談高校圖書館辦公室工作價值及工作流程標準控制

山西師范大學圖書館

〔山西省臨汾市 041004〕 鄭晶榮*

在當今飛速發(fā)展的現(xiàn)代化時代,高校圖書館辦公室工作人員除了要掌握計算機操作技術以及其他辦公現(xiàn)代化技術外,還要與時俱進,改變觀念,才能全方位、高效率地做好辦公室的服務工作。

一、高校圖書館辦公室的特點及崗位職責

高校圖書館是辦好高校的三大支柱之一。高校辦得如何,圖書館起著重要作用。而圖書館辦公室又是圖書館的窗口,是圖書館與外界聯(lián)系的橋梁和紐帶,是為圖書館管理與業(yè)務工作服務的核心機構。所以,圖書館辦公室的工作具有非常重要的作用。它既有一般辦公室的特點,又有與圖書館專業(yè)知識不可分割的聯(lián)系。所以,隨著時代的發(fā)展,今天的高校圖書館辦公室工作已由過去單一的行政事務管理轉向多元化服務,具有了多變性、專業(yè)性、服務性、綜合性、主動性等特點,要求做到工作及時、主動、準時、嚴密、務實。

圖書館辦公室的具體工作主要有:(1)圍繞教學與科學研究工作,協(xié)助館長搞好館藏建設及開發(fā)利用,為讀者提供多元化服務。(2)協(xié)助館長組織開展全館工作、安排有關工作和會議、進行內外聯(lián)系、接待來訪參觀及館領導交辦的其他工作。(3)協(xié)助館領導制定工作計劃和規(guī)章制度,并檢查落實執(zhí)行情況。(4)草擬工作總結、報告、通知,處理來往信函、文件,做好業(yè)務報表、科研報表、年鑒報表等各種報表的統(tǒng)計上報。(5)印鑒的保管和使用,業(yè)務檔案和人事檔案的積累、整理和管理等文書檔案工作。(6)各種用品及圖書加工器材的采購、保管和發(fā)放,設備家具管理、財務管理、清潔衛(wèi)生、職工福利以及水電暖的管理維護等工作。(7)職工考勤及消防安全保衛(wèi)工作。(8)協(xié)助館領導組織業(yè)務學習和學術研究活動。(9)值班室管理工作等。

二、高校圖書館辦公室工作的價值

高校圖書館辦公室處于全館工作的中樞和綜合協(xié)調地位,直接影響著整個圖書館的發(fā)展,無疑扮演著非常重要的角色,是圖書館工作不可缺少的重要部分。其工作價值主要體現(xiàn)在:

(一)圖書館辦公室是全館工作的中樞部門

辦公室處于全館工作的中樞位置,了解信息量較大,在館領導作出決策前,將大量信息經過嚴格篩選匯總,將高質量、高標準的信息提供給館領導,為館領導科學決策提供有效基礎材料,并為館領導出主意、想辦法、提建議、獻良策,做領導的參謀與助手。

(二)圖書館辦公室是全館上下溝通的橋梁

首先,辦公室的工作人員要經常深入基層,到服務第一線調研,了解全館工作人員的工作、想法、意見和建議,在館領導作出決策前,把基層的情況及時反饋給館領導。同時,把館領導的意圖及時傳達給各部室,進行上下溝通,使館領導作出的決策順暢下達。其次,為讀者著想,了解讀者需求,及時與館領導溝通,提出解決方案并加以實施,真正將“讀者第一,服務至上”落到實處,起到承上啟下的作用。第三,同學校其他部門搞好聯(lián)系與取得了解和支持,與各院所及各職能部門溝通,達成共識,圓滿完成各項任務。

(三)圖書館辦公室是與兄弟院校圖書館聯(lián)系的紐帶

高校圖書館辦公室的工作人員要經常與兄弟院校圖書館聯(lián)系,了解各館的工作近況,進行信息溝通,將準確信息向館領導反饋,學習兄弟院校圖書館的先進經驗,了解自己的不足,找出差距,加以改進和提高,互相補充,互相學習,互惠互利,共同發(fā)展。

(四)圖書館辦公室是全館工作順利開展的后勤保障

圖書館工作得以順利開展,離不開辦公室的后勤保障工作。做好水、電、暖的維修和暢通,辦公與衛(wèi)生用品的采購以及發(fā)放保管,圖書加工器材的及時采購,設備家具的購買、維護和更新,還有職工福利發(fā)放,借閱證件的制作、管理和發(fā)放,畢業(yè)生離校手續(xù)的辦理,年終考核、環(huán)境美化、防火防盜措施、安全保衛(wèi)、考勤、衛(wèi)生檢查等工作,使全館各項工作都能正常運行。

三、圖書館辦公室工作流程標準控制措施

辦公室是圖書館唯一的一個綜合性部門,工作流程需要規(guī)范、嚴格、標準。辦公室工作流程涉及面較廣(如“圖1”所示)。如何規(guī)范工作流程,如何掌握標準,直接關系到辦公室的工作效能,也直接影響著整個圖書館的發(fā)展。

圖1 辦公室工作流程示意圖

(一)做好各種用品與器材的購買、保管和發(fā)放

圖書館應制定“關于辦公衛(wèi)生用品采購與領用的有關規(guī)定”,辦公室按照規(guī)定,根據(jù)學校每年下?lián)艿霓k公經費和圖書館各個部室需要的辦公用品做出計劃清單,由辦公室主任進行審批,交兩名工作人員共同承辦,在與保管人員辦理登記手續(xù)入庫后,辦理報銷手續(xù)。一般辦公用品由各部室統(tǒng)一使用,節(jié)約部分可以跨年度使用,但不得超額領取。這樣,可以合理使用辦公費用,不會造成浪費。同時,多人參與,各負其責,形成鏈條,可以起到互相監(jiān)督的作用。

(二)做好電子計算機耗材的購買、使用和發(fā)放

圖書館應制定“關于電子計算機耗材購買、使用和發(fā)放的有關規(guī)定”,辦公室照章執(zhí)行。需要購買電子計算機耗材時,應由所在部室主任打報告,寫明耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量等報館辦公室,由館辦公室主任審批,再由辦公室兩名工作人員共同采購,購回的物品在與保管人員辦理登記入庫手續(xù)后,再辦理報銷手續(xù)。領取物品時,保管人員要詳細登記名稱、價格、數(shù)量、日期等,并由領取人簽名。

(三)做好學校文件及來往信函的處理工作

對于學校文件,圖書館辦公室每天都要上網及時查閱。與圖書館關系不大的學校一般性文件,可以通知館領導上網閱讀,和圖書館有關的文件及學校重要的文件應打印下來,請館領導傳閱并在公文處理卡上進行登記,使館領導可以及時根據(jù)學校文件精神部署和安排圖書館工作,保證政令暢通,提高工作效率。

(四)及時做好各種業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計與報表工作

業(yè)務數(shù)據(jù)對圖書館來說非常重要,許多工作都要依靠數(shù)據(jù)進行。各種數(shù)據(jù),如接待讀者人數(shù)、借書量、還書量、購書量、館藏量、分編加工量、數(shù)據(jù)庫點擊率等,都要真實準確。所以,辦公室要抓好業(yè)務統(tǒng)計工作,每月月底要催促各部室主任上交當月的業(yè)務統(tǒng)計數(shù)據(jù),由辦公室將每月的業(yè)務數(shù)據(jù)進行匯總統(tǒng)計,館領導及有關人員可根據(jù)這些數(shù)據(jù),科學合理地對文獻信息資源進行優(yōu)化整合,使圖書館網站點擊率和使用率得到提高,也為年終工作總結和下年度工作計劃打下良好的基礎。

(五)做好全館考勤統(tǒng)計及出勤通報工作

圖書館的工作性質決定上下班時間必須準時,保證工作時間,才能為讀者服好務。所以,圖書館工作人員上下班都要打卡,按時上下班,每日由一名館領導值班,檢查上下班打卡情況和中間查崗,實行日記錄、月統(tǒng)計、年匯總,帶牌上崗接受讀者監(jiān)督。辦公室每月初將上月的考勤數(shù)據(jù)進行收集、下載、打印與保存,并對考勤數(shù)據(jù)進行詳細地匯總統(tǒng)計與公示,以便于互相監(jiān)督,保證全館工作的順利開展。

(六)做好安全與衛(wèi)生工作

圖書館應成立安全衛(wèi)生檢查小組,由一名分管館領導任組長,辦公室主任任副組長,各個部門有關人員為成員。安全衛(wèi)生檢查小組,應根據(jù)圖書館制定的“圖書館環(huán)境衛(wèi)生安全責任制度及實施辦法”定期或不定期地對全館進行安全衛(wèi)生檢查,并按照標準進行打分,最后將打分情況進行匯總、排隊并至少公示三天。同時,辦公室要將這一檢查結果保存,作為年終考核與評選先進部室的參考依據(jù)之一。

(七)做好圖書加工器材的購買與管理

圖書加工器材包括書標、書標膜、磁條、條碼、打號機等,采編部負責圖書的分編與加工工作,采編部主任要及時清點加工器材的使用情況,在快要用完時,要提前給辦公室打報告購買,辦公室主任要做到心中有數(shù),在審核簽字后,交兩名辦事人員購買。買回的加工器材,采編部主任要簽字領取。這樣做,程序規(guī)范、層層把關、管理嚴密,不會造成浪費。

(八)做好對臨時工與志愿者的管理

臨時工到館后首先由辦公室人員對其進行培訓,包括業(yè)務知識培訓、消防安全常識培訓以及了解圖書館的規(guī)章制度和有關規(guī)定等,培訓后分配上崗,再由各部室主任帶班指導具體工作,直到其能獨立順利完成本職工作。圖書館辦公室對每一位臨時工都要建立人事檔案,填寫基本情況登記表,了解他們各方面的情況,以便更好地進行管理。年終要根據(jù)臨時工所在部室主任的考評意見進行考核,交館領導綜合考慮后決定下一年是否繼續(xù)聘用。圖書館辦公室管理和安排學生志愿者來館參加各部門的勞動,根據(jù)志愿者的課余時間和各部門的實際情況進行安排,并要每天進行登記,最后根據(jù)其勞動時間的長短頒發(fā)證書或出具證明,并可在圖書館網上報道志愿者的勞動情況。

總之,圖書館辦公室是一個服務性與綜合性很強的重要部門,這就要求辦公室人員把握好標準尺度,控制工作流程標準,把高校圖書館辦公室工作做得更好。

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