創新檔案服務工作之我見

杜安萍

【摘 要】作者討論了社會檔案意識、基層檔案人員的素質及檔案管理體制和方法等方面存在的問題，并從轉變思想觀念、提升服務功能、利用現代技術等方面，就目前的檔案管理和服務工作如何實現創新發展進行了探討，從有利于社會、有利于企業的角度提出了創新檔案服務工作的途徑和設想。

【關鍵詞】檔案服務；檔案管理；社會檔案意識；創新

Innovation of Archives Service in My View

Du An-ping

（The No.2 Ironmaking Factory of Maanshan Iron And Steel Co. ， Ltd，Maanshan Anhui，243000）

【Abstract】The problems consisting in social archives sense， diathesis of files manager and manage system have been discussed in this paper. Which the means of improving on such as intensifying social archives sense， diversification and standardization of files service are brought forward by the author. Finally the three urgent affairs for ameliorating files service have been pointed out as well.

【Key words】Archives Service；Archives manage；Social archives senses；Innovation

0 前言

檔案工作的服務性是檔案工作存在和發展的基本因素，是檔案工作得以持續發展的根本動力。只有適應形勢的發展與企業的需要，不斷改進服務機制，調整服務定位，才能更好地實現檔案工作的自身價值和社會價值。從這個意義上講，檔案服務的創新是檔案工作人員的永恒主題。

然而什么是創新？如何創新？ 它需要我們檔案部門和廣大的檔案工作者深入探索和實踐。創新不是對過去的簡單否定，而是對過去進行梳理和揚棄，在原有做法和經驗的基礎上推陳出新。因此，我們在實踐中要善于總結和發現，揚“長”而不諱“短”，要明了“短”在何處？原因是什么？如何解決？遵守這一原則，才能有與時俱進的檔案服務工作。

1 檔案服務工作現狀及存在問題

檔案是隨著社會的發展進步而逐步被人們認識和確定的，黨和國家歷來就重視檔案工作，特別是改革開放以來，被確定為黨政工作的重要內容。經過各級領導的重視和廣大檔案工作者的艱苦努力、大膽實踐和探索，檔案事業得到了長足的發展，但是我們必須清醒地看到，由于種種原因，我們檔案部門及檔案工作在某種程度上仍存在著思想不夠解放、觀念陳舊、缺乏大膽的創新舉措，致使檔案服務不能適應新形勢發展的要求。其主要表現在以下幾個方面：一是，社會檔案意識有待進一步增強，檔案管理體制有待理順和完善。二是，大局觀念和大檔案意識不強，存在急功近利、目光短淺、不善于去抓根本性、長期性、建設性的大事；有些檔案工作者，墨守陳規，游離于社會之外，仍然陶醉在“埋頭苦干，默默無聞”的光環里，缺乏宣傳自己的“張揚”精神。三是，有些部門客觀上存在著不重視、不支持、不理解的現象。四是，檔案部門至今或多或少仍停留在接檔案、管檔案這個標準上，缺乏前瞻性和主動性，未能瞄準領導關注的、企業急需的、群眾關切的問題開展工作。五是，是檔案現代化、信息化建設硬件條件差，經費缺乏，使有心開拓創新者舉步維艱。

2 創新檔案服務工作的途徑

以上存在的問題，迫切需要我們以檔案服務于企業發展為中心，以改革的精神，創新的思維，不斷推進檔案服務工作理念創新、手段創新、技術創新，從根本上消除影響和阻礙檔案事業發展的各種障礙，推進檔案事業的不斷發展。

2.1 轉變思想觀念，創新服務理念

思想觀念是各方面創新的基礎，首先，要增強四種意識。一是，信息意識，檔案人員應增強對其信息性的認識程度，提高辨別能力和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會和企業各方面對檔案信息日益增長的需要；二是，市場意識，開發檔案信息要主動與市場經濟接軌，樹立強烈的市場意識，根據信息市場的需求優化服務措施，充分開發檔案信息，以直接或間接的形式參與到市場經濟活動中去為其服務，使檔案信息在市場環境的作用下找準位置發揮起作用；三是，現代化意識，積極采用現代化手段開展檔案服務，學習現代化設備的實踐技術，大力推廣信息技術在檔案管理中的運用，以適應社會和企業發展的節拍。其次，要做到三個轉變。一是，由單純的為政治服務轉變為既為政治服務，同時又為經濟建設和企業生產經營服務；二是，由相對封閉的服務對象轉變為面向社會，全面開放；三是，由被動接待利用轉變為主動開發檔案信息資源，為經濟建設和企業生產經營服務。這就要求新時期檔案管理者在不斷創新發展的新形勢下，形成由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念，解放思想、更新觀念、開拓創新，以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得社會、贏得市場、贏得利用者的滿意。

2.2 提升服務功能，實現方法和手段創新

在新的形勢下，檔案的服務功能應當以為決策者提供參考，為企業生產經營建設提供服務，為社會和群眾提供信息為主要內容，提高檔案的查全率、查準率，創造幽雅舒適的環境，提供周到細致的服務。但是，目前一般檔案館（室）所提供的服務是比較有限的，難以適應知識經濟信息時代條件下對檔案服務的要求。要實現檔案服務功能的主要內容，必須在方法和手段上予以創新。

一是，要采取積極有效的措施，加大宣傳力度，擴大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進而讓更多的人利用檔案。二是，全面認識檔案的利用價值，不斷豐富館藏，特別是加強重點檔案、專業檔案和特色檔案的收藏，提供給利用者更為現實的服務。三是，重視和加強對利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務工作的創新。四是，要根據知識經濟信息時代發展的要求，立足現實，服務全局，開展檔案編研工作，將檔案轉化為可利用的信息，努力編制出利用面廣、利用價值大的編研成果，為社會的各項活動和企業的生產經營提供準確的檔案服務。五是，發揮文化窗口作用，充分展現檔案科學文化性的本質屬性，將檔案室作為重要的文化標志來進行建設，使之成為物質文明、精神文明和政治文明建設的重要窗口，為檔案工作拓寬更大的服務天地。

2.3 利用現代化手段，實現管理技術創新

隨著現代化設備、技術的廣泛應用，檔案管理和服務工作應當充分依托現代化設備和技術手段，更新檔案服務系統，擴大檔案服務面，提高檔案利用率。傳統紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形勢，跟上現代化的步伐。

首先，要加快建立檔案數據庫，將圖紙資料、聲像資料與文字、數據資料完全數字化，微縮化，使檔案的信息與物質載體分離；同時借助計算機網絡、電子傳輸等現代化手段，積極探索建立檔案信息服務中心、檔案信息檢索中心、數字檔案館等檔案服務形式，提高服務的及時性和廣泛性。

其次，在網頁上建立建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集歸檔并提供利用。同時，建立企業和單位內各部門之間的檔案服務網絡以及本部門各主要工作點的服務終端，提供有限性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享，加快實現檔案管理從傳統向現代轉型，使檔案服務實現快速化、及時化與普及化。

再次，應用網絡擴大檔案工作的活動舞臺與輻射面，能使檔案工作與企業和企業員工以及企業外部建立越來越緊密的交融，例如，開展在線服務和現行文件查閱服務，與利用者進行在線交流，回答服務對象對檔案資料真實性與保存價值等情況的咨詢等。它將不僅從根本上改變檔案工作的管理模式、服務類型、利用方式，而且為整合、開發、利用檔案信息資源，實現檔案信息共享提供了巨大空間。檔案工作者應充分認識到運用現代信息技術對檔案信息資源進行處置、管理和提供服務必要性和現實性。

3 結束語

檔案服務工作的創新，既是檔案工作發展和改革的需要，同時又為檔案工作的發展和改革開辟了一條嶄新的途徑。只要我們不斷創新檔案服務的理念，機制、手段，就能使檔案工作在新的世紀贏得更大的發展，使檔案工作擁有蓬勃的生機和活力，使檔案部門及檔案工作者在有為中有位。

[責任編輯：王靜]