會計電算化環境下企業內部控制存在的風險與完善

陳紹宇

（福建對外經濟貿易職業技術學院 工商管理系，福建 福州 300016）

隨著電子信息產業的快速發展，會計電算化的應用也越來越廣泛。在會計電算化環境下，會計行業實現了長足的發展和進步，但是在開展工作的過程中也逐步發現一些體制機制方面的問題，需要在深入分析的基礎上，梳理出會計電算化和企業內部控制之間的關系和影響，找出癥結所在，研究制定進一步完善會計電算化科學管理制度，進一步健全企業內部控制的對策措施，努力實現會計電算化對于企業內部控制方面能夠充分發揮信息收集、數據整理、分析預測、幫助決策等方面的重要功能。［1］

一、會計電算化環境下企業內部控制存在的風險及成因

會計電算化環境下，由于各方面的原因造成企業內部控制方面存在一定的影響，甚至存在一定的風險和問題，主要表現在以下方面。一是企業內部控制形式方面存在一定的風險。［2］在實際操作過程中，會計電算化多采取計算機和信息技術，促使在傳統的會計環境下的內部控制對策沒有發揮出更多的作用，并且也逐漸退出會計舞臺。會計電算化環境之下的企業內部控制呈現出更多的自動化的特征。但是，在會計電算化運行中，依然是人工企業內部控制和計算機程序企業內部控制相結合的形式。二是企業內部控制制度方面存在一定的風險。會計電算化運行更多的將計算機技術引入其中，因此計算機技術控制也相應進入企業內部控制之中。因此，計算機技術面臨著日新月異的風險和挑戰的時候，可能也存在一定的風險。三是企業內部控制重點方面存在一定的風險。會計電算化環境下的企業內部控制實質是會計模式的改革，在開展內部控制的時候幾乎所有的會計數據均來自于會計數據庫。如果在計算機使用過程中，實際操作不當極有可能造成會計數據發生錯誤和丟失的情況，直接導致企業內部控制受到損害。四是企業內部控制網絡方面存在一定的風險。［3］隨著互聯網的普及和應用在帶來便利的同時，也帶來許多新的問題。比如，在網絡的環境下，許多網絡的會計信息進入開放的互聯網之中，并實現傳遞和傳播，因此帶來企業內部控制的一定隱患和風險。同時，企業內部控制有些資料必須要通過信息存儲介質實現傳遞，在會計電算化環境下，會計各項操作程序和手段大多數需要計算機來完成和實現，因此在使用更多的信息存儲介質的過程中，存在一定的風險。比如，存儲介質受到外界的磁化、彎曲、擠壓等，導致重要會計信息丟失，影響了企業內部控制的完善。［4］

會計電算化環境下，企業內部控制風險產生的原因是多種多樣的，主要表現以下幾個方面。一是會計電算化操作不當造成的企業內部控制風險。會計電算化需要人為的操作才能夠有效實現，有的時候會因為權限設置和操作不恰當導致企業內部控制失控存在一定的風險和隱患。［5］比如，在實行會計電算化的企業內部職能部門，崗位職責和工作分工都會因為采取會計電算化之后發生改變，會計業務的規模和數量與以往有很大不同，有的會計崗位之間也實現交叉設置的情況。因此，有的企業內部控制對于系統管理人員的分工不明確或者不夠細致，導致會計電算化環境下的崗位職責和崗位權限有待于進一步理清，在現實操作過程中，甚至會產生因為權限過大越權的情況。二是會計電算化無痕修改造成的企業內部控制風險。目前，有的企業在內部控制中，加強了會計電算化核算軟件的“反記賬”和“反結賬”諸多功能，這些做法可以有效保證會計電算化的便捷高效，但是相比較手工賬簿記錄來說，當發生會計核算和企業內部控制錯誤的時候，就會產生諸多的不便。［6］比如，在會計電算化環境下，結賬之后仍然采取再增減當月經濟業務的方式，實現賬簿錯誤的不留痕跡，與此同時，在已經記賬的和編制完成的會計報表的記賬憑證時，能夠實現記賬憑證電子數據的不留痕跡。上述種種方式，都能夠對企業內部控制產生一定的影響。三是會計電算化審計環境造成的企業內部控制風險。審計是會計中的重要部分，在傳統會計模式下，更多的審計工作是對工作人員的審計和審查，重點采取的是對書面會計和企業內部控制信息進行核對、檢查，更加明確會計責任，確保會計結果的直觀性。在會計電算化的環境下，審計的外延和內涵需要進一步增加對企業內部控制功能的審查和核對。［7］這就需要從事審計的工作人員能充分了解和掌握計算機功能，確保會計電算化環境下審計工作的結論具備較高的準確性和完整性。在通常情況下，多數審計環節的工作處于事后審計的狀態，對于會計電算化來說，需要進一步加強事前審計和事中審計的比重，以期確保審計過程和系統功能的安全可靠性。同時，加強事后審計可以有效實現實質性測試的正確，對會計電算化的結果開展準確審計。四是會計電算化網絡運行造成的企業內部控制風險。在當前的網絡信息環境下，企業內部控制出現了新的問題和情況，重點是網絡安全方面問題，受到許多方面因素的影響，包含網絡操作、財務操作、軟件運行、數據維護、網上公證等諸多因素的影響，隨著網絡環境的日益開放，會計電算化環境下的企業內部信息系統存在遭受非法訪問的風險。這種風險隱患既來源于企業外部，也來源于企業內部，不論何種情況都將產生企業內部控制的較大損失。［8］當前，市場經濟環境下的社會經濟活動都與信息技術密切相關，特別是在會計電算化環境下的各項企業內部控制行為會受到許多因素的影響和制約，面臨著多方面的挑戰和困難。同時，網絡會計對于會計實務影響也越來越廣泛，特別是在歷史成本、會計職能、結算模式等方面都會產生影響。

二、會計電算化環境下完善企業內部控制的對策

第一，進一步增強操作權限意識。緊緊圍繞會計電算化環境下企業內部控制的崗位責任，實行有嚴格限定的權限和等級控制。重點加強對會計操作人員和管理工作人員的權限控制，切實防止管理工作人員的管理權限無限制放大，確保管理人員各項工作都嚴格按照會計電算化的職責進行，確保企業內部控制始終處在科學的軌道中運行。［9］切實增強會計電算化環境下企業內部控制的嚴肅性，嚴防無關工作人員進入會計電算化狀態下的計算機程序操作。采取設置操作人員口令等有效控制手段，將操作隱患降到最低。必要時可以增加信息輸入審核檢查的環節，即沒有通過檢查審核的人員和步驟不能進入下步會計處理。全面加強會計電算化的信息處理和信息輸出控制，充分運用計算機技術和程序開展工作，在計算機程序正確以及環境控制能力得到加強的前提下，增強識別會計信息失誤的能力。

第二，進一步增強規范控制意識。規范性與合法性的控制是確保會計電算化環境下加強企業內部控制的關鍵所在，是企業開展經營活動的基本原則。要嚴格按照有關規定，建立健全符合企業發展特點的內部控制體制，所有內部控制活動都必須在國家的政策和法規及制度規定的基礎之下來進行。［10］也就是說，企業內部控制的每一項活動和行為都應該在合規與合法的框架內開展和進行。比如，在會計電算化環境下，企業的財務管理必須要嚴格對各項收入和支出情況進行合理性、合法性審查，對于其開支標準以及盈虧計算的方式方法的真實性進行仔細審查，對于那些有疑問，甚至不合規定、不符合法律的經營業務，應該堅決加以制止和糾正。［11］進一步健全完善符合企業內部控制的授權和分權控制系統，將每個工作人員對其進行授權，并且賦予相應的責任，主要包含崗位責任制、安全操作責任制等責任的建立，進一步明確每個崗位職責應該履行的責任，以及應該完成的任務，采取定期檢查的方式，確保企業內部控制各項目標能夠有效實現。

第三，進一步增強檔案管理意識。深入做好新時期的會計電算化的檔案管理控制各項工作，重點加強會計電算化數據資料的管理和保密工作，定期對企業內部控制管理中的各項數據和重要文件進行備份，及時打印會計檔案中的憑證類、賬冊類和報表類資料，切實做好使用和保管工作。［12］對于會計電算化環境下企業內部控制的重要數據要及時養成備份管理的好習慣，在日常工作中，可以采取軟盤循環使用的方式，定期對數據進行備份，切實防止意外和人為錯誤導致的對于企業內部控制工作的干擾。及時將會計電算化環境下計算機內的各種憑證和各種明細分類賬進行備份，將備份文件交給檔案數據專門管理工作人員進行保管。建立健全會計電算化檔案科學管理制度，將各種憑證、賬冊以及報表，經過嚴格程序簽字蓋章之后方能妥善存檔保管。同時，會計電算化各種數據檔案的外借，也必須經過會計主管部門的審批同意才能執行。全面加強會計電算化環境下的企業內部控制必須加強會計檔案的保密工作，不得發生任何的偽造、非法涂改變更、故意毀壞會計文件的行為。［13］

第四，進一步增強素質提升意識。堅持以人為本的原則，始終將增強參與企業內部控制的工作人員的素質提升作為根本內容。因為會計電算化環境下的企業內部控制工程是一項較為復雜的人機系統工程，必須打造出既熟悉計算機信息技術、又精通會計電算化業務的堅強團隊。在實踐過程中，加緊引進和培養能夠順利解決系統問題的管理工作人員。［14］由于信息技術和會計電算化環境是動態變化的，因此企業內部控制工作的規范性進程也是隨之不斷完善的，這就對會計電算化環境下的企業內部控制工作提出了新的更高要求，因此參與企業內部管理的工作人員必須同時掌握審計和會計電算化的各項新要求，動態調整工作方式，更加注重加強學習新知識，更加有效地做好會計電算化環境下的企業內部控制工作。堅持實行會計電算化業務程序標準化制度，嚴格掌握會計核算過程中的質量控制關口，確保賬務處理及時性、準確性、規范性和真實性。［15］在會計核算或者審計的過程中，無論是進行靜態的審核，還是進行動態的審核，都需要仔細認真核對其輸出的賬務憑證，與實際所發生的業務是否能夠相吻合。在會計電算化數據輸出的同時，必須嚴格審核并且簽字蓋章。要嚴謹細致地做好會計數據的備份蓋章

三、結語

綜上所述，會計電算化環境下的企業內部控制對于企業長遠發展來說至關重要。必須要緊緊抓住會計電算化的關鍵環節，深入研究探討會計電算化本身的控制要求，明確會計信息系統的控制節點和力度。圍繞當前企業內部控制的重點內涵和外延，更加注重提升管理工作人員的綜合素質，全面加強業務訓練和職業道德教育，嚴格遵守各種規章制度。具體操作人員嚴格遵守系統在安全方面的教育培訓，努力增強自身業務素質和安全生產和管理的意識，確保企業內部控制系統的安全性和可靠性。引導全體工作人員共同營造良好的內部控制環境，不斷健全完善內部控制制度，努力實現內部控制的目標任務。進一步加強會計電算化環境下的內部控制制度，建立健全以會計電算化為核心的管理系統，實現信息資源共享，為企業創造經濟效益。

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