會展物流發展現狀及其組織模式的優化

上海科學技術職業學院 賴廣昌

會展物流是指為了滿足參展商的需求，用最小的費用，及時地將展品從參展商處運輸到會展中心，當會展結束以后再將展品運回的過程。這其中包括會展前后的儲存、包裝、國內運輸，進出口報關和清關，國際運輸以及會展中的裝卸、搬運和信息流動。在我國，會展經濟正以較高的速度發展著，相應的會展配套物流運輸的需求也是逐漸的增大。然而在會展物流蓬勃發展的時期，參展商的高需求，會展物流高利潤的情況下，我國有能力承擔會展物流運輸的企業卻寥寥無幾。從這一現象中可以看出，我國的會展物流仍不成熟，其需要進一步的規模化，從而更好地促進經濟的發展。

1 我國會展物流的發展現狀

1.1 突出的供求矛盾

在會展行業中會展項目的展覽時間一定，會展的地點固定，參展商的數量繁多且分布不一，參展的商品的數量少種類多，由于會展物流的這些特點，使得會展企業為參展商提供合理的運輸服務，并保障在特定的時間內用最小的成本將參展商品準確安全的運輸到會展中心的過程中存在較多的困難。特別是對于國內商家參加國外會展，國內舉辦國際會展，這些程度高的會展都存在一個跨國運輸的問題。對于那些進出口報關、國際運輸、國際保險以及展品再處理等問題，只有實力強大的物流企業才能做到短時間低成本的運輸。但是，在國內這樣有實力的的會展物流企業是少之又少，一些有實力的物流企業也只是僅僅將會展物流作為自己業務的一部分，缺乏單獨的會展物流企業。然而，會展物流作為物流運輸的一部分，其的運輸要求較一般的運輸物流來說更具有專業性和服務性，其需要的會展物流企業的實力要更加強大。但是會展物流涉及的過程雜多，造成了會展物流的運營不穩定，再者，由于會展業務是世界各地都涉及，不同的業務之間沒有時間上的關系，從而造成會展物流需要承擔相應的風險較大。所以，在這諸多的問題因素限制之下，我國的會展物流出現了需求大于供應的情況，會展物流發展受到阻礙。

1.2 物流服務的效率低，質量差

基于目前我國的會展物流的供需矛盾，會展物流的效率也是一直不高，服務的質量也相應較差。各參展商通常也是自己選擇單獨的物流企業來運輸、儲存、保管、裝卸以及回運參展商品。然而，我國目前的大部分的物流企業并沒有實現現代化服務物流運輸的轉變，因而，其能夠給客戶提供的服務通常也只能是一些運輸、儲存等基本的業務，而不能夠依據參展商的實際需求，給它們提供專業化、規范化以及全方位的物流運輸服務。由于這些情況的存在，使得會展物流的服務質量一直跟不上需求，時常會出項各種各樣的問題，從而影響參展商對會展的信心，妨礙會展行業的發展，給會展物流行業造成巨大的障礙。

1.3 缺少專業的優秀的會展物流人才

眾所周知，會展物流是隨著會展行業發展應運而生，它是物流行業的一個分支。由于以前對于會展物流的忽視，會展物流人才在我國目前存在較大的空缺。由于會展物流涉及的范圍除了一般的運輸、儲存、保險以外還涉及商貿、展覽和廣告等眾多的方面，因而會展物流人才必須是在掌握一般物流的專業知識和技術、管理技能的基礎上，了解一定的會展業務知識的復合型經濟管理人才。除此之外，會展物流管理人才的缺少也是目前會展物流面臨的一個嚴重的問題。

1.4 信息時效性差

在這個信息時代中，信息的交流是每一個行業重要的組成部分。對于會展物流來說，掌握準確及時的信息是會展物流順利運營的保障。對于會展的主辦方來說，其必須時時地監控各種物流信息，并能夠依據那些有效的信息，及時地對會展物流的運行做出正確的調整，通過采取有效的措施保證會展物流的順利進行。同時，會展物流方面還需要及時與參展商進行交流溝通，通知參展商展品的運輸狀況，保證展品的進館時間。總之會展中心的管理者，會展的組織者以及參展商，物流運輸商等需要及時地溝通參展商品的各種信息，保障會展物流的順利和會展活動的成功。但是，在目前我國會展行業和會展物流行業的發展存在較多問題的情況下，我國的會展物流的信息交流仍然存在諸多的問題，信息交流仍不能夠順暢，影響會展物流的發展和會展活動的正常舉行。

2 會展物流現有的組織模式

2.1 會展物流的分散模式

所謂的物流分散模式是指參展商根據自身的情況自行選擇適合自己的物流服務商進行展品的運輸、儲存、保管、裝卸以及回運等工作。選擇這種分散式的物流運輸模式，參展商需要事先與會展的組織者進行溝通交流，協商參展品的進館時間和進館方式，然后再有相關的物流商進行展品的運輸等。這種分散式的物流運輸，需要信息的流動性較強，信息能夠時刻準確、及時地在參展商、會展中心的管理員、會展組織者以及物流商之間進行有效的傳遞，這就不可避免地造成了信息鏈冗長，信息流通不暢、協調困難等各種問題。同時，對于參展商來說由于參展的商品較少，不能夠形成一定的規模，從而增加了物流成本。

2.2 會展集中物流模式

會展物流的集中模式是指參加會展的商品的運輸等工作由會展組織者指定唯一的物流商來完成整個會展過程中的所有參展商品的運輸。

選擇集中的物流模式，參展商首先應將展品的各種信息告知會展的組合者，然后由會展的組織者，物流商以及會展的中心管理者，進行協商，確定進館的時間和方式，最后，會展的組織者需要將這些信息告知參展商，由參展商和物流方面之間協商完成展品的運輸等工作。選擇集中式的物流模式具有很多的優點，例如，(1)信息鏈的較短少，容易溝通和發現問題解決問題。(2)選擇唯一的物流商，進行集中式的物流運輸，能夠保障物流的運輸量，優化會展物流體系，實現規模效應，從而降低物流成本。(3)選用統一的會展物流的服務商能夠有效的進行各方之間的聯系，減少了一些不必要的矛盾，使之協調性大大的增強。(4)會展組織者選擇特定的會展物流商時一般會選擇規模較大，業務分布較廣。服務質量較高的商家，從而將參展商品在運輸中的質量損失降到最低，給參展商提供一個安全、優質的物流服務。

2.3 方案集成商模式

在物流行業中，能夠成為集中式物流運輸的唯一物流提供者，承擔會展物流中所有商品運輸的物流服務者，其規模必須足夠大，各項業務水平必須足夠高，但是就目前我國的會展物流業的發展狀況來說，這種企業是少之又少。基于這種現狀，一般會考慮方案集成商物流模式。這種模式是指會展組織者確定唯一的會展物流服務者，并由它組織、聯系整個會展的物流方面的業務。負責整個會展活動的物流服務的物流服務上就稱為方案集成商。方案集成商將根據會展的各項活動設計一套全面的、科學的、合理的會展物流方案。優化分解會展物流中的各項任務，再分配給多個其他的物流服務商，由它們完成方案集成商設計的物流運輸方案，進行實際的物流運輸。在這一過程中，方案集成商只是一個中間樞紐，由它集中各個物流服務商的實力完成會展的物流工作。這種會展物流模式能夠系統的規劃會展物流的各項業務，實現會展物流的最優效果。

3 優化會展物流發展的措施

3.1 選擇現代化的會展物流模式

為了解決會展物流目前存在的各項問題，會展的相關人員要優化選擇現代化的物流模式。在選擇物流商時，要突破地域限制，要根據物流商的實力的大小和會展物流服務質量的高低選擇合適的會展指定物流服務商。各個參展商應及時的與會展物流服務商之間進行有效的溝通，在了解雙方的供應情況和實際需求的情況下，優化確定參展商的參展商品的數量種類，以及運輸的時間，相關的手續、進館的時間等等。同時要依據參展商的實際的需求，遵照安全、經濟、便捷的原則，通過協商確定最佳的物流運輸方案，最后協助參展商進行參展位置的布置。會展結束后，會展商要根據參展商的需求將參展品運回，并按照要求將部分產品運送到購買者手中。

3.2 優化服務標準，提高服務質量

為了優化會展物流的發展，必須優化會展物流的服務標準，提高服務質量，具體可以從以下幾個方面入手：(1)確保參展商品的質量不受損害。(2)確定運輸、儲存、裝卸以及流通加工、包裝、配送信息等的具體的運輸指標，例如，商品的完好率，運輸的滿載程度、庫存的商品的缺損率等。(3)對會展物流的各個環節進行有效的科學的組合，通過正確的系統理論和方法，改造和提高會展物流的運行體系，提高各個環節的運作效率，從而提高會展物流的服務質量。

3.3 組織培養高素質的會展物流人才

由于會展的運行本身就是一個復雜的，龐大的工程，因而，會展物流的工作人員的專業技術水平必須足夠的強，各項素質都優秀，這樣才能夠保證會展的優勢，突出個性，保障會展物流的服務質量。因而必須加強會展物流人才的培養，全面的提高會展物流人員的素質，利用現代化的經營管理方法培養一批既掌握物流知識有深入了解會展業務并有扎實的專業的經濟管理知識的高素質人才。

3.4 構建會展物流信息平臺，規劃統一物流服務標準

深入研究會展物流行業的相關的標準，淘汰落后的標準，完善會展物流的標準化，整體規劃會展物流行業，全面整頓完善托盤、搬運設施、集裝箱、裝卸設施、條形碼等物流設施和物流標準。利用現代化的科學技術和高科技裝備，構建完善的現代化的會展物流體系；利用現代的計算機技術和網絡技術，組織建立強大的會展物流信息平臺，保障會展物流的信息的流暢；同時，要注意引進先進的國際會展物流管理技術和業務執行技術以及先進的自動化技術，保障會展物流中的各個方面之間的信息的有效的傳遞。通過，構建強大的會展物流信息平臺，來支持會展物流服務行業的發展，促使其向更大、更強的方向發展，從而使得我國的會展物流行業逐漸壯大，不斷走向國際，成就我國的會展物流服務。

總而言之，隨著會展業的發展，會展物流將逐漸的是會展企業進行競爭的核心的競爭力。為了保障會展的成功舉行，會展物流必須做到保障參展品能夠及時、安全到達會展中心。高質量的會展物流服務水平能夠促使會展業的蓬勃健康的發展。同時，隨著會展物流市場的逐漸壯大，會展物流給物流服務商提供了一個發展壯大的機遇，物流服務商要根據會展業物流的特點，通過優化自己的物流服務水平和創新性的物流服務方法，盡可能滿足會展物流中各方的特定的需求，從而不斷的發展自己，組建成為一個規模強大、服務優質的綜合性的物流服務商，從而推動我國會展物流的發展，提高我國會展物流的服務水平，逐步使我國的會展物流服務達到國際化水平。

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