保護民間記憶 完善私有檔案體系

胡玲巧

（蘇州大學社會學院，江蘇蘇州，215123）

保護民間記憶 完善私有檔案體系

胡玲巧

（蘇州大學社會學院，江蘇蘇州，215123）

私有檔案是檔案的重要組成部分，加強對私有檔案的管理并逐步建立完善統一的私有檔案體系，對豐富國家檔案、保存社會記憶意義重大。文章從私有檔案的定義及相關概念出發，對私有檔案體系的構成以及從哪幾個方面完善進行了闡述，以期為私有檔案體系的建立和完善提供參考。

私有檔案 體系 檔案館 記憶

隨著社會經濟的發展，檔案的種類突破原有的公共范疇，出現了民營企業檔案、家族檔案和私人檔案等與公共檔案性質不同的私有檔案。私有檔案是承載民間記憶的重要載體，如何加強對這部分檔案的管理并有效利用，對檔案事業長久發展至關重要。國際上已有部分國家，如法國、芬蘭、意大利等從本國的實際情況出發，在借鑒公共檔案管理模式的基礎上探索出了適合私有檔案管理的模式。近年來，我國對私有檔案的研究以及管理也開始從無到有，并取得了一定的成績，但總體上還存在很多值得厘清并亟待改進的問題。

1.私有檔案及其相關概念

關于私有檔案的定義，各國的具體描述和定義各有不同。扎伊爾1978年就通過制定《扎伊爾共和國檔案法》對私有檔案進行了明確規定，即“凡是個人、自然人或法人所占有的檔案都是私有檔案。”法國也在《法蘭西共和國檔案法》（1979）中分兩章分別論述了公有檔案和私有檔案。還有一些國家如意大利、澳大利亞等雖然沒有在法律法規中明確定義，但從其具體內容中可以看出私有檔案是與公共檔案相區別的那一部分。

我國相關的法律法規中沒有對“私有檔案”進行明確定義，只在《中華人民共和國檔案法》（1996）中提到了“個人所有的檔案”，并在其后的《中華人民共和國檔案法實施辦法》中對“個人所有的檔案”解釋為“私營企業事業單位以及公民個人在私人事務活動（包括非職務研究和創作）中所形成的和通過合法繼承、贈送或者在《檔案法》公布實施前向社會收集和有償征購等方式所獲得的檔案。”從這里可以看出，我國所說的“私有檔案”基本上和國際上是一致的，即檔案中不屬于公共檔案的那一部分，具體來說“私有檔案是指私人或私有企事業單位在私務活動中形成的以及通過合法途徑獲得的屬于私人所有的檔案。”

1.1 私有檔案與非國有檔案

我國的檔案法將檔案按照所有權的不同分為“國家所有、集體所有和個人所有檔案”，由此可以看出非國有檔案是除“國家所有檔案”外的“集體所有和個人所有檔案”的集合。而本文中所提到的私有檔案是私營企業或個人所有的檔案，集體不屬于私有的范疇。因此，非國有檔案的范疇比私有檔案要大，私有檔案屬于非國有檔案的范圍。

1.2 私有檔案與私人檔案

私人檔案和私有檔案是兩個界限比較模糊的術語，部分學者甚至直接將私人檔案看做私有檔案。雖然二者具有很多相同之處，但從具體定義上來看還是有所不同。從字面上看，二者只有一個字的區別，“人”主要是從檔案形成者的角度來說，即“個人或私營企業在私務活動中形成的檔案”；而“有”不僅是形成者，還有“擁有”的意思，即不一定是要自己形成的檔案，通過購買、贈送和繼承等方式形成的檔案也屬于“私有”的范圍。私有檔案主要強調對檔案的所有權，屬于私有檔案范圍的檔案不一定屬于私人檔案，如通過購買、贈送等合法方式獲得的檔案；同樣屬于私人檔案范疇的檔案也不一定屬于私有檔案，如領導人或國家機構相關人員在工作中形成的私人檔案不一定屬于個人所有。

1.3 私有檔案與家庭檔案

家庭檔案是社會發展過程中新出現的一種檔案類型，它是“家庭成員在家庭生活和社會生活中形成可歸個人的檔案。”家庭檔案主要是指家庭范圍內產生的檔案，其形成者為家庭成員，形成的活動范圍主要為家庭活動；私有檔案是相對公共檔案而言的，它是“私人或者私有企事業單位”形成或所有的檔案。由此可見，家庭檔案是屬于私有檔案范疇的，家庭檔案的所有權屬于家庭即個人所有。私有檔案除了家庭檔案外，還包括私人或私有企事業單位形成的檔案。

2.私有檔案體系建設現狀

私有檔案體系的建設對整個國家的檔案事業起著重要的輔助和補充作用，是檔案體系中的一個重要組成部分。我國的私有檔案建設起步較晚，經過幾十年的探索有了初步的進展，企業檔案館如雨后春筍般建立以及私人檔案館、家庭檔案的興起都是明證。但透過成就我們應該看到現階段還存在的問題和亟需改進的地方，人力、財力、技術和法制上尚待完善，具體而言大致分為以下幾個方面。

2.1 缺乏足夠的人力、財力和專業設備

目前我國有部分企業建立了專業的檔案館（室），但這只局限于規模較大、實力雄厚的企業，還有很多中小型企業以及家庭、個人的檔案沒有得到及時有效的收集整理和保護。究其原因，最重要的因素就是財力以及人力的限制，以私人檔案館為例，私人檔案館與國家綜合檔案館相比在人力物力方面存在很大的差距。首先私人檔案館管理人員業務水平相對較低。對于這點，可以說是私人檔案館的先天不足。私人檔案館的建立還是源于所有者的愛好和興趣，然而擁有這種愛好和興趣的所有者大部分都不是檔案專業方面的人員，所以對私人檔案館認識和管理等方面并不系統和專業。專業人員的缺乏直接導致檔案的分類和整理偏于業余，尤其是檔案的分類，私人檔案本來種類繁多，涉及到生活的方方面面，還有大量的實物檔案。如果沒有一套系統科學的分類方案，檔案在整理和利用的過程中都會遭遇到諸多不便。

除了人力上的短缺，相比綜合檔案館所配備的各種現代化檔案管理設施而言，現有的私有檔案保管機構不管是具體的檔案整理設備，如數碼掃描儀、自動控制密集柜等還是檔案庫房等都建設不全。很多私人檔案館甚至包括企業檔案館主要還是停留在單純的材料整理和展覽的階段，缺乏一套行之有效的系統管理方案和技術先進的設備。

2.2 資金短缺，信息技術水平不高

在高度發達的網絡信息技術推動下，各地各級檔案部門相繼開始了檔案數字化和數字檔案館的建設。私有檔案的保管一般以檔案持有者為依托，這部分持有者有的沒有資金，或者徒有資金，缺乏專業技術，更重要的是檔案意識薄弱。目前檔案館的數字化設備價格高昂，是一般的私有檔案保管機構無力承擔的，更談不上館藏資源數字化甚至建立網上檔案館、通過互聯網促進檔案的開發利用。有實力和技術保管私有檔案的商業性檔案機構并沒有大規模發展，所以大部分私有檔案還是處于原始的保管狀態。信息化將是社會發展也是檔案發展的重要趨勢，私有檔案作為檔案的重要組成部分理所當然地要納入信息化進程中，就目前的現狀來看，私有檔案信息化建設任重而道遠。

2.3 法律機制不完善，缺乏相關的法律保障

前文論述私有檔案定義的時候，我們可以看到現階段我國的檔案法律法規條文中并沒有對私有檔案進行明確的定義，更不用說專門針對私有檔案的法律法規了。私有檔案與公共檔案不同，它最大的特點就在于其私有性，如果利用不當，很容易造成對私有權利的侵犯。目前我國的檔案法規體系尚處于完善過程中，真正實現依法治檔還需要時日。私有檔案的檔案所有權都是歸檔案持有人所有，因此，在管理過程中特別是開發和利用上會涉及到很多的法律問題，比如著作權和隱私權的保護，如果沒有專門的法律法規對這些問題進行清晰的定義和厘清，私有檔案的開發尤其是私人檔案館的運營將步履維艱。缺乏相關的法律保障還會影響到社會公眾對檔案館的信任甚至質疑檔案資料的真實性，因此，完善的法律機制是保障私有檔案體系完善的重要因素。

3.完善私有檔案體系建設的構想

目前我國建立了較完善的公共檔案管理體系，私有檔案管理體系的建立也逐步推進，從部分大型私企建立了自己的檔案館以及首家私人檔案館的成立就可見一斑。但是私有檔案的管理從整體上來說還處于亟待加強和引起重視的階段，需要從實踐和法律法規的角度進行規范。國家檔案行政部門對私有檔案尤其是小規模企業和個人、家庭的檔案的監督和指導相對有待加強，如何建立一個完善的私有檔案體系，和公共檔案體系形成整體的檔案管理體系，更好地保護和傳承民間記憶和文化，需要從下面幾方面努力。

3.1 健全法律法規，為法制化管理提供保障

一個完善的體系需要相關的法律體系做支撐，我國從1987年起頒布《中華人民共和國檔案法》開始，逐漸制定并完善了其他相關的檔案法規，形成了以《檔案法》及其實施辦法為核心的檔案法規體系，但是這一體系是從公共檔案的管理出發的。目前我國還沒有一部正式的關于私有檔案管理的法律法規，甚至對私有檔案的定義都處于比較模糊和籠統的階段，如上文所說，目前我國對私有檔案定義的規定也僅僅表述為“個人所有的檔案”。私有檔案體系涉及到檔案的私有權問題，如果沒有完善的法律法規體系作為基礎，在管理這些檔案，尤其是通過公共檔案館代管或者委托商業性機構管理時容易產生權益糾紛。針對我國目前私有檔案法規體系尚不健全的現狀，我們應該站在保護民間記憶的立場上制定一個從中央到地方，適合我國實際情況的私有檔案體系。通過立法的形式，一方面保護私有檔案所有者對其所有檔案的合法權利，另一方面也通過賦予檔案所有者應盡的義務來促進私有檔案的開發利用。

3.2 政府加強監管，有針對性地提供技術資金幫助

私有檔案不屬于國有檔案的范疇，不受檔案部門的管轄，在業務指導和監督管理上處于國家檔案行政管理的邊緣地帶。很多私有檔案都是自主管理，沒有統一的標準和良好的保存條件以及專業的檔案管理人員，私有檔案的管理水平不盡如人意。私有檔案作為整個國家檔案的一部分，檔案部門應推進私有檔案管理體系的建立。政府可以在目前已有的“統一領導，分級管理”的管理原則下建立起對私有檔案的監管制度，檔案部門應和私有檔案機構建立合作關系，可通過代管或者合法征收、購買等途徑將有重大價值但私人無力妥善保管的檔案納入公共檔案館管理體系，但在執行過程中要注意私有權的保護。

此外，檔案部門可以通過制定私有檔案登記制度、私有檔案保管報告制度、禁止擅自出口或販賣私有檔案制度、國家優先購買私有檔案制度、私有檔案管理和保管建議幫助制度以及私有檔案整理利用規范等，完善私有檔案管理體系。對于一些缺乏資金技術但又價值重大的私有檔案機構，政府部門應適當提供專業技術幫助和資金支持，如芬蘭就對國家范圍內幾個重要的私人檔案館提供資金支持。

3.3 吸引民間資本，形成獨立完整的產業鏈條

私有檔案的私有性決定了其管理和利用需要自負盈虧，私人或私有企事業單位在建立獨立的檔案館過程中難免會遇到資金問題，如果不能開發有效的服務和盈利模式，檔案資源的管理就會遇到瓶頸。私有檔案雖屬私有，但也是整個社會文化財富的一部分，私有檔案機構尤其是個人建立的私人檔案館可以吸引民間資本，形成完善的融資渠道。如我國新建的私人博物館建川博物館，其創始人樊建川就表示希望在博物館多樣化、豐富化的前提下，不斷慢慢地融入商業，比如古玩店、旅游商品店等，再加上門票收入，慢慢把產業鏈條拉起來，逐步實現博物館的自力更生。私有檔案館可以對所有的檔案資料進行開發利用，通過為其他機構或個人提供有償服務以及開發信息資源等方式形成獨立完整的銷售渠道。

3.4 加強橫向聯系，建立一體化信息資源平臺

建立一體化信息資源平臺是信息化背景下給檔案工作提出的要求和挑戰，這不僅是公共檔案管理，也是私有檔案管理過程中需要解決的問題。一個完整的私有檔案體系絕不僅僅是單純量化的私有企業檔案館和私人檔案館的集合，而是一個立體的相互交融的系統。私有檔案機構一方面應與國家公共檔案體系建立合作關系，另一方面應加強橫向聯系，在各行各業的私有檔案機構中建立集中的信息資源中心。

私有檔案機構和個人可以建立私有檔案管理協會，作為一體化平臺的組織支撐。自身規模較小的企業可以建立聯合檔案館，既節省了單獨管理的成本，還有利于集中各方面的資源，提供更好的管理條件和環境。而私人檔案館由于個人經濟能力以及本身檔案資源的限制，要建立有影響力并且完善齊全的檔案館并非易事。如廣州的屈干臣檔案館，雖然開創了我國私人檔案館的先河，但實際上只是個人收藏品和家庭檔案的集中展示，沒有一套系統的管理制度和固定的經濟來源，其長遠發展令人擔憂。私人檔案館應聯合起來，建立一個區域性的綜合私人檔案館，這樣一來館藏資源更加豐富，可以更好地利用這些資源進行開發，來維持檔案館的運營。

3.5 培養專業人才，提高私有檔案管理的信息化水平

建立一個完善的私有檔案體系離不開專業的人才，目前我國私有檔案的管理現狀很不樂觀，很多企業都是由文秘人員兼任，私人檔案更是根據個人經驗和理解進行整理。一是缺少統一的規范標準，二就是缺少專業的檔案管理人才。目前我國的檔案教育已形成專科、本科和研究生多層級的模式，檔案專業人才越來越多，私有檔案機構應引進專業的檔案管理人才，提高管理水平。此外，私有檔案機構應加強與公共檔案館及檔案行政管理部門的聯系，通過業務指導、監督等方式尋求專業指導幫助。

傳統的私有檔案管理還停留在簡單的文檔管理和實物整理階段，信息化時代這種管理模式已跟不上實際發展的需要。私有檔案機構應不斷提高信息化水平，私有企事業單位和私人檔案館等可以建立私有檔案網站，并且通過一站式搜索服務加強合作，提高資源利用率。在網站的具體內容建設上，可以提供全文目錄以及電子郵件定制等方式快捷便利地為大眾服務。

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Protect Folk Memory and Improve Private Archives System

Hu Lingqiao
(Social College of Suzhou University,Jiangsu Suzhou,215123)

Private Archives is an important part of Archives,to strengthen the management of private archives and then gradually establish a complete system means a lot.This paper based on the basic idea of private archives and other concepts related,intending to apply some suggestions for the construction of the private archives system.

Private Archives;System;Archive Establishment；Memory

G270

胡玲巧，女，1988年生，蘇州大學檔案學2011級碩士研究生，研究方向為檔案事業史和檔案法規。