探討OA辦公自動化系統在中小型房地產企業中的應用

摘要：在高風險的房地產行業，中小型房地產企業應正確認識OA辦公自動化系統，根據企業規模和特點選擇合理的OA軟件，打造適合自己的智能化辦公平臺。

關鍵詞：OA辦公自動化系統；房地產；信息化

中圖分類號：F29文獻標識碼:A

2011年來，隨著國家宏觀經濟的嚴厲調控，各地不斷出現的流拍事件表明，房地產行業市場風險已經非常突出。如何通過提高管理水平和降低成本，已經成為房地產行業發展的必然趨勢，更是眾多中小房企在激烈市場競爭中站穩腳跟的制勝法寶，這離不開提高企業的信息自動化程度。其中，OA辦公自動化系統（又稱OA平臺），作為目前技術成熟、普及率高、成本低廉的信息平臺，能有效提高房地產企業的效率、降低成本、加快企業發展，從而提高產品質量，提升企業形象，提升企業競爭力，控制企業運營風險。

目前，在為數眾多的三四線小城市的中小房企中，仍有相當一部分企業除了委托網絡公司建立自己的網頁之外，連最基本的辦公信息平臺都沒有。還有一部分已經建立了OA平臺的企業，卻并未收到事半功倍，節省人力物力財力的目的，反而踏入信息化誤區，把OA平臺變成擺設，造成了不應有的浪費。那么在實際應用中，中小型房地產企業應該怎么認識和應用OA辦公自動化，有哪些需要注意的問題呢，下面將就此進行探討說明。

一、為何要使用OA辦公自動化系統

據調查，現在大多數中小房地產企業使用的組織結構仍然是部門職能制和工程項目制的混合結構。這種組織結構的缺點是要求嚴格執行剛性管理的規定，造成員工與上司、員工與員工之間的溝通存在等級障礙，員工的信息、意見和建議只能逐級匯報，不能越級；同時，由于各部門缺乏交流甚至為了各自小利益而相互掣肘，部門員工只對自己工作負責，不考慮整個流程的效率和公司大局，雖然個人業績好像很突出，卻使得公司或項目整體工作效率低下，影響其他部門或員工的工作熱情。所以，有必要對這種等級制度進行改革，而OA辦公自動化系統的出現，使得上下級別之間的溝通障礙大大降低，在平臺內部一線員工和老總之間也能互相直接溝通。或者通過日常日志的記錄，領導層可以通過日常日志、內部論壇以及各種信息匯總，及時發現員工的心理和工作動態，有針對性地進行關心釋疑溝通，使員工時刻感覺到公司的關注的陽光，忠誠度和歸屬感將大大提升。

再者，通過OA平臺，將使房地產開發企業的組織機構、工作流程進一步規范化，增加管理透明度，實現遠程管理，提高管理效率。在平臺內部，通過公開的規章制度和業務流程，使各部門對自己的職責、權限有明確界定，也使得每個工作人員對自己的職權范圍有了更清晰的認識。通過智能化的流程，使得各工作環節銜接緊密，上一步審批意見完成后立即可以傳到下一步，刪改記錄和審批意見保存完整，提高工作效率。

信息共享是OA平臺中一個很重要卻常常不被重視的功能。中小型房產企業在發展壯大過程中，人員的流動進出是不可避免。通過建立內部的信息平臺，各個項目部的經驗和技術、合作廠家等，可以即時總結共享。各項目部通過OA平臺共享的信息，迅速做出適合自己項目部的經營調整，準確及時地把握市場信息，避免相同問題的發生，也有利于降低項目部采購成本，提高管理效率。

二、OA辦公自動化系統的選擇問題

在實踐中，經常遇到的問題就是一些剛接觸OA平臺的老總，聽聞自動化辦公的種種好處，出于互相攀比的心理，非名牌不買，大手筆購買一套昂貴的軟件回來。安裝使用后，卻發現自己公司的日常業務頂多只能應用其中幾種功能，更多的功能被束之高閣，猶如買了最新的蘋果四代，卻只能用來打電話。還有的企業反其道行之，以只要擁有一套辦公軟件就可以的心態，選擇了質劣價低的低端版本軟件，甚至使用網上的免費版本，結果在使用中卻發現自己的個性業務無法實現升級，或者在使用一年半載后，網站倒閉，給自己造成了不應有的損失。

其實，只有軟件跟自己企業的管理理念、管理流程、管理方法融合，才能成為企業運營的潤滑劑和得力助手。一套精簡到不能升級換代，或者臃腫到眼花繚亂華而不實的軟件系統，反而會成為小型房產企業快速發展的攔馬索，增加了無謂的開支不說，還滯礙了企業的正常運行。房地產行業具有自己的特殊性，它所涉及的項目管理、成本核算及工作流程與其它行業都不盡相同。所以房地產企業在在購買正版系統時，應該與軟件商溝通，將自己的企業文化、企業經營方式和發展愿景結合起來，打造屬于自己企業的辦公平臺，避免后期的各種遺憾。

三、OA辦公自動化系統的內部建設問題

由于我國國情現狀，房地產行業在早期是一個相對高利潤的行業，管理規范化、科學化的迫切程度比起一些高科技工廠要差很多。特別是很多小型房地產企業一把手對信息化平臺的建設不是非常重視，或者片面認為只要軟件買到手，硬件安裝到位，就萬事大吉。其實，要在企業內部推廣自動化辦公系統，不僅需要員工的努力，更需要企業領導層的大力支持。在平臺應用前期，需要各個業務部門提出自己的業務要求和規章流程，需要一把手指定專門負責人對各部門進行協調調研。只有企業各部門積極配合，才能確保流程順暢、表格正確、業務順利，才能確保系統開發應用的符合本公司的實際要求。

房地產業的管理軟件包括財務、銷售、OA、項目管理等多個種類，所以企業負責人必須清醒認識到固定單一軟件的優勢和不足。不能認為OA平臺軟件是萬能的，有了自動辦公系統就立刻幾倍地提高工作效率，短期產生巨大利潤，將公司所有業務全部囊括；也不能把辦公平臺片面認為僅僅是企業升級、搞面子工程之類的可有可無的東西，隨便安排一個文員全盤管理，導致設施閑置、系統空閑。合理的方法是老總至少安排一名副總級別領導負責，指派經過培訓的專業負責人，對辦公平臺進行運行維護。同時要求維護負責人要眼界開闊，有建筑開發、計算機、管理等各領域的專業知識。在平臺建設維護中，不求平臺專業負責人的知識研究有多深，只需要他能解決日常運行中出現的普通問題，判斷問題的嚴重性和掌握全面的軟件應用。

四、搭建OA自動化平臺的方式

對中小房地產企業來說，公司能上網的就業人員一般在200人以下，最常見的在幾十人左右，建議優先選用B/S模式搭建。當然，技術實現只是解決方案的一部分，用戶要根據公司未來業務發展目標做出適合自己的選擇，而不能被一些僅擁有一種技術模式的軟件供應商所誤導。

在實際調查中，發現相當一部分小型房地產企業在服務器管理方面缺少專業人才。為了降低成本，甚至有的企業把財務出納電腦當作服務器使用，而軟件公司為了能賣出軟件，也默許這種不負責任的行為，這樣的危害是可想而知的。服務器電腦作為日常辦公電腦來持續使用，在U盤復制、上網瀏覽、郵件收發等方面，經常由于人為原因中毒或木馬，不得已重新裝機，甚至數據庫被破壞，造成重大損失。另外，當服務器作為內部局域網電腦連接，加以端口映射方式使用后，也容易受到內部局域網病毒的攻擊感染。在此推薦中小型房企按如下方式進行架構：服務器單獨使用一根普通電話線連接網絡，公司內部局域網使用光纖寬帶上網保證速度。當公司內部局域網受到破壞時，保證服務器不受影響，也避免遭受內部人員的非善意攻擊。

總之，信息化已經成為現代房地產行業發展中必不可少的輔助手段，而其中的OA辦公自動化系統是最適合中小型房產企業優先選用的辦公平臺。在建設和使用OA平臺過程中，要秉著\"專業、適用、易用\"的原則，打造適合企業自身的智能化網上辦公系統，讓企業管理更上一層樓。

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