淺談對(duì)醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)

陳學(xué)恩

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原始原貌無(wú)法復(fù)原再生，其損失無(wú)法估量，加強(qiáng)對(duì)這一信息資源的管理，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。因此，不斷強(qiáng)化檔案管理，對(duì)于保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案無(wú)可替代的憑證作用，至關(guān)重要。醫(yī)院檔案類別很多，包括病歷、圖書、基建、人事、科研、設(shè)備、財(cái)務(wù)、文書文件等方面。它是醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程最好的記錄和見證，也是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組織部分。面對(duì)日益深化的醫(yī)療改革和競(jìng)爭(zhēng)，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，如何更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該思考的問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作：

1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知和重視

我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、保健于一體的三級(jí)甲等骨傷專科醫(yī)院，多年來(lái)歷屆醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子都非常重視醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，重視醫(yī)院人才的培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)發(fā)展，但對(duì)檔案管理方面有所忽視，重視程度還不夠。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個(gè)單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)。所以要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知度，引起他們對(duì)檔案管理重要性的共鳴，使之能夠真心地重視檔案管理，并在硬件、軟件等方方面面給予支持，只有這樣醫(yī)院檔案管理者才有信心搞好檔案管理。

2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

醫(yī)院的檔案管理人員一般都是一些非檔案管理專業(yè)的人員，人員理論知識(shí)不足，并且由于輪崗較快的原因造成檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，造成檔案管理人員的整體素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平不高，缺乏先進(jìn)的工作方法和科學(xué)的管理體制。檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，檔案事業(yè)的健康發(fā)展，以及今后檔案工作逐步全面實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是現(xiàn)代化管理，都需要擁有一定數(shù)量的學(xué)歷高、素質(zhì)高、多功能的復(fù)合型檔案專業(yè)人才。這種檔案專業(yè)復(fù)合型人才，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)；精明強(qiáng)干，以少勝多，能一兼數(shù)職，辦事效率高；能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)；有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。那么，要提高檔案管理人員整體素質(zhì)，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質(zhì)好，社會(huì)關(guān)系較簡(jiǎn)單、檔案管理專業(yè)技能較強(qiáng)的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。

其次，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次，舉辦各種檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，經(jīng)常請(qǐng)檔案局專家或本系統(tǒng)中有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才授課，傳授檔案專業(yè)知識(shí)；定期實(shí)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)；要求撐握計(jì)算機(jī)方面專業(yè)知識(shí)和英語(yǔ)的讀寫聽能力。經(jīng)考核，合格者持證上崗，不合格者，自然淘汰。采取公開招聘，實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)，優(yōu)勝劣汰，能者上，庸者下。

再次，應(yīng)該說(shuō)檔案管理工作比較枯燥，一般人員不太愿意從事這項(xiàng)工作。為此，醫(yī)院要以年終評(píng)先選優(yōu)等形式給予檔案管理人員一定的精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和愛崗敬業(yè)精神。

3 加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化

醫(yī)院檔案部門是醫(yī)院保存和管理本單位各種門類檔案的獨(dú)立部門，要建立健全歸檔工作體系，實(shí)行文件處理部門立卷制度。辦理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負(fù)責(zé)收集和整理后，送交醫(yī)院綜合檔案管理部門或檔案工作人員進(jìn)行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量檢查和驗(yàn)收。

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，包括組卷的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則、檔案文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。特別是檔案整理工作和著錄、標(biāo)引工作是否規(guī)范化，對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用有著重要影響，做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化問(wèn)題就迎刃而解了。

檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。近年來(lái)，隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化、信息化程度日益提高，傳統(tǒng)的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要。醫(yī)院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發(fā)利用的水平。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，成為醫(yī)院檔案管理工作的重要議題。這要求醫(yī)院盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，特別是醫(yī)院人事檔案，要使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；有計(jì)劃地把縮微、光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案的應(yīng)用管理；充分利用局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案（電子版）管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化。

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