基于OAIS的電子文件精細(xì)化管理*

李澤鋒

（鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，河南鄭州，450015）

1.OAIS與電子文件管理

OAIS是CCSDS與ISO聯(lián)合制定的一項國際標(biāo)準(zhǔn)（ISO：14721），旨在對數(shù)字信息的存取和長期保存制訂一組通用的概念和框架體系，宗旨就是對數(shù)字信息進(jìn)行長期保存與利用。

影響電子文件管理的因素有很多，如歸檔方法、管理理念、管理方法、管理制度、管理軟件等。諸多因素交織在一起，最終主要通過管理軟件，即電子文件管理系統(tǒng)反映出來。電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計的好壞，將直接影響到電子文件管理的效果。電子文件管理系統(tǒng)的核心功能是長期保存與提供利用[1]（這一核心功能與OAIS的宗旨是一致的）。

從目前電子文件管理系統(tǒng)實踐看，系統(tǒng)主要由軟件開發(fā)公司來主導(dǎo)，絕大多數(shù)電子文件管理系統(tǒng)功能僅局限于電子文件接收、簡單管理、提供利用，充當(dāng)了一個簡單的電子文件接收與發(fā)布平臺，沒有元數(shù)據(jù)管理、長久保存、真實性與完整性保障等功能，并不是真正意義上的電子文件管理系統(tǒng)。

信息系統(tǒng)開發(fā)的實質(zhì)是建立現(xiàn)實業(yè)務(wù)與計算機系統(tǒng)間的映射關(guān)系。從電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)看，建立映射需要特定的建模方法或特定的標(biāo)準(zhǔn)模型作為參考。通用模型標(biāo)準(zhǔn)可以為明確特定電子文件管理系統(tǒng)的功能需求指引方向，可以為其兩個結(jié)構(gòu)空間的映射建立一個標(biāo)準(zhǔn)的參考模型，使其問題空間與求解空間保持一致，即建立兩個空間的“同構(gòu)關(guān)系”。這樣的映射關(guān)系的建立將不依賴于開發(fā)人員對業(yè)務(wù)的理解，不依賴于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、理論水平、計算機水平的高低，在這樣的映射的基礎(chǔ)上設(shè)計的電子文件管理系統(tǒng)才是客觀的、符合電子文件管理真正需要的。

如何選擇、評價參考模型是一個關(guān)鍵問題，應(yīng)從多個方面來考慮，如模型的形式化描述、完全性、一致性、可伸縮性、范圍和廣度、粒度與精度等。從國內(nèi)外現(xiàn)有的數(shù)字信息模型看，OAIS是最適合電子文件管理的一個參考模型。

2.電子文件管理活動的特征

2.1 非線性的管理活動

檔案學(xué)者在傳統(tǒng)檔案管理工作中總結(jié)出了經(jīng)典的“六環(huán)節(jié)”（包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用）或“八環(huán)節(jié)”（收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用服務(wù)）等管理流程[2]。該工作流程基本是一個線性結(jié)構(gòu)，一個工作環(huán)節(jié)緊接著另一個工作環(huán)節(jié)，一個工作環(huán)節(jié)的結(jié)束標(biāo)志著另一個工作環(huán)節(jié)的開始。

然而對于電子文件來說，它的管理不能再以線性來描述。和紙質(zhì)檔案管理相比，電子文件管理是一個受技術(shù)、資源、經(jīng)濟和社會諸多因素影響制約、較為復(fù)雜的非線性管理活動。

首先，電子文件管理流程是非線性的。在電子文件管理活動中，存在著大量管理工作相互交叉的現(xiàn)象。典型的如著錄工作，從文件生成開始貫穿電子文件管理全過程，大量元數(shù)據(jù)需要著錄以保證電子文件的真實性與長期存取。鑒定工作也分為兩個過程：一個是文件生成時進(jìn)行的價值鑒定，一個是歸檔時的技術(shù)鑒定。為了確保電子文件的真實性、完整性與長期可保存性，其管理活動的各項工作也必須大量進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

其次，影響電子文件管理質(zhì)量的因素與紙質(zhì)檔案管理相比明顯增多。和紙質(zhì)檔案管理相比，電子文件管理活動的參與者明顯增多，其目標(biāo)各異，彼此間相互影響的程度較深。電子文件管理活動的各組成要素、各要素間的相互關(guān)系、參與者的行為方式存在著差異，呈現(xiàn)出較強的不對稱性。如電子文件的雙重鑒定、電子文件格式與遷移、元數(shù)據(jù)管理等均已超出了紙質(zhì)檔案管理活動的范疇；一些組織可能并不直接參與到電子文件管理活動中，但其研究的成果卻對電子文件管理有著極大的影響，影響著管理的流程、組織結(jié)構(gòu)、人員配置甚至系統(tǒng)的設(shè)置；信息技術(shù)的細(xì)微變化都可能對電子文件管理活動造成影響，如文件類型、存儲系統(tǒng)的發(fā)展等；電子文件管理活動對初始條件具有嚴(yán)重的依賴性，系統(tǒng)初始條件的一點小變化，都能帶來行為結(jié)果的巨大變化，這就是電子文件特別強調(diào)前端控制的重要原因。

再次，各級綜合檔案館的規(guī)模，不管是在所管理的電子文件數(shù)量還是經(jīng)費、工作人員的知識結(jié)構(gòu)等方面，均差別很大，呈現(xiàn)出不均勻、不對稱的偏離平衡狀態(tài)，反映在目前我國電子文件管理的實踐上即基礎(chǔ)理論正在完善，管理實踐比較薄弱，沒有最佳實踐。電子文件管理活動的主體——檔案館文件前端控制力極弱，沒有參與文件生成系統(tǒng)的分析設(shè)計；對于文件后端，檔案館幾乎沒有能力參與管理系統(tǒng)的分析設(shè)計。

電子文件管理活動的上述特點導(dǎo)致其管理活動出現(xiàn)多維、錯綜復(fù)雜的相互作用。各管理活動要素之間、管理活動與外部環(huán)境之間、電子文件管理的現(xiàn)狀與將來之間都存在著“剪不斷，理還亂”的復(fù)雜聯(lián)系，它們相互作用、相互影響，表現(xiàn)出強烈的非線性特征。

2.2 不能完全基于紙質(zhì)檔案管理思維去認(rèn)識與研究電子文件管理

非線性的電子文件管理活動是否可以用傳統(tǒng)檔案管理的“六環(huán)節(jié)”或“八環(huán)節(jié)”來理解？能否用傳統(tǒng)檔案管理的思維來研究電子文件管理？

答案應(yīng)該是否定的。完全基于紙質(zhì)檔案管理思維去認(rèn)識與研究電子文件管理，會產(chǎn)生兩種錯誤的觀點：一種是片面夸大電子文件的技術(shù)特性，甚至?xí)a(chǎn)生一種電子文件管理不可知論，認(rèn)為電子文件管理對技術(shù)的應(yīng)用永遠(yuǎn)趕不上技術(shù)的發(fā)展，電子文件就是為了提高辦公效率，不必維護(hù)其檔案屬性，進(jìn)而放棄對電子文件的管理。另一種觀點認(rèn)為可以用紙質(zhì)檔案管理活動去套用電子文件管理，繼續(xù)將電子文件管理按線性過程分為若干環(huán)節(jié)。

第一種觀點的做法是根據(jù)目前的檔案收集范圍，將電子文件打印保存其紙質(zhì)版本，卻不知電子文件存儲的高密度性與海量存儲技術(shù)完全可以將更多的人類歷史留存下來。在紙質(zhì)檔案管理中，受檔案保管條件的限制，只能保存極少量的文件，而信息技術(shù)的發(fā)展使得文件存儲以幾何指數(shù)數(shù)量級遞增，檔案管理人員卻因為對信息技術(shù)的片面理解不去保存這些電子文件，從而使得本可以保存下來的大量電子文件被人為拋棄，從這個意義上，如果真的拋棄電子文件，我們可能是歷史的罪人。同時，對于音視頻文件、網(wǎng)頁鏈接文件等，打印更不能滿足需要。

第二種觀點的錯誤在于對電子文件管理的認(rèn)識比較粗放、隨意。用紙質(zhì)檔案管理活動去套用電子文件的管理，忽略了電子文件的技術(shù)特性，忽略了真實性、完整性的要求，不能解決電子文件長期保存的問題。

作為一個非線性管理活動，電子文件管理必須在遵循檔案學(xué)基本規(guī)律的基礎(chǔ)上，揚棄傳統(tǒng)檔案管理的思維，構(gòu)建一個適合電子文件管理的框架。電子文件管理活動不應(yīng)該滿足于對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理流程的“零敲碎打”式的改進(jìn)，這種改進(jìn)會使電子文件管理人員不可避免地陷入“救火管理”中，忙于修補流程中的錯誤，而忽略電子文件全程管理。

3.電子文件精細(xì)化管理

電子文件應(yīng)該揚棄傳統(tǒng)檔案的管理思維與方式，根據(jù)電子文件管理的基本理論，構(gòu)建自己的管理思想、管理框架與方法。這些基本理論如生命周期理論、文件連續(xù)體理論、OAIS參考模型等從不同角度反映電子文件的特性，其中前兩者主要構(gòu)建電子文件管理的理論體系，而OAIS參考模型對于電子文件管理的實踐具有很強的指導(dǎo)意義。檔案管理人員可以在OAIS標(biāo)準(zhǔn)參考模型的指引下，通過組織、流程、人員、設(shè)備等的協(xié)作，將管理活動轉(zhuǎn)化為一種時間、空間或功能上的有序狀態(tài)，對電子文件進(jìn)行有序的管理。

精細(xì)化管理是一種管理理念，所謂精細(xì)化管理就是把管理的計劃、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)等工作更加細(xì)化，通過具體的功能操作，有序地實施管理。電子文件精細(xì)化管理是電子文件管理業(yè)務(wù)分工的精細(xì)化，是建立在檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，將之引向深入的基本思想和管理模式，在盡可能減少管理所占用資源的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)電子文件管理的主要功能，并盡可能擴展其輔助管理功能。

電子文件管理業(yè)務(wù)分工的精細(xì)化必須以O(shè)AIS為基礎(chǔ)，以O(shè)AIS的功能模型構(gòu)建電子文件的管理業(yè)務(wù)，擺脫傳統(tǒng)檔案管理的思維模式，實現(xiàn)電子文件的長期保存。這樣的精細(xì)化管理應(yīng)從電子文件管理功能框架體系構(gòu)建、流程整合優(yōu)化、管理的標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化、管理功能與成本的均衡等方面來分析。

3.1 以O(shè)AIS為基礎(chǔ)和參考模型構(gòu)建電子文件管理框架體系

作為非線性的管理活動，電子文件管理不能再以傳統(tǒng)檔案的管理思維為基礎(chǔ)，繼續(xù)劃分若干管理環(huán)節(jié)，而應(yīng)該揚棄傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)的思維束縛，以O(shè)AIS為標(biāo)準(zhǔn)參考模型重新電子文件管理的框架體系。

OAIS將電子文件管理活動分為收集、檔案存儲、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)管理、保存規(guī)劃和訪問六個功能實體。這六個功能實體存在著大量的數(shù)據(jù)交互和相互作用，形成了一個非線性的、網(wǎng)狀的功能結(jié)構(gòu)。如OAIS參考模型中的格式管理涉及到提交、收集、保存規(guī)劃、系統(tǒng)管理等多個功能實體。再如紙質(zhì)檔案管理的著錄環(huán)節(jié)，在OAIS中并沒有明確提出，這是因為電子文件著錄貫穿了電子文件管理全過程，而不再是一個管理環(huán)節(jié)。因此在電子文件管理活動中，沒有界限截然分明的管理環(huán)節(jié)，而應(yīng)以電子文件管理的基本目的——長期保存和方便利用——為基礎(chǔ)，構(gòu)建電子文件管理的功能體系結(jié)構(gòu)。

OAIS的收集功能保證了電子文件的真實性與完整性，檔案存儲功能提供電子文件的存儲管理，并與保存規(guī)劃、數(shù)據(jù)管理兩個功能實體協(xié)作實現(xiàn)電子文件長期保存，系統(tǒng)管理功能實體保證了電子文件管理系統(tǒng)的正常運行，訪問功能實體則在數(shù)據(jù)管理功能實體的支持下向用戶提供各種利用服務(wù)。OAIS的信息模型影射出的元數(shù)據(jù)可以在OAIS的六個功能實體中得到最大限度的獲取，進(jìn)一步保證電子文件的真實性、完整性與長期保存性。

3.2 以O(shè)AIS為基礎(chǔ)，構(gòu)建電子文件管理的非線性流程

流程是電子文件精細(xì)化管理的一個重要方面。傳統(tǒng)檔案管理流程套用在電子文件管理上，會產(chǎn)生流程分析僅止于工序分解、操作要求，方法不細(xì)、不嚴(yán)的現(xiàn)象，一些流程不符合電子文件管理，而電子文件管理所需流程在傳統(tǒng)檔案管理中沒有得到體現(xiàn)。

OAIS的六個功能實體構(gòu)成了一個非線性的、網(wǎng)狀的功能結(jié)構(gòu)，電子文件管理應(yīng)以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建管理的非線性流程。可以分兩個步驟來構(gòu)建相應(yīng)的流程。

第一是在OAIS六個功能實體的某些功能模塊中或操作工作點附近小范圍內(nèi)實現(xiàn)局部流程線性化。筆者對基于OAIS的六個功能實體進(jìn)行了具體的分析，將六個功能實體分解為下一層的操作，對于分解出的下層操作則視其功能進(jìn)行局部線性化。如對電子文件的收集流程又進(jìn)行了子流程的分解，尤其是收集模塊的電子文件檢驗流程就是工作點附近小范圍內(nèi)線性化方法的實際應(yīng)用。同樣的應(yīng)用還反映在收集模塊的元數(shù)據(jù)捕獲流程與格式管理流程中。

第二是在局部線性化的基礎(chǔ)上，分析功能模塊或操作間的數(shù)據(jù)交換與相互作用，建立非線性工作流程。通過對電子文件管理局部細(xì)節(jié)的線性化，明確局部細(xì)節(jié)的功能，對電子文件管理整體活動建立非線性工作流程，打破傳統(tǒng)檔案管理的單一線性管理流程，打破時間順序、工藝順序和設(shè)備限制，實現(xiàn)流程的整體非線性化、并行化，多個流程之間實現(xiàn)多人多崗位的協(xié)同，如同一時間線，分時間段協(xié)同；同一處理工作，不同操作并行工作等。

3.3 以O(shè)AIS為基礎(chǔ)，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的電子文件管理

電子文件精細(xì)化管理的核心就是按流程進(jìn)行規(guī)范管理，從而將電子文件管理從粗放變?yōu)榫?xì)，將管理從不規(guī)范變?yōu)橐?guī)范。

電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系包括兩部分：一部分是電子文件管理通用標(biāo)準(zhǔn)，一部分是與電子文件管理系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)規(guī)范。

前者如電子文件管理系統(tǒng)需求規(guī)范、電子文件歸檔范圍、電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等。這些標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該基于OAIS去研究。目前檔案歸檔范圍是在特定歷史條件下從紙質(zhì)檔案考慮制定的，在海量存儲的今天，紙質(zhì)檔案歸檔范圍可以不變，但電子文件的歸檔范圍應(yīng)適當(dāng)擴大，其鑒定標(biāo)準(zhǔn)可以適當(dāng)從寬，以使更多反映社會、歷史的電子文件留存下來。對于電子文件的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該基于OAIS信息模型。在OAIS中，電子文件表示信息是迭代、遞歸的，因此應(yīng)充分考慮元數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)，如格式的元數(shù)據(jù)、數(shù)字簽名的元數(shù)據(jù)等，一些學(xué)者認(rèn)為十多個元數(shù)據(jù)就足夠的觀點是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

后者應(yīng)基于OAIS，分為兩類：所有OAIS類型的電子文件管理系統(tǒng)必須要遵守的技術(shù)規(guī)范與某一特定OAIS系統(tǒng)所特有的技術(shù)規(guī)范，如基于OAIS的電子文件管理系統(tǒng)間的接口標(biāo)準(zhǔn)、收集功能中的提交協(xié)議等。

3.4以O(shè)AIS為基礎(chǔ)，建立柔性化的組織結(jié)構(gòu)，提高電子文件管理活動的自組織協(xié)同能力

檔案館必須掌握電子文件管理的非線性特質(zhì)，應(yīng)用OAIS對電子文件的整體流程進(jìn)行分析、重建，進(jìn)一步反映在組織結(jié)構(gòu)上，從而為檔案館電子文件的有效管理奠定基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)檔案館在組織內(nèi)部部門之間、個人與個人之間建立了嚴(yán)密的上下級關(guān)系、指揮與執(zhí)行命令的關(guān)系，在組織形式上呈現(xiàn)“金字塔”式的層次型結(jié)構(gòu)。這種組織結(jié)構(gòu)形式不符合電子文件非線性管理的要求，需要建立柔性化的組織結(jié)構(gòu)。柔性化組織結(jié)構(gòu)的建立必須以O(shè)AIS為基礎(chǔ)，應(yīng)以基于OAIS的電子文件管理流程來設(shè)定崗位，完成相應(yīng)的功能，使管理活動的各要素形成一種有序的結(jié)構(gòu)和狀態(tài)。

4.以精細(xì)化管理為基礎(chǔ)，實現(xiàn)電子文件管理功能與成本的均衡

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管費用支出主要體現(xiàn)在庫房費用、處理費用、保護(hù)費用等方面。對于電子文件來說，由于電子文件信息存儲的高密度性以及存儲設(shè)備容量越來越大而價格越來越低，保存空間不再是主要因素。電子文件管理的費用轉(zhuǎn)移到保障其安全性、可讀性、易用性、長期可保存性等所需要的技術(shù)設(shè)備和環(huán)境維護(hù)中，必須考慮檔案保管機構(gòu)是否有足夠的資金和技術(shù)力量來支持電子文件的技術(shù)要求，特別是對那些對特定軟件具有特殊依賴性的文件。

電子文件管理所需的技術(shù)設(shè)備和環(huán)境維護(hù)主要由電子文件管理系統(tǒng)（一個包括技術(shù)、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等在內(nèi)的廣義的系統(tǒng)[3]）完成，從這個意義上說，檔案館實施電子文件管理的費用主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)與運行維護(hù)方面。因此，分析檔案館實施電子文件管理所需的資源與電子文件管理系統(tǒng)功能之間的關(guān)系是檔案館不可回避的一個重要工作，即檔案館如何在管理功能與資源之間尋找一個最佳平衡點，以最少的資源實現(xiàn)盡可能多的功能。而信息技術(shù)公司追求以開發(fā)最少功能獲取最大的利潤，如何尋找一個平衡點使雙方的利益在對方可接受的情況下達(dá)到最大，這就是電子文件的均衡管理問題。

在實際工作中，此問題的解決需要以基于OAIS的電子文件精細(xì)化管理為基礎(chǔ)，根據(jù)功能相關(guān)性與檔案館實施能力（即資源）評分法來進(jìn)行?？梢詫AIS的6個功能實體進(jìn)行評分，即OAIS功能與單位的相關(guān)性乘以單位對該功能的實施能力，其結(jié)果表示檔案室對該功能實施的可行性。實際應(yīng)用中還應(yīng)該對OAIS各功能實體的子功能再進(jìn)行細(xì)分，對分解出的更小子功能再進(jìn)行分值評估，得到的結(jié)果會準(zhǔn)確評價檔案部門建立電子文件管理系統(tǒng)與OAIS的一致性及其可用的資源，其實踐指導(dǎo)意義就更強一些。通過這樣的評分過程，可以詳細(xì)了解該檔案館（室）實施電子文件管理項目所需的資源與功能的管理，檔案館可以以最少的資源實現(xiàn)盡可能多的功能。

通過功能相關(guān)性與檔案館資源的評分，基于OAIS的電子文件管理系統(tǒng)的每一個主要功能根據(jù)保存動機和檔案部門的資源不同而有不同的實現(xiàn)：那些有電子文件保存的動力、資源較多的檔案館才能滿足OAIS所有功能，小型檔案部門由于資源的限制可以應(yīng)用簡化版的OAIS實現(xiàn)其核心功能；如果一個檔案部門由于資源限制，OAIS的一些主要功能不能實現(xiàn)，而這些主要功能可能對于電子文件的長久保存與真實性保障的意義重大，可以根據(jù)OAIS的互操作模式，建立兩個或多個OAIS系統(tǒng)相互協(xié)作，共享某些資源。

*本文是國家社科基金“可信電子文件全生命周期管理體系研究”（10BTQ043）中期研究成果之一。

注釋

[1]馮惠玲.綜合檔案館電子文件管理項目的功能定位[J].檔案學(xué)通訊，2007（6）。

[2]鄧紹興.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1997。

[3]馮惠玲.擁有新記憶——電子文件管理研究[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2005。