探索改制企業檔案作用發揮新途徑——以江蘇省交通規劃設計院股份有限公司為例

黃宇明（江蘇省交通規劃設計院股份有限公司，江蘇南京，210005）

探索改制企業檔案作用發揮新途徑
——以江蘇省交通規劃設計院股份有限公司為例

黃宇明（江蘇省交通規劃設計院股份有限公司，江蘇南京，210005）

隨著改革的不斷深化和社會主義市場經濟體制的不斷完善，一大批國有事業單位性質的勘察設計院所的改制工作進入了實質性階段。國家推行勘察設計單位改制，賦予它們自主管理權，實行單位社會化、成份多元化和管理企業化，真正建立起“產權清晰、權責分明、政企分開、管理科學”的現代企業制度,成為適應市場經濟要求的法人實體和市場主體。江蘇省交通規劃設計院股份有限公司的前身是1960年建立的江蘇省交通規劃設計院，從事道路、橋梁、隧道、鐵路、軌道、港口、航道、船閘、工業與民用建筑、環境、景觀、智能交通的規劃、咨詢、勘察、設計、科研、檢測、監理和項目管理等綜合性工程設計咨詢業務，是全國勘察設計行業“五十強”。公司檔案管理基礎良好，曾獲得檔案管理國家二級稱號，積累和儲備了豐富的檔案資源。據統計，目前共有包括文書檔案、工程設計檔案等各種門類檔案50070余卷（件）。這些檔案資源是寶貴的財富，是資產的重要組成部分。特別是數量上占多數的工程設計檔案，是一代又一代工程設計人員智慧的結晶，在勘察、設計、科研、檢測、監理、咨詢等各項工作中發揮了不可替代的重要作用。2005年8月改制為股份有限公司后，與市場結合更加密切，業務范圍逐步拓展，運作方式日益靈活，經營內容更加豐富，為檔案作用的發揮提供了更加寬廣和現實的途徑。本文以該公司檔案開發利用為例，探討改制后勘察設計企業檔案作用發揮的新途徑。

一、發揮檔案傳承企業歷史的作用

檔案在記錄歷史、總結經驗、弘揚傳統、啟迪后人、開啟未來等方面具有獨特作用，是傳承公司歷史，建設企業文化的重要載體和生動素材。為了全面回顧和展示企業的發展歷史，傳承和弘揚企業獨特文化，我公司在2007年開始著手組織編寫《江蘇省交通規劃設計院志》。院志以設計院建院五十年為主線，從三個階段、九個方面全面、客觀、詳細記述了設計院發展的歷史。編寫院志離不開檔案，例如在編寫歷史沿革過程中，關于設計院正式名稱啟用的具體時間，存在不同的觀點和意見。為了弄清原委，我們經過查閱保存的文件、照片等檔案資料，初步確定正式名稱啟用始于1966年8月，后經請當年在設計院工作過的老領導、老同志回憶考證，最終得以確認。據不完全統計，在編寫院志過程中，公司檔案部門共提供文書檔案、工程設計檔案等各類檔案約560卷、3113件，為院志編寫人員提供史料依據和參考資料。特別是通過利用各種照片、獎狀、獎牌、證書等圖片實物檔案，不僅豐富了院志內容，生動再現公司發展歷程，增強了可讀性，而且保證了編寫內容符合客觀、公正、全面、準確的要求，達到記事、存史、教化的目的。依據檔案資料編寫院志，弘揚了企業精神，傳承了企業文化，增強了員工的光榮感、自豪感和使命感，為公司全面、持續、科學發展提供了寶貴的精神食糧。

二、發揮檔案擴大市場影響的作用

在計劃經濟體制下，國有勘察設計事業單位是“皇帝的女兒不愁嫁”，所有設計任務都是根據指令性計劃，由行政主管部門直接下達，不用考慮知名度，不需主動向社會宣傳。改制后的公司被推向了市場，與政府脫鉤，沒有了財政撥款，要參與市場競爭，主動承接各種項目任務。隨著企業的不斷成長和發展，我們現在不僅著眼國內，參與國內市場的競爭，而且還走出國門，參與國際市場競爭，已經在亞洲、非洲等有關國家開發勘察設計業務市場。無論是參與國內市場競爭，還是參與國際市場競爭，都必須加大宣傳力度，提高市場的知名度和美譽度，擴大市場影響力和競爭力。檔案是最有說服力的宣傳素材。對外宣傳必然要大量利用檔案，這為發揮檔案作用開辟了有效的途徑。2010年，配合舉辦50周年慶典，公司加強了對外宣傳工作，更新了公司及各專業設計項目宣傳畫冊，舉辦了《江蘇省交通規劃設計院股份有限公司設計成果展示》大型圖片陳列展覽，收到了良好的效果。在編寫宣傳畫冊和布置圖片陳列展覽過程中，工作人員無不大量利用各類檔案資料，其中僅編寫各專業設計項目宣傳畫冊就選用了照片檔案中新老照片達400多張。這些照片充分展示了各個時期、各個專業的主要設計項目，見證了公司發展的輝煌歷史，進一步提升了公司在市場的知名度及影響力。

三、發揮檔案增強競爭能力的作用

通過改制成為有限公司，由原來的國有事業單位變成了股份制企業，市場化運作方面的各種經濟活動成為公司日常工作的重要內容。幾年來，我們公司先后成立了30多個省內外辦事機構（分院），承擔了四川、重慶、西藏、新疆、云南、廣東、廣西、福建、湖南、河南、山東、安徽等地的公路、橋梁等交通工程勘察設計、咨詢任務，提高了省內外市場份額的占有率。目前，省外市場的業務量已經占到公司業務總量的35%以上，成為省內外勘察設計市場的一個著名品牌，這其中也凝結了公司檔案部門的辛勤努力。檔案部門主動了解公司市場運作的進展情況，根據市場開發的實際需要，特別是參與省內外項目的市場競標，及時提供檔案中涉及公司的工程設計資質、設計人員資質等資質材料和已完成的相同專業設計項目的設計計算資料、技術圖紙、驗收材料等業績材料，為制作項目標書、宣傳資料等提供參考，提高了工作效率，保證了標書制作質量，充分反映了公司的實力和業績，贏得了業主的信任，為積極拓展業務范圍，積極爭取更多的項目任務，不斷擴大市場份額發揮了不可替代的作用。

四、發揮檔案維護企業權益的作用

由于市場經濟環境較為復雜，特別是隨著民營和外資勘察設計企業進入市場，勘察設計市場競爭也日趨激烈，這使改制后的公司面臨一個非常現實問題，就是如何在復雜的市場經濟環境中維護公司的良好信譽和合法權益，這直接關系到公司能否在激烈的市場競爭中不斷開拓業務范圍，擴大市場份額，提升市場競爭能力。這也為公司檔案工作帶來了新的機遇和挑戰，提出了新的任務和要求。尤其是一旦在生產經營活動中遇到涉及法律糾紛等方面的問題，往往需要以檔案為依據，分清責任，避免承擔非本公司原因造成質量事故的責任及經濟損失，維護企業信譽和權益。2005年7月，在由我們公司設計的寧溧高速公路溧水段發生了一起惡性交通事故，死者家屬認為是道路設計問題引發了此次事故，于是將我公司告上了法庭，要求法院判定我公司賠償經濟損失50多萬元。為了做好應訴準備工作，公司法律顧問會同項目設計人員一起，通過查閱項目設計檔案，對相關數據和圖紙進行逐一復核，再請有關專家進行反復論證，將有關資料提供受理法院作為判決的依據。最終法院認定事故的發生與項目設計無關，使公司免遭巨額經濟損失，維護了企業的權益和聲譽。

江蘇省交通規劃設計院股份有限公司檔案開發利用實例充分說明，改制不僅激發了勘察設計企業的活力，提升了企業的市場競爭力和社會貢獻力，同時也給檔案工作帶來了新機遇，檔案的價值作用得到更為充分的發揮，檔案工作更加得到重視。因此，改制后的勘察設計企業檔案部門要認清形勢，抓住機遇，結合企業市場經營、科研設計等各方面工作的實際需要，積極主動開發企業檔案，充分發揮企業檔案的應有作用，為傳承企業歷史、擴大市場影響、增強競爭能力和維護合法權益服務。