淺談通過(guò)物資采購(gòu)管理過(guò)程對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響

摘要：本文從物資采購(gòu)的角度，運(yùn)用物資采購(gòu)過(guò)程管理并結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)實(shí)際，探討如何通過(guò)物資采購(gòu)過(guò)程管理提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；過(guò)程管理；提高效益

中圖分類號(hào)：F239.63文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

企業(yè)物資采購(gòu)就是指采購(gòu)人員或者是采購(gòu)單位基于各種目的和要求購(gòu)買物資的一種行為。狹義的物資采購(gòu)就是買東西，擴(kuò)展開(kāi)來(lái)就是企業(yè)根據(jù)需要提出采購(gòu)計(jì)劃、審核計(jì)劃、選擇供應(yīng)商、確定價(jià)格、最終簽訂合同并按要求付款的過(guò)程。作為國(guó)有企業(yè)的物資采購(gòu)來(lái)說(shuō)它是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的核心內(nèi)容，更是企業(yè)獲取經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)的一個(gè)重大源泉。

1 物資采購(gòu)在現(xiàn)代企業(yè)中的地位和作用

在企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的成本構(gòu)成中，采購(gòu)的原材料及零部件等物資成本占企業(yè)全部成本的比重平均水平在60%以上，由此可以看出物資采購(gòu)成本是企業(yè)成本控制中最有價(jià)值的部分，而中國(guó)目前的一些企業(yè)往往把成本控制力度放在這些占企業(yè)總成本還不到40%的次要方面如減員增效等這些做法上，不僅收效甚微，而且會(huì)人心浮動(dòng)，引發(fā)社會(huì)不穩(wěn)定因素，得不償失。

2 采購(gòu)計(jì)劃

2．1 采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)管理進(jìn)行動(dòng)作的第一步。如何獲取足夠多數(shù)量的物資是采購(gòu)數(shù)量計(jì)劃的重點(diǎn)所在，因?yàn)閿?shù)量計(jì)劃是為維持正常的生產(chǎn)活動(dòng)，是某一特定時(shí)期內(nèi)何時(shí)購(gòu)入何種物資的估計(jì)作業(yè)。因此數(shù)量計(jì)劃應(yīng)該達(dá)到以下目的：預(yù)計(jì)物資需用時(shí)間與數(shù)量，防止供應(yīng)中斷，影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)；避免材料儲(chǔ)存過(guò)多，積壓資金，占用空間；配合企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃與資金調(diào)度；使采購(gòu)部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時(shí)機(jī)購(gòu)入材料；確立材料消耗標(biāo)準(zhǔn)，以便管制材料采購(gòu)數(shù)量及成本。

2．2 采購(gòu)計(jì)劃制定的依據(jù)

生產(chǎn)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃不能盲目、隨意制定，要依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，按生產(chǎn)所需來(lái)采購(gòu)物資，否則就會(huì)造成積壓浪費(fèi)。

庫(kù)存情況。若物資有庫(kù)存，則物資采購(gòu)數(shù)量就不等于生產(chǎn)計(jì)劃所提的物資需用量，因此必須建立物資的儲(chǔ)備定額，以表明物資的庫(kù)存最佳狀況，再依據(jù)用料需求數(shù)量，并考慮購(gòu)料的作業(yè)時(shí)間和儲(chǔ)備定額標(biāo)準(zhǔn)，算出正確的采購(gòu)數(shù)量，然后進(jìn)行采購(gòu)。而怎樣計(jì)算儲(chǔ)備定額標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)鍵問(wèn)題。

儲(chǔ)備定額量是一個(gè)非常重要的參數(shù)，它是為使生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行，防止因需求或供應(yīng)商不能及時(shí)供貨引起的缺貨或停工待料，在倉(cāng)庫(kù)中經(jīng)常保持的最低庫(kù)存數(shù)量。但是，儲(chǔ)備定額必然會(huì)增加庫(kù)存費(fèi)用，因此，需要確定一個(gè)適宜的儲(chǔ)備定額。當(dāng)計(jì)劃周期內(nèi)計(jì)劃庫(kù)存量達(dá)到或低于儲(chǔ)備定額時(shí)，該周期就應(yīng)該有材料 入庫(kù)，確定儲(chǔ)備定額常用統(tǒng)計(jì)分析方法，其具體步驟如下：

S=S經(jīng)+S保

式中：S - 物資儲(chǔ)備定額

S經(jīng)-物資經(jīng)常儲(chǔ)備定額

S保-物資保險(xiǎn)儲(chǔ)備定額

經(jīng)常儲(chǔ)備定額是指前后兩批物資到達(dá)的間隔期，它是為滿足日常生產(chǎn)需要而建立的物資儲(chǔ)備。其公式為：

S經(jīng)=T*Q

式中T-經(jīng)常儲(chǔ)備周期Q-平均需求量

但是，由于需求是隨機(jī)變量，事前難以知道需求的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，無(wú)法決定儲(chǔ)存策略，因此，在這種情況下，就需要計(jì)算隨機(jī)變量的期望值，從面定出合理的經(jīng)常儲(chǔ)備。

2．3 采購(gòu)數(shù)量的計(jì)算方法

定期訂購(gòu)方法：采購(gòu)物資可以選擇每季、每月或每周訂購(gòu)一次，這稱為定期訂購(gòu)法。這種方法在使用上必須對(duì)物資未來(lái)的需求數(shù)量能做出正確的估計(jì)，以避免存貨過(guò)多，造成資金積壓。

定量采購(gòu)方法：定量訂購(gòu)的目的是為了尋找一個(gè)使全年總成本最小的經(jīng)濟(jì)訂貨批量，為了使問(wèn)題簡(jiǎn)單化，這時(shí)的總成本我們只考慮采購(gòu)成、訂貨成本和儲(chǔ)存成本，即：

TC =RC+RS/Q+QCK/2

TC：總成本；Q：經(jīng)濟(jì)批量；R年需求量；S交易費(fèi)用；C單位價(jià)格；K儲(chǔ)存成本百分比。

使總成本最低的Q就是我們所尋找的經(jīng)濟(jì)定貨數(shù)量。運(yùn)用微積分的知識(shí)，對(duì)上一公式求導(dǎo)，我們可以得出：

Q=（2RS/KC）1/2

3 選擇供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商是采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中非常重要的一項(xiàng)工作，在選擇供應(yīng)商時(shí)，有許多因素值得考慮。主要因素有：

3．1 產(chǎn)品質(zhì)量。初選供應(yīng)商時(shí)應(yīng)該嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，可以考慮以下幾方面的內(nèi)容：

考察供應(yīng)商硬件、軟件；考察供應(yīng)商是否通過(guò)ISO9000系列的質(zhì)量認(rèn)證或其他一些企業(yè)要求的質(zhì)量認(rèn)證，質(zhì)量控制措施如何；考察該供應(yīng)商是否為其它廠商供貨，是否將要采購(gòu)的物資類似等。

3．2 價(jià)格。物美價(jià)廉的商品是每個(gè)企業(yè)都想獲得的，雖然價(jià)格并不是最重要的，但是價(jià)格的高低是選擇供應(yīng)商的一個(gè)重要指標(biāo)。以往一提到提高物資供應(yīng)經(jīng)濟(jì)效益，往往單純地考慮進(jìn)價(jià)如何降低，質(zhì)量如何提高，似乎成本只能往下降，而功能只能往上升。我認(rèn)為應(yīng)該綜合考慮兩個(gè)因素即價(jià)格、功能的比值，如果功能有所提高，允許成本相應(yīng)增加，而功能有所降低，其降低率低于成本降低率時(shí)，其經(jīng)濟(jì)效益仍然是提高的。所以在判定價(jià)格時(shí)，要判斷其價(jià)格性能比，而不是單純地考慮價(jià)格的高低。

3．3 服務(wù)。選擇供應(yīng)商時(shí)，服務(wù)也是一個(gè)很重要的考慮因素，例如更換殘次品、指導(dǎo)設(shè)備使用、修理設(shè)備等。類似這樣的一些服務(wù)在采購(gòu)某些物資時(shí)可能會(huì)在選擇過(guò)程中正起到關(guān)鍵作用。

3．4 位置。供應(yīng)商所處的位置對(duì)送貨時(shí)間、運(yùn)輸成本、緊急定貨的回應(yīng)時(shí)間都有影響，當(dāng)?shù)刭?gòu)買有助于發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟(jì)。

3．5 供應(yīng)商存貨政策。如果供應(yīng)商的存貨政策要求自己隨時(shí)持有備件存貨，擁有安全庫(kù)存則將有助于突發(fā)故障的解決。

3．6 柔性。愿意并且能夠回應(yīng)需求改變，接受設(shè)計(jì)變更等的供應(yīng)商應(yīng)給予重點(diǎn)考慮。

4 采購(gòu)合同管理

選擇供應(yīng)商之后接下的工作就是同供應(yīng)商簽訂正式的采購(gòu)合同。合同管理應(yīng)由采購(gòu)管理專職人員操作，主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

4．1 計(jì)劃審查。審查采購(gòu)計(jì)劃是否在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)化為合同。

4．2 合同審批。審查合同號(hào)、數(shù)量、計(jì)量單位、單價(jià)、發(fā)運(yùn)目的地、供應(yīng)商、到貨日期等。

4．3 合同跟蹤。檢查采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，對(duì)未按期到貨的合同研究對(duì)策，加強(qiáng)監(jiān)督。

4．4 缺料預(yù)測(cè)與計(jì)劃人員一起操作。根據(jù)生產(chǎn)需求的情況，推測(cè)可能產(chǎn)生缺料的供應(yīng)合同，研究對(duì)策。

4．5 根據(jù)實(shí)際情況，妥善處理合同的變更、合同提前終止、合同糾紛等。

5 采購(gòu)績(jī)效與評(píng)估

從管理角度講，任何一種工作都應(yīng)遵循PDCA（計(jì)劃-實(shí)施-檢查-總結(jié)）的過(guò)程，采購(gòu)也不例外。作為企業(yè)，制定了采購(gòu)方針、戰(zhàn)略、目標(biāo)、及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的行動(dòng)計(jì)劃后，在計(jì)劃實(shí)施時(shí)還需有相應(yīng)的績(jī)效指標(biāo)，用于對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行檢查控制，并在一定的階段對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，在此基礎(chǔ)上再提出下一階段的行動(dòng)目標(biāo)與計(jì)劃，如此循環(huán)往復(fù)，不斷改進(jìn)。而要對(duì)采購(gòu)過(guò)程有深入的了解，必須制定采購(gòu)績(jī)效或表現(xiàn)的衡量指標(biāo)，對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行考核。

5．1 價(jià)格與成本的指標(biāo)。采購(gòu)的價(jià)格與成本指標(biāo)包括參考性指標(biāo)和控制性指標(biāo)。參考性指標(biāo)主要有年度采購(gòu)總額、各采購(gòu)人員年度采購(gòu)額、年度人均采購(gòu)額、各供應(yīng)商年度采購(gòu)額、供應(yīng)商年度平均采購(gòu)額、各采購(gòu)物品年度采購(gòu)基價(jià)及年度平均采購(gòu)基價(jià)等。它們一般是作為計(jì)算采購(gòu)相關(guān)指標(biāo)的基礎(chǔ)，同時(shí)也是展示采購(gòu)規(guī)模、了解采購(gòu)人員及供應(yīng)商負(fù)荷的參考數(shù)據(jù)，是進(jìn)行采購(gòu)過(guò)程控制的依據(jù)和出發(fā)點(diǎn)。

5．2 質(zhì)量指標(biāo)。質(zhì)量指標(biāo)主要是指供應(yīng)物資質(zhì)量水平以及有為供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量表現(xiàn)，它包括供應(yīng)商質(zhì)量體系、物資質(zhì)量水平等到方面，主要有：物資質(zhì)量：包括批次質(zhì)量合格率、物資抽檢缺陷率、退貨率、對(duì)供應(yīng)商投訴率、及處理問(wèn)題的時(shí)間等；質(zhì)量體系：有通過(guò)ISO9000的供應(yīng)商比例、開(kāi)展專項(xiàng)質(zhì)量改進(jìn)的供應(yīng)商數(shù)目及比例等。

5．3 企劃指標(biāo)。是指供應(yīng)商在實(shí)現(xiàn)接收合同過(guò)程、交貨過(guò)程中的表現(xiàn)及其運(yùn)作水平。包括交貨期、交貨質(zhì)量可靠性以及采購(gòu)運(yùn)作的表現(xiàn)。

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