醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

唐怡風(fēng)（無錫市精神衛(wèi)生中心，江蘇無錫，214151）

醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

唐怡風(fēng)（無錫市精神衛(wèi)生中心，江蘇無錫，214151）

醫(yī)院科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療實(shí)踐的真實(shí)記錄，是深入進(jìn)行醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的必要條件及依據(jù)，是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的載體。我院是集醫(yī)療、臨床、教學(xué)于一體的大型三級(jí)甲等醫(yī)院，筆者從事醫(yī)院科研檔案管理多年，結(jié)合對(duì)多家市級(jí)大醫(yī)院的調(diào)研情況，對(duì)做好醫(yī)院科研檔案管理，提高其利用效率方面作了一點(diǎn)思考。

一、醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理機(jī)制不健全

醫(yī)學(xué)科研材料產(chǎn)生于科研活動(dòng)的整個(gè)過程，貫穿于每項(xiàng)科研活動(dòng)的始終，任何一項(xiàng)科研活動(dòng)的每一個(gè)工作程序都會(huì)產(chǎn)生反映和記錄其過程或成果的科研材料，經(jīng)過收集、積累和整理，到該項(xiàng)科研活動(dòng)結(jié)束，全部科研材料應(yīng)齊全無缺，經(jīng)過審查后及時(shí)整理歸檔。但目前由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有制定完善的、切實(shí)可行的規(guī)章制度，涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。科研管理人員缺乏醫(yī)學(xué)科研檔案管理意識(shí)，或制度的執(zhí)行和落實(shí)力度不足，在某些科研活動(dòng)中所產(chǎn)生的許多寶貴資料，從項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目報(bào)告、原始記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等缺乏跟蹤性紀(jì)實(shí)的材料積累，也沒有監(jiān)督措施，致使很多醫(yī)院的科研管理始終處于不完整歸檔和零散保管狀態(tài)，從而造成科研檔案文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、歸檔率低，不能及時(shí)、有效地為科研活動(dòng)服務(wù)。并且，醫(yī)院人才的流動(dòng)性頻繁，一些成果往往會(huì)被帶走，大量的資料流失，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新和研究工作造成一定損失。

（二）醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)不高

從目前醫(yī)院檔案工作隊(duì)伍現(xiàn)狀來看，不少檔案管理人員知識(shí)面狹窄、缺乏檔案管理及檔案開發(fā)建設(shè)的基本理念、基本知識(shí)，基礎(chǔ)工作不扎實(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化程度低，以及人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能都不理想。嚴(yán)重影響了醫(yī)學(xué)科研檔案的開發(fā)。

（三）科研人員歸檔意識(shí)淡薄

不少醫(yī)學(xué)科研工作者對(duì)科研檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，科研人員歸檔意識(shí)淡薄，對(duì)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》的法律法規(guī)不甚了解，把收集、整理、歸檔工作當(dāng)作研究之外的事，對(duì)科研檔案的歸檔范圍、歸檔要求等不甚了解，缺乏歸檔的主動(dòng)性和自覺性。不愿意將自己的科研檔案資料完整地移交檔案部門。還有部分科研人員對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案工作促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研事業(yè)發(fā)展的認(rèn)識(shí)不夠，受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動(dòng)，重經(jīng)濟(jì)效益輕社會(huì)效益，不愿讓人共享，或認(rèn)為科研資料是自己的心血，應(yīng)該歸自己所有，不愿將自己的科研核心內(nèi)容資料完整地、系統(tǒng)地移交檔案部門。

（四）歸檔科研材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性較差

一套完整齊全的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)包括科研準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目申請(qǐng)書、審批文件、論證材料、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書、開題報(bào)告和相關(guān)協(xié)議等文件材料,研究實(shí)驗(yàn)階段的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料等文件材料,總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的工作總結(jié)、結(jié)題報(bào)告、論文、專著、結(jié)題鑒定等材料。部分科研項(xiàng)目檔案還包括申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段的成果材料、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料、獲獎(jiǎng)材料、推廣應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)讓協(xié)議、推廣應(yīng)用方案及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。然而,在醫(yī)院科研檔案的實(shí)際歸檔中，醫(yī)院歸檔的科研檔案缺乏詳細(xì)的科研背景交代、實(shí)驗(yàn)記錄等原始信息，特別是研究階段形成的各種原始實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)記載等能反映復(fù)雜的醫(yī)學(xué)科研過程的系統(tǒng)性材料，造成歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多，科研記錄少；文字材料多,磁盤、光盤、照片、實(shí)物少；復(fù)印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統(tǒng)性、完整性、原始性，既不利于發(fā)現(xiàn)科研活動(dòng)中的不端行為，也影響到科研成果檔案潛在價(jià)值的全面開發(fā)與利用。

（五）科研檔案載體材料單一、管理手段與方法落后

由于歸檔材料以紙質(zhì)材料為主，其它載體形式的材料很少，缺乏相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，在科研活動(dòng)中形成了大量的非紙質(zhì)載體形式的材料如圖像、音頻視頻材料不能有效歸檔，造成歸檔材料載體形式單一與檔案資料不全，不能完整全面反映科學(xué)研究實(shí)際情況。在一些基層醫(yī)院，科研檔案管理還基本上是手工操作，科研檔案管理現(xiàn)代化水平不高。

（六）醫(yī)學(xué)科研檔案開發(fā)利用少

檔案信息的開發(fā)和利用方式單一，檔案室設(shè)備、技術(shù)條件落后，造成了醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作停滯不前。長(zhǎng)期以來，檔案人員僅起一個(gè)收集管理的作用，不主動(dòng)為醫(yī)院各科室服務(wù)，導(dǎo)致醫(yī)院某些部門和人員不知道檔案室的職能，檔案工作得不到理解和支持，影響了檔案開發(fā)利用工作的推進(jìn)。

二、加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

結(jié)合實(shí)際制定檔案管理一系列制度辦法，內(nèi)容應(yīng)包括三個(gè)方面：（1）制定醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的職能，確保科研檔案的落實(shí)；（2） 規(guī)定科研資料的收集、編制的范圍，以保證科研檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率達(dá)到規(guī)定要求；（3） 制定科研檔案管理工作的考核內(nèi)容及考核辦法。考核的內(nèi)容主要是資料收集、案卷整理是否做到完整、齊全、準(zhǔn)確和規(guī)范，質(zhì)量是否滿足規(guī)定要求，責(zé)任是否落到實(shí)處以及檔案管理制度的執(zhí)行情況等。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理人員素質(zhì)

要提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和專業(yè)技能的人才。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，聘請(qǐng)高校中的檔案學(xué)專家、學(xué)者或本系統(tǒng)中有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員授課，定期實(shí)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)。同時(shí)，作為檔案管理工作者應(yīng)注意從自身做起，掌握好醫(yī)院科研檔案管理業(yè)務(wù)的原則和方法，不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，在鉆研科研檔案理論的同時(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)科研檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，安心、熱愛本職工作，做有志于獻(xiàn)身檔案事業(yè)的專業(yè)人才。

（三）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，依法治檔，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院工作計(jì)劃，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，真正做到依法治檔。要增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)三級(jí)醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理，廣泛宣傳醫(yī)學(xué)科研檔案存檔的意義和作用，使科研人員認(rèn)識(shí)到，及時(shí)將研究資料歸檔是自己的責(zé)任和義務(wù)。

（四）嚴(yán)把歸檔關(guān)，提升科研檔案的質(zhì)量管理

一項(xiàng)科研成果檔案一旦形成，它的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性就已經(jīng)客觀存在了，如果需補(bǔ)救是很困難的，所以對(duì)于檔案材料的形成和積累必須實(shí)行超前控制與全程管理。檔案人員要樹立超前意識(shí)，課題立項(xiàng)時(shí)，科教管理部門兼職檔案員提前介入課題組、實(shí)驗(yàn)室，指定課題組一名人員負(fù)責(zé)資料收集、保管、整理工作，建立專人負(fù)責(zé)制。理順科教管理部門、課題組、檔案人員關(guān)系，采用雙向把關(guān)、雙向監(jiān)督、同步進(jìn)行的管理方法協(xié)調(diào)和指導(dǎo)科研人員的歸檔工作。建立課題歸檔資料袋，隨袋發(fā)放“醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔范圍和歸檔說明書、檔案移交清單”等表格及實(shí)驗(yàn)記錄統(tǒng)一用紙，將立題論證到成果鑒定進(jìn)行詳細(xì)記載及時(shí)整理歸袋，做好檔案形成前的前序階段、研制階段和后期階段的案卷資料收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的管理工作。檔案管理部門要對(duì)科研項(xiàng)目形成資料實(shí)行全程跟蹤，定期進(jìn)行督查，若發(fā)現(xiàn)研究實(shí)施的原始資料、實(shí)驗(yàn)記載形成及管理情況、驗(yàn)收研究材料形成的質(zhì)量不符合檔案要求的科研項(xiàng)目，提出整改意見，否則不予結(jié)題驗(yàn)收。科研項(xiàng)目結(jié)題后，科教部門兼職檔案員會(huì)同課題組負(fù)責(zé)人、課題組檔案員將檔案移交到檔案部門，由醫(yī)院專職檔案員按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822-2000），結(jié)合醫(yī)學(xué)科研檔案的歸檔要求對(duì)項(xiàng)目的檔案材料進(jìn)行審核鑒定后，集中歸入醫(yī)院檔案部門。

檔案部門的工作人員也要增強(qiáng)工作主動(dòng)性，平時(shí)做到“三勤”:腿勤、口勤、手勤，有事沒事多跑基層業(yè)務(wù)科室，加強(qiáng)聯(lián)系，溝通信息，廣泛收集。科研文件材料主要來源于臨床科室和專家教授、科研組和專業(yè)技術(shù)人員。檔案人員要主動(dòng)及時(shí)地深入科室及課題組，要積極幫助他們將科研資料全面完整地收集、分類、整理，直至歸檔。

（五）運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，提高科研檔案管理水平

檔案管理現(xiàn)代化，是提升醫(yī)院現(xiàn)代化水平的重要內(nèi)容。逐步實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化科研檔案管理，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用，提高科研檔案質(zhì)量和管理效率。要進(jìn)一步改進(jìn)檔案存儲(chǔ)和檢索方式，提供高質(zhì)量、高效率的科研檔案檢索，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。

（六）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高工作效率

檔案工作者要不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹立高度責(zé)任心，克服“重管輕用”的觀念，及時(shí)做好解密工作，適時(shí)開發(fā)利用科研檔案信息資源；做好科研檔案的編研工作，編制各種形式的參考資料——科研項(xiàng)目基本情況匯編、研究論文匯編、項(xiàng)目簡(jiǎn)介、科研成果匯總等；通過制作多媒體或網(wǎng)頁，宣傳醫(yī)院科研新成果，推廣新技術(shù)，使患者直接受益，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

總之，科研檔案是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的重要載體，它包含著大量的科研成果、高新技術(shù)等科技信息，是實(shí)施醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的重要依據(jù)。對(duì)醫(yī)院科研檔案進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，是提高醫(yī)療、科研整體水平，完善科研管理工作的必要條件。因此，加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案的管理，充分發(fā)揮科研檔案的作用，是建設(shè)現(xiàn)代化國(guó)際化醫(yī)院的內(nèi)在要求。