淺談環境保護檔案的管理與利用

張怡芳（南京市環境保護科學研究院，南京，210013）

多年來，我國積極實施可持續發展戰略，將環境保護放在重要的戰略位置，并取得了明顯成效。但由于產業結構和布局仍不盡合理，環境監管制度尚不完善等原因，環境保護形勢依然十分嚴峻，環境問題也成為輿論關注的焦點。環境保護檔案是環境保護工作的真實記錄，加強環境保護檔案的管理與利用，對于推進環境保護科技發展，具有十分重要的意義。

一、環境保護檔案的主要內容及管理要求

1.人員技術檔案

決定環境保護工作質量的因素很多，包括人員、設施和環境條件、設備等，其中人員是最重要的因素。應確保各崗位人員具有相應的資格和能力，專業人員必須持證上崗。建立人員技術檔案，保留所有技術人員（包括簽約人員）的相關授權、能力、教育和專業資格、培訓、技能和經驗證明的記錄，以及授權或能力確認的日期。檔案管理員應及時、準確地做好人員技術檔案的整理、分類、登記、歸檔工作，并實行動態管理。人員技術檔案中應包括職工的學歷、經歷、資格、授權、技能培訓、科研論著、表彰獲獎等方面的資料。

2.環境保護專用儀器設備檔案

實驗室配備的檢測所需的儀器設備，其使用情況將直接影響檢測結果的準確性。因此，儀器設備從購買、使用到報廢都要有詳細的記錄，即應建立儀器設備檔案，保存每臺設備及其軟件的記錄，包括標識、型號、制造商名稱、說明書、合格證、所有校準報告和證書（含日期）、保養維修記錄等。質量管理部門負責制定儀器設備檢定周期表和儀器設備一覽表，建立儀器設備檔案。儀器設備管理員應對每臺儀器設備建立檔案，內容包括名稱、型號、出廠編號、生產廠家、自編號、購置合同、使用說明書及外制軟件、論證意見或報告、調試驗收報告、檢定證書或自校報告、使用記錄、維護保養記錄、校準記錄、修理和報廢記錄、停用申請、報廢處理等，并負責儀器設備檔案的管理。

儀器設備到貨后，由設備采購員組織使用部門和廠方安裝人員共同開箱，按定貨合同或協議、裝箱單（含附件或配件明細表）、產品說明書、合格證、保修卡等，逐一核對、驗收。大型儀器開箱時，檔案管理員應到場拍攝現場照片并驗收有關資料。儀器使用人員應按歸檔要求，在儀器設備驗收后一個月內，將隨機資料、廠方調試報告交儀器設備管理員，并在日常工作中仔細填寫儀器的使用和維護保養記錄，每年底交儀器設備管理員系統整理，次年3月底前交檔案室存檔。儀器隨機資料由儀器設備管理員存檔，使用人員保存使用說明書復印件、設備安裝程序和各種檢查程序。

采購部門應保存供應商背景資料、調查和評價記錄，以及合格的供應商名單，建立儀器設備供應商檔案，包括儀器設備名稱、聯系人、聯系方法和交易時間、供應商資質、服務和產品質量評價。

3.環境影響科研報告檔案

環境影響科研報告檔案的收集內容包括環境影響評價項目的委托書、合同書、環評項目審查表（包括科室主任審查意見、科研管理中心審查意見、分管所長審查意見）、項目送審稿、報批稿（最終稿）、報告書技術評審會會議紀要、專家簽到表、報告書修改目錄、報告書批復、監測數據、現狀數據質保單、報告書附件（立項批復、環評公告、協議書、排污備案登記表、規劃設計要點、營業執照復印件等），按照這些順序整理（盡量使用原件，剔除重復文件），并按自然順序在每一頁印上流水號。

環評檔案的歸檔整理：利用檔案管理系統軟件對環境影響評價檔案進行歸檔，包括案卷號，一般按照年度流水號來劃分（如09/001）；根據環評檔案的性質選擇一個分類號（有儀器、環境標準、自然生態、基礎研究、環境科學、環境保護管理、環境管理、環境工程等）；根據環境影響評價報告的種類選擇合適的保管期限（環境影響評價報告書一般永久保存、環境影響評價表短期保存、清潔生產方案長期保存）；載體類別（紙質、膠片、光盤等）；密級（保密和平件）；年度；起始時間；終止時間；案卷題名；主題詞；責任者等。立卷歸檔完成后，可在檔案管理系統科技檔案科目中快速搜尋到借閱人所需要的環境影響評價檔案。

4.環境影響專業電子檔案

分類體系的建立：環保電子檔案按內容、保管期限、密級等因素分類。根據《中國檔案分類法環境保護檔案分類表》 在原有紙質檔案分類體系的基礎上，標注文件類別代碼為：圖形文件G，圖像文件I，數據文件D，文本文件T，計算機程序P，無紙電子文件N，聲音文件A，多媒體文件M，原稿性電子文件R（一般由OA 系統生成）。按《檔案著錄規則》著錄，并制成機讀目錄。保存與紙質內容相同的電子文件時，應在兩者之間建立準確、可靠的標識關系。

鑒定與檢測：電子文件的鑒定指在歸檔時鑒定電子文件內容或信息的完整性、準確性和系統性，根據其保存價值確定保管期限，進行技術分析即技術鑒定，主要包括可讀性鑒定、病毒鑒定、載體狀況鑒定等。歸檔前文件形成部門應審核電子文件的有效性和完整性，由負責人簽署意見。

計算機檢索體系的建立：按照項目名稱、文件類別代碼等要素，建立電子檔案數據庫，進行案卷級和文件級目錄查詢與全文檢索。邏輯歸檔可根據系統設置的檔案管理著錄格式，使辦理完畢的文件自動進入查詢系統，形成目錄和全文檢索數據庫；物理歸檔可按照檔案室提供的歸檔清單和說明進行，必要時可將內容復制或掃描后加入全文檢索庫。

二、環境保護檔案利用中的存在問題及解決辦法

在日常管理中，有兩方面存在的問題大大影響了環保檔案的利用率：一個是人的問題，一個是技術設備上的問題。

人為因素影響電子檔案利用的問題比較復雜。（1）認識不到位。人們由于對檔案工作不是十分了解，認為檔案館（室）只是保管和存放各類檔案的地方，只要保管安全就萬事大吉了。殊不知檔案的真正價值體現在它最終的利用上，尤其是環評檔案，在大大地提高利用率后，所間接產生的社會效益和經濟效益是非常可觀的。（2）受狹隘利益觀念限制。在傳統心態的影響下，一些資源擁有者不太愿意開放資源的使用權，影響一部分環保電子檔案的收集，造成科技電子檔案的使用質量不高。（3）管理質量不高。由于一些歷史原因和其它因素，一些檔案工作者不能適應新形式下的檔案工作要求。電子文件的特殊性質決定了電子文件和紙質文件有著本質區別的管理流程，對檔案管理工作者提出了更高更明確的要求，如電子文件的整理保管中要對接收的電子文件添加歸檔號、歸檔時間、說明、電子水印等，并在系統中進行分類登記、定位保存等，這些都需要檔案工作人員熟練地掌握及運用。（4）檔案管理的設備等投入不夠。由于電子文件與傳統紙質文件的載體有著本質的區別，所以保存方法和利用手段等都發生了根本的改變，需要一些技術設備及平臺的支持。有些科研單位的計算機設備過于老化、落后，存貯空間小，不能滿足大信息量電子文件的管理要求，數據不能及時地備份，甚至一些檔案室沒有一些專用的基本電子設備，所以相當一部分科技檔案的電子化管理還沒有落實在行動上，沒有形成真正意義上的電子檔案，其利用工作也就無從談起。另外很多科研單位和服務對象簽有保密協議，電子文件的開放性有限，只能供內部使用，因此在保證安全性的前提下，找尋一個平臺提供科技電子檔案的利用，就成為一個不容忽視的問題。

解決環境保護專業技術檔案利用中存在問題的方法和途徑：首先要提高認識，加大宣傳力度。要改變人們對檔案室的一些傳統看法，重視檔案管理工作，加大對檔案室人、財、物的投入，從而使檔案管理工作上一個臺階，進一步提高檔案的利用率。

其次要提高檔案管理效能。做好動員工作，增強檔案資源共享和互惠互利的意識，將高質量的科技電子檔案及時、完整地歸檔。作為檔案管理工作者自身要重視提升業務水平和職業道德修養，要不斷地學習和接受業務培訓，及時掌握先進的管理知識和方法，以滿足新形勢下的檔案工作要求。同時還要做好檔案利用的宣傳工作，變“等上門”為“走出去”，由“管檔案”向“用檔案”轉變，以方便、快捷、準確的服務來贏得更多的利用對象。

第三，要提高檔案管理現代化水平。要保證儀器設備的質量和安全，定期檢查電子文件是否能讀能用、信息載體是否安全可靠等，確保電子文件的保管以及檢索利用正常運行。要充分利用環保科研單位局域網這一環保電子檔案利用平臺，更好地發揮環保科技檔案的價值作用。