可持續發展背景下檔案編研現代化的思考

李 良

（河南省水利科學研究院，河南 鄭州 450003）

隨著我國經濟改革的不斷深化和管理體制與國際社會的接軌，檔案管理只有通過檔案編研以自身的現代化去服務現代化社會，著眼市場走出一條可持續發展的路子來，才能擺脫被邊緣化的尷尬，除此之外別無他途。因此，檔案編研成為檔案管理是否實現現代化的試金石和標志，也成為檔案管理在市場條件下實現成功突圍的有效途徑。

一、檔案管理現代化認識上的幾個誤區

檔案管理現代化主要包括管理理念和技術設備兩大部分，即通常所講的軟件和硬件。其技術特征包括館藏資源數字化、存儲海量化、傳遞網絡化、存儲空間虛擬化、信息資源共享化等。其管理理念是在服務對象及需求日益擴大化的新形勢下，提升管理人員素質，提供對路的服務，讓檔案管理產生更大的社會效益和經濟效益，進而實現可持續發展[1]。

（一）把實現硬件的現代化當成目的

極左時代終結以后，人們在解除對檔案的畏懼之心的同時，也把檔案管理給邊緣化了。很長一段時間以來，檔案館（室）成為被人們遺忘的角落。檔案管理現代化的要求自上而下提出后，檔案管理人員的熱情和呼聲一下瞄準到硬件的現代化上，這是情理之中的事，也是可以理解的事。同時，這也是各級領導認為可以立竿見影出成績的事，但這部分相對“容易”的工作做完松口氣后，人們發現，檔案管理現代化像校園光鮮缺少名教授的高校一樣，還只是徒有其表。

（二）把管理人員的高學歷當成追逐的標桿

在設施更新完成后，人們的認識又更進了一層：現代化設備需要有高素質的專業人才才能得到有效運用，現代檔案管理面對新技術必須有相應的高技術人才才能支撐起來。于是，所有的關注聚焦到高學歷人才引進和現有人員素質的提升上。人才引進只要有編制，提供待遇，栽好梧桐樹，不愁鳳凰不來。在職人員素質提升雖然緩慢一些，但通過專門培訓、鼓勵自學、送出深造、擴大交流以及走出去請進來開闊視野等手段綜合運用，也不難辦到。但跨上這一層后，還是未能帶來檔案事業期望中的質的突破。

（三）把管理手段的更新當成目標

網絡媒介和其他新技術的廣泛應用，在提高管理效率和管理質量的同時，也對傳統的業務處理習慣提出了挑戰，要求工作方法和新的系統相適應。更重要的是，要使檔案信息資源社會化和共享，原有計劃經濟體制形成的制度及標準的壁壘，就必須拆除。管理手段的更新成為必須邁過的又一道坎。檔案管理手段的更新包含三個方面的內容：一是在硬件的管理上，數據化形式的檔案和傳統紙質化的檔案，在管理上有著截然的不同，動態、易控、可變、保密等，都需要考慮。二是在管理標準的統一上，檔案管理現代化是建立在以計算機存貯（CHU）、網絡傳輸等高科技支撐下的嚴密分工和廣泛協作基礎之上的，這較以往更依賴于統一的標準和規范。三是服務手段的更新。新技術的日漸成熟和廣泛運用，使服務手段的現代化如上門服務、預約服務、檔案館（室）之間資源共享的延伸成為可能。而坐等上門、被動提供利用服務等傳統管理模式因無法與社會接軌而遭摒棄。但躍升到這一層后，人們雖然看到了全新的風景，但仍明顯地感到來自內部因自我造血功能不足帶來的發展無法持續和社會因需要無法滿足而抱怨的雙重壓力。

二、檔案編研現代化需要破解的幾個難題

（一）重塑公眾對檔案編研的信任

信任是連接檔案編研工作者和服務對象之間的紐帶和橋梁。造成公眾對檔案編研成果不信任的原因有很多，但概括起來，可以劃分為兩大類。一類是檔案編研自身的原因，一類是社會原因。自古以來，從朝廷到普通百姓，人人都對檔案資料的原始性和客觀性抱有敬畏之心。歷代無論朝廷還是地方，參加修史的人在德字上大都是無可挑剔的，他們下筆之時，都有一種油然而生的崇高感和神圣感。良好的職業操守，贏得了人們的信任。到了“文化大革命”時期，在一切都要服從政治斗爭需要的口號下，檔案資料的提供也只能讓怎么編就怎么編。社會信任屬于文化的范疇，而文化的顯著特征是它的連續性，文化一旦斷裂要重新恢復，絕不是一朝一夕的事。檔案編研人員只能靠良好的職業操守，比以往任何時候更嚴格地要求自己，去一點一點地積累和扳回公眾的信任。

（二）缺少能產生廣泛社會影響的成果

研究領域是靠成果說話的。一個學科領域如果沒有重大成果，便很難引起領導重視和社會關注。改革開放后，因為沒權沒錢，檔案管理邊緣化已是不爭的事實，而相應的是人才的流失和斷代。資金投入不夠，缺失專門人才，再加上部分人員急功近利的浮躁心理，近年，檔案領域“編”的東西多，“研”的東西少，有些干脆是東拼西湊，甚至是相互抄襲。有些編研者為了市場而媚俗，把一些未經考證的野史也硬拉進來，這最終傷害了檔案編研工作本身。集中力量出重大成果，既是國家文化戰略的需要，也是公眾對檔案編研工作者的期待，還是檔案管理依靠自身創造經濟價值的現實需要。

（三）檔案編研理論研究亟待加強

理論是實踐的先導。沒有理論的指導，檔案編研很難走遠，更談不上系統化和規范化。檔案編研有其自身的規律，整個系統應包含五個方面的要素，即檔案資源、申請立項、編研過程、編研成果、成果開發[2]。這里面要遵循的規律有資源對應規律、社會需求導向規律和價值增值規律等。而檢驗檔案編研工作按規律辦事的標準，是社會和市場。編研成果和企業產品一樣，企業生產的產品實現了交換，才是商品，才有價值。編研成果也只有被社會利用了，才有價值，否則，至多算是館藏里又添了一份資料。同時，怎樣向社會提供才更有利于保護編研人員的知識產權和檔案館（室）的權益等，這些都是需要盡快深入探討的。只有明確門檻的高度和具體流程，才能促使社會人才在測算成本后安心進入，并以此彌補專業人才的不足。同時，應在吸納傳統文獻編纂精華的基礎上，融合網絡傳媒等現代科技的運用及西方研究成果，創建與國情相適應的檔案編研學，指導檔案編研沿著正確軌道前行。

三、實現檔案編研現代化，多出成果、出重大成果的關鍵環節

（一）有效提升檔案編研專業人員的素質

社會人才的進入不能代替編研專業人員主力軍的作用。檔案管理人員要對資料進行編研，首先要求他們是精通檔案專業的行家里手。科學技術的發展也帶來檔案形式和管理模式的深刻變革，過去的人、紙對話，變成了人、機界面，縮微型、機讀型、視聽型檔案大量涌現，網絡傳輸的興起使傳統手工分類、歸檔變成了機上的數據處理，相應開發的軟件系統也需熟練運用。這些一般檔案管理人員需要掌握的技術，編研者都要掌握。檔案工作的綜合性專業性很強，不僅涉及歷史、文獻、文字、管理、法律、政治、經濟等社會科學，還涉及生物、物理、化學、數學、計算機等自然科學，還要隨著這些學科的發展不斷完成自己的知識更新。工欲善其事，必先利其器。檔案編研人員怎樣進行內功的自我修煉？一是要在熟悉檔案資料上下工夫。要做好檔案編研工作，要耐住寂寞、埋頭苦干，撲下身子，把檔案內容理清，把存放地點搞準，真真正正做到心里有數。熟悉檔案資料最好的方法是親自動手編目，它能使人既熟悉了內容，也固定了整理成果，又對檔案信息進行了梳理、記憶，是事半功倍、一石二鳥的行之有效的好辦法。二是多參加不同專業門類檔案資料的收集。不同專業的檔案，各有其特點，多參加一些專業門類檔案資料的收集，就會多了解一些檔案資料的內容。三是到一線跟實踐經驗豐富的老同志一起參加對檔案的立卷歸檔業務的驗收。全流程參加一次，比聽上十遍流程介紹都記憶深刻。四是在檔案保管過程中熟悉。檔案在保管過程中要定期進行檢查，在檢查時，要做有心人，既了解庫房的保管狀況，又熟悉內容。在提升隊伍素質上，還要重視引進專門人才，特別是要引進一些高、尖、精，能夠成為檔案編研學術帶頭人的人才。

（二）在培育創新理念上下工夫

我們身處改革的年代且改革日益深化，在社會體制變革的同時，作為強盛中華民族之必需，國家也在大力倡導科技和企業品牌的自主創新。在這個大的環境中，檔案人員只有培育創新理念，才能在創新編研方法的同時，用創新的目光去看課題中的事物，并將創新理念自覺地運用到實際工作之中。“我們最大的敵人，常常是我們自己”。檔案編研要實現可持續發展，每個編研人員都應對此有清醒的認識。

（三）正確確立檔案編研工作的發展方向

一是檔案編研要逐步由單一化走向社會化。社會化是指參與編研的人員和編研成果服務利用社會化。社會化既是社會發展的現實需要和公共知情權的要求，也是由檔案資源的社會屬性決定的[3]。檔案資源搜集整理的目的在于用，如果不用，也就失去了搜集整理的意義。編研的目的是最大限度地滿足社會對檔案的利用需求，具有的也是社會屬性。檔案資源的社會性和編研成果的社會性，注定了檔案編研工作只能走社會化的發展路子。二是增強檔案編研工作具體組織形式的靈活性。服務是以能否便捷、有效地滿足利用者的需要為出發點的，所有的形式，都必須從屬于內容。譬如，面對一個檔案館的資源、人才無法承擔的大課題，可以多館合作，成果、利益共享。本館人力不足，可以采取外聘包干的形式。受財力局限，可以和出版傳媒系統甚至企業進行合作，對方出錢，成果優先使用或受益分成等。在具體實踐中，要敢于借鑒西方的成功經驗，大膽進行嘗試。三是檔案編研課題在立項時就要有市場定位。特別是對一些自主編研的課題，在考慮社會效益的同時，也要把市場元素通盤考慮進去。在文字敘述上講究優美、生動，避免枯燥、晦澀；在內容上既要有文字、圖表，也要適當多配一些插圖和照片。總之，在不降低學術品位的同時，多一些時尚文化的氣息。四是廣泛采用新技術。科學技術是第一生產力，在科研上就是助推器。就檔案編研本身而言，計算機的運用和互聯網的出現，對編研工作者是一次大解放，對編研的效率也是一次大提升。檔案編研要想多出成果，快出成果，新的科技手段運用是必不可少的。

（四）加快檔案編研成果評估體系建設

“所謂檔案編研成果評估，就是對檔案編研過程和成果質量進行估量，向社會做出檢驗認證，向組織單位進行反饋并以此作為兌現合同規定的依據。”[4]檔案評估可以倒轉來幫助組織者進行質量的反向控制，和組織者的正向控制相結合，使得整個工作流程控制更加嚴密。評估體系建立應遵循如下原則：一是要客觀。失去客觀性，也就等于失去了組織者、編研者和社會三方的信任。二是要全程介入。檔案編研需投入非常大的資金、時間和精力，事后評估容易造成極大的資源浪費。所以，檔案評估應當在選題申報時就介入，對該選題進行是否有價值的估算，使組織者和申報者對必要性有個考量。選題立項后，要對編研材料質量進行評估，以保證編研成果的可靠性和完整性。接下來，是對每個大的課題的大的階段進行評估，這樣，便于組織者流程控制，也便于編研者對問題的查找，最終確保一個優秀編研成果的產生。三是要實用。對檔案編研成果的評估不像對物化的產品認證，物化的產品可以有死的指標，而檔案評估“文無第一”的特質使得幾乎每一項成果都有鮮明的個性特征。因此，其評價體系既要能夠真實地反饋出相應信息，又要能夠進行實際操作。

綜之，檔案編研是檔案管理的最高層次，也是市場條件下成果深度開發和實現檔案資源增值，進而實現檔案管理可持續發展的必然選擇，市場條件下的檔案管理現代化，只有靠檔案編研現代化來實現，檔案編研肩負著檔案事業發展的未來，任重而道遠。

[1]劉思華.可持續經濟精粹文集[M].北京：中國財政經濟出版社出版，2007.

[2]鄧紹興，陳智.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1997.

[3]樊如霞.檔案編研社會化論[M].長春：吉林人民出版社，2005.

[4]杜曉宇.當代檔案編研評估體系研究[J].檔案管理，2007，（1）：37—41.