信息時代基層檔案管理摭談

秦順華（南通市通州區財政局，江蘇南通，226300）

隨著計算機網絡的飛速發展，現代辦公格局向著電子化自動化發展，無疑，這是信息時代帶給我們整個工作環境的巨大變遷。與日俱增的電子文件，使得傳統的檔案收集、保管方法和利用手段受到了極大的挑戰和影響。為此，如何在信息時代管理好電子檔案成為擺在每一個檔案工作者面前亟需解決的課題。筆者依據自己多年來從事基層電子檔案處理的實踐，粗淺地談一下自己對這一問題的認識和體會。

一、信息時代電子檔案保管與利用的特點

與傳統的檔案文件材料相比較，電子檔案具有如下特點：

1.查閱是間接的，不是直接的。傳統的紙質檔案，人們可以直接地查閱，不需借助其它的中介手續。但電子檔案則不同，它不能直觀地，一目了然地看到文件內容，具有非人工識讀特性，查閱利用一定要借助于計算機等現代化辦公設備才能實現。

2.查閱利用不受時空限制，迅速便捷。紙質檔案的利用，往往要受時間、地點的限制，特別是異地利用很是不方便。而電子檔案，不管你什么時間，也不管你在什么地方，相距多遠，只要登錄相應的網址（I P地址）或者發個電子郵件，馬上就可以解決問題。如我局的辦公自動化軟件系統，連接著23個鄉鎮和局屬部門，利用起來相當方便快捷。

3.利用可以共享。傳統的紙質檔案是唯一的，具有排它性，因而流轉時間長，批閱、處理效率低。而電子檔案只要進入了系統，就是共有的，具有共享性，操作管理實現了全程全方位即時流轉、控制、利用。

4.內容具有易變性。紙質檔案將文字、載體合二為一，具有很強的穩定性，字跡不易修改。而電子文件內容改變方便容易，不留痕跡，隱蔽性強，如何保護電子信息不被修改、盜竊、刪除成為新的技術難題。

5.保管條件要求更高。與紙質檔案相比較，電子檔案的要求高得多。一般紙質材料只要做好防光、防潮、防蟲、防火等工作即可，保管得當，就可使其壽命達到上百年甚至上千年。電子檔案對保護環境條件（溫度、濕度、防磁性等）及其內部諸因素（設備的安全性和保密性等）都有更高的要求，否則，將會造成文件的損毀或遺失。另外，電子檔案的更新淘汰還與信息技術發展密切關聯，保管起來更加復雜。

二、信息時代檔案管理模式的變化

傳統的檔案工作，以紙質檔案材料為工作對象，主要包括收集、整理、編目、保管、鑒定、編研、統計和查閱利用等環節。電子檔案的出現，使檔案工作發生了許多新的變化。

1.改變了檔案歸檔方式。以往，紙質文件材料形成后，由文書部門收集立卷，然后交檔案部門管理。可以說，文書工作和檔案工作既是獨立分開又是緊密聯系的。電子檔案取代紙質文字材料后，擬稿者直接在磁盤上書寫、修改，形成后立即存貯到辦公信息數據庫中，檔案人員和其他人員均可共享，使得檔案與文件之間沒有明顯的界限，它的歸檔不再是以份為單位的檔案形式，而必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢具有保存價值”的文件，而且還要包括檔案的讀取軟件甚至操作系統。

2.改變了實體分類方法。傳統的檔案實體分類體現的是一種聯系，這種單純排列的方式是與手工操作管理檔案相適應的。但在電子文件廣泛利用的今天，它的形式、特征、內容、載體都發生了變化，它們之間是可分離的，這種分離性決定了實體分類將被概念分類所代替。通過計算機系統，進行迅速、有效、多角度的排列，不同的用戶都可以根據自己的需求，通過辦公自動化系統對電子檔案進行自由組合分類，是立卷分類方法的一次徹底革命。

3.改變了鑒定方式。以往檔案價值鑒定理論是根據檔案的憑證作用和參考價值來確定檔案保管期限的，而電子文件由于制作方便，數量龐大，加上用戶不斷地根據需要進行修改、補充，很難劃定保管期限，況且電子檔案憑證價值的法律保證體系尚不健全，因此只能通過分析其自身價值和可讀性來確定。

4.改變了貯藏手段。過去，紙質檔案的存貯方法比較簡單，只要有櫥柜存放，經常進行檢查就行了。而電子檔案由于對計算機及軟件的依賴性和存儲介質的物理壽命遠遠比不上紙張，加上計算機技術發展迅速和存儲介質的更新換代較快。特別是電子檔案修改、拆拼、刪除、編輯都十分容易，更改之后就可以形成一份新的文件，這種特性使得電子檔案很難保持其原始面貌和真實性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容和形式特征不復存在，這是當前迫切需要研究和解決的一個關鍵問題。因此，也就決定了電子檔案存儲手段的復雜性。另外，電子檔案的保管是一個新課題，存在電腦里不安全，備份保管時間不可能太長，必須定期翻錄，保管工作量增加不少。

5.改變了利用方式。從古至今，傳統的檔案，無論是甲骨、石刻檔案還是簡牘、錦帛檔案，或是今天還在使用的紙質檔案，它們的共同特征就是不需借助任何中介物質隨時可以直接閱讀。而電子檔案卻完全不同，沒有形狀，沒有規格，沒有記錄符號，看不見、摸不著，完全是虛擬的，它只是使用了人工不可識別的記錄符號——數字代碼，將輸入計算機的各種信息都轉換成二進制代碼。但這種信息代碼編制記錄方式既不是文字，也不是可以直接閱讀的圖像和符號，人工無法識讀，無法感知其存在。所以，利用起來必須借助計算機等現代化辦公設備等中介來完成。

三、信息時代提高基層檔案管理水平的幾點思考

面對信息時代帶來的新變化、新情況，如何把電子檔案管理工作做得更好呢？依筆者一管之見，必須在如下幾個方面下功夫、求突破。

1.人才培養上求突破。電子檔案的出現，是一件新事，又是一件好事，同時也對檔案人員提出了更高的要求，現代的檔案工作者，應該不是過去那種只會裝裝訂訂，手工抄寫，你查我找的“服務生”，而應是擁有一定信息化知識的復合型人才，唯有如此，檔案人員才能適應信息技術發展的需求。這就要求我們檔案工作者除了掌握專業知識外，還要努力學習現代科學技術，特別是以計算機為核心的現代信息處理技術，充分發揮計算機網絡系統速度快、精度高、自動化程度高、信息資源共享和數據批量處理的優勢，根據電子檔案的特點，改革傳統的歸檔模式、分類方式、保管手段，創新工作模式，利用計算機等現代辦公設備，最大限度地滿足檔案工作現代化的需要。

2.安全措施上求突破。隨著電子文件的普及，電子檔案的管理也應采取相應的信息安全保密措施，在傳統的“八防”要求的基礎上，要根據電子檔案的特點和要求，充分運用現代信息處理技術和計算機的特有功能加強對電子檔案的保護，通過加密等特殊性技術程序和處理手段，確保電子檔案的安全，防止隨意進入網站利用檔案，預防有人根據自身需要隨意對原文進行修改、增刪、編輯。只有這樣，即使有人進入，也無法更改，確保檔案從形式到內容不改變，將已歸檔的電子文件變為“只讀性”檔案，始終保持其原貌和真實性。另外，針對電子檔案容易遺失、調不出來等情況，要做好備份工作，預防萬一。

3.保管設施上求突破。盡管目前各單位的現代化辦公條件正逐步得到改善，電腦等信息化工具日漸普及，但電子檔案室的要求更高，電腦、掃描儀、網絡等硬件都要過關，不能湊合，空調、去濕機等也要一應齊全，否則，一旦某個環節出現問題，文件流轉就無法進行，甚至會造成原始數據的丟失，造成無法挽回的損失。因此，要安排好足夠的經費，改善保管設施條件，確保電子檔案隨時可以收得到位、發得出去、用得上來。

4.管理手段上求突破。我們既要認識到在相當長的一段時間內，傳統的檔案管理方式方法還將延續，同時又要積極運用現代科學提供的理論、技術和手段，發揮電子檔案的優勢，變傳統的管理手段為先進的計算機管理手段。