forward.

colleges and universities; file management; knowledge-based economy

G27

A

1009-9115(2012)05-0159-02

2012-05-18

劉楠（1977-），女，河北唐山人，檔案館員，研究方向為綜合檔案。