基層館藏檔案數字化工作之理性思考

周昌平（鹽城師范學院，江蘇鹽城，224000）

基層館藏檔案數字化工作之理性思考

周昌平（鹽城師范學院，江蘇鹽城，224000）

檔案學術界對數字化工作的探討方興未艾之際，數字化工作對于基層檔案工作來說卻仿佛“忽如一夜春風來”，各級基層檔案館轟轟烈烈開始對館藏檔案進行數字化，提出構建數字檔案館的藍圖。在此背景下，深入地了解基層檔案數字化工作中存在的問題及面臨的困境，并給出符合基層檔案工作實踐的指導，顯得尤為必要。

一、基層檔案數字化工作的困境

基層檔案工作數字化最大問題就是缺乏科學的目標定位，對檔案數字化需要達到的目標既沒有清晰的認識，也沒有進行科學的論證，導致在數字化工作中，缺乏系統性和長遠性；組織形式單一，數字化工作單純地依賴于檔案部門自身，導致數字化標準不統一，效率低下。另外在數字化實施過程中出現的具體技術問題，諸如范圍的確定、數字化的格式、保存載體的選擇等，也影響了檔案數字化的正常開展。

二、檔案數字化的目標定位

數字化能否成功，合理的目標定位至關重要。對于以紙質檔案為主體的檔案館來說，它的數字化絕不是簡單紙張載體的掃描，而是應著力于追求把檔案的內容數字化并使之與多種有效的檢索、處理工具完美結合，將其轉化存貯在硬盤、光盤等載體上，并通過網絡高效的共享，為社會和用戶提供知識寶庫和卓有成效的研究手段，這應是檔案數字化的直接目標之所在。另一方面，對于當前電子文件與紙質檔案雙軌制共存的檔案管理現實來說，在維護電子檔案原始性和憑證性的基礎上，逐步將正在歸檔和即將歸檔的電子文件全部妥帖、安全地納入到數字檔案館之中，則是檔案數字化的另一個目標。

三、檔案數字化開展的組織形式

當前數字化工作開展的組織形式主要有兩種，一種是檔案館利用自身的硬、軟件獨立開展數字化工作，另一種是采用外包的形式交由專門的信息化公司來完成數字化工作。應該說，兩種組織形式各有特點，檔案館獨立完成數字化工作，因為實施者具有檔案專業的素養，了解熟悉本部門的檔案工作，在檔案數字化范圍的確定、內容的選擇以及對檔案的安全保密方面具有獨特的優勢，但缺點是在信息化技術和力量方面的缺失，容易導致數字化進程緩慢，數字化質量不高。外包的形式最大優點是數字化的速度快，成效明顯，缺點是由于缺乏專門的檔案知識，數字化中檔案的個性化不足，而且存在檔案失密的危險。鑒于兩種組織形式的優劣，筆者認為國家各級檔案主管部門應該在檔案數字化工作中承擔更為積極的主導作用，檔案館的數字化建設是一項復雜的工程，資金的來源主要還是國家財政，由于國家投資的資金比較緊張而且比較分散，所以數字化檔案館作為國家基礎信息設施，國家在投資建設時應改變這種分散支持各個項目的方式，將資助的重點轉為支持全國性的數字檔案館的建設項目和數字檔案館的技術研究之上。通過國家投資引導全國的數字檔案館建設向建設統一的數字檔案館轉變，通過對相關技術項目的招標，推動我國數字檔案館技術的迅速發展和數字檔案館技術標準及早形成。在此背景下，國家各級檔案主管部門嘗試成立統一的國家性、地域性檔案數字化中心有償為廣大基層檔案館（室）完成檔案數字化工作，這樣既可保證檔案數字化工作的標準統一，同時也能發揮兩種組織形式的優點。

四、基層檔案數字化加工過程中需注意的問題

館藏檔案數字化不是館藏檔案的簡單掃描，而是館藏公共信息資源的整合。因此，在具體加工過程中，以下問題需要解決：

1.檔案數字化對象的確定

當前，在館藏檔案數字化對象確定的原則中，首先是應遵循尊重“高齡”檔案的原則，面對保護任務日益艱巨的“高齡”檔案，在數字化對象確定時凡屬于高齡檔案在不損壞其原貌的前提下，必須首先納入數字化的對象范圍，這類檔案數字化保護的意義要甚于開發、利用。二是開放性原則，即紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放的有關規定，積極做好檔案開放的鑒別、檔案的解密、降密等工作。對凡屬于能夠公開的檔案，一定要積極進行數字化，方便社會利用。三是價值性原則，即屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。第四，效益性原則，確定用戶的常規性的需求為館藏檔案數字化范圍，亦應成為數字化對象確定的原則，正如加拿大讓·斯蒂芬·比奇在《加拿大圖書和檔案館的數字化策略和框架》一文中所指出的“政府或檔案部門就要充分地了解用戶的需求，尤其是網絡用戶的需求，從而制定哪些檔案需要數字化，哪些檔案不需要數字化，而不是盲目地將檔案全部數字化，造成數字化工作成本的浪費。”

2.檔案數字化的質量控制

館藏檔案數字化是檔案信息資源的集成化、有序化和利用的便利化，其目標是促進信息資源的共享利用。而質量控制是為了達到規定的質量要求而開展的一系列的質量管理活動，即通過建立健全有關質量控制機制，規范數字化建設標準和業務規范，將館藏檔案數字化的質量要求落實到各個工作環節，其重點是確保數字化內容的可用性、數字化圖像的品質和目錄與全文關聯檢索的有效性。數字化加工過程中的質量控制，具體可從以下兩個方面加以實施：一是前端控制，主要是對檔案數字化的范圍、用戶需求傾向性、數字化方式等進行廣泛調研和仔細論證，在此基礎上確定數字化的目標、規范數字化標準，制定數字化的標準，包括檔案的著錄項目、標引格式、掃描色彩模式、分辨率、圖象儲存格式、數據庫的模式、目錄與圖象的鏈接技術等等，保證不同時間和不同人員數字化處理的規范性和一致性，從數字化的源頭進行有效控制。二是過程控制，數字化需要各個環節的相互配合。質量控制貫穿于前期的案卷目錄的標引、著錄，中期的全文掃描以及后期的網絡共享。當前大多數基層檔案館藏數字化工作停留在完成掃描工作的階段，對每個階段需要完成的配套工作了解甚少，關注甚少，實踐中就會形成整個檔案數字化工作的流程混亂，質量無法得到保證。因此，過程控制應緊扣整個檔案數字化工作的目標和每個環節的階段性目標，將目標管理細化到檔案數字化工作中的每個環節和過程之中，杜絕盲目的和上下脫節的檔案數字化工作。

3.檔案數字化工作的常態化管理

檔案數字化工作是一個長期的、基礎性的工作，基層檔案數字化工作貴在堅持常態化管理，即對確定的檔案數字化的方向和目標不動搖，對檔案數字化過程中可能出現的挫折和困難不退縮，做到持之以恒。檔案數字化工作不僅僅是將某個時期檔案的數字化，而是面向過去、現在和未來檔案的數字化工作，所以堅持常態化管理意義重大。堅持常態化管理，首先應建立常態化有效運行的機制。將檔案數字化工作從制度上納入到整個檔案管理工作的流程之中，明確其為檔案歸檔的必需工作環節，將數字化工作開展的水平高低，作為檔案部門評優升級的重要衡量指標，讓基層檔案工作者明白數字化工作的重要性和必要性，從制度上消除檔案數字化工作的跟風現象和隨意現象。其次，切實提高基層檔案工作者的數字化技能，儲備優秀人才。要實現今后檔案數字化的常態化管理，檔案工作者的能力和素質是關鍵。傳統的檔案管理的方式在面向未來的數字化檔案工作中必須要進行自我的揚棄和提高，以未來數字化的視角和信息化、知識社會的管理方式才能真正推動檔案數字化工作的不斷向前發展。最后，對于檔案數字化工作成為常態化管理還需要在檔案人員的編制和經費上予以重新的核定和預算，傳統的檔案編制只以檔案的案卷數量來進行核定顯然無法保障已成為檔案工作重要內容、耗費大量人力與財力的數字化工作。

4.檔案“后數字化”時代的管理工作

隨著數碼視訊技術的發展，社會已經初步進入后數字化時代，后數字化時代的開啟是以數字化的基本完成和數字技術的大量應用為標志。在這個時代，人們從對周邊數字化環境的適應逐漸轉變為掌控，開始享受數字化帶來的方便快捷的新生活。

檔案的數字化不是整個檔案數字化管理工作的一個終點，而是一個起點，在數字化主體內容基本完成后，檔案工作的重點應轉為面向對檔案信息資源和知識的揭示、開發、管理和提供富有時代氣息的服務上來，使傳統的檔案工作以更加積極的姿態迎接后數字時代的挑戰。檔案工作如何與網絡、手機、數字電視等新媒體和視訊技術更加緊密結合，不斷切合廣大人民需求的信息服務，檔案工作者任重而道遠。

［1］王文娟.視訊時代：感受“數字”的力量［J］.中關村，2008（09）.

［2］肖琬蓉.信息資源數字化建設質量控制研究［J］.圖書與情報，2010（05）.