淺談學(xué)院辦公室管理

摘要：學(xué)院辦公室有其重要的作用，對(duì)其管理的好與壞，運(yùn)轉(zhuǎn)的如何，直接或間接的影響整個(gè)學(xué)院的日常工作。本文結(jié)合辦公室工作，對(duì)學(xué)院辦公室管理工作效能的措施進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：學(xué)院辦公室 科學(xué)管理 措施

學(xué)院辦公室在學(xué)院的組織體系中占有重要位置，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的重要功能，承擔(dān)著參謀助手、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)等重要職能，是展示學(xué)院管理水平和精神風(fēng)貌的重要窗口，是學(xué)院管理的中樞神經(jīng)。在新的形勢(shì)下，如何提高學(xué)院辦公室工作水平，使高效、更好地發(fā)揮其職能作用，都具有重要的意義。

一、學(xué)院辦公室的工作

辦公室工作管理科學(xué)化程度的高低，直接關(guān)系到全院工作水平和層次的高低。

（一）學(xué)院辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的好參謀

辦公室人員要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，充分了解情況，及時(shí)準(zhǔn)確地提供決策所需的數(shù)字和資料，抓住機(jī)會(huì)巧妙提醒，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。要把工作想在前面，全身心的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各項(xiàng)工作，并在這一過(guò)程中，學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)，善于總結(jié)，不斷提高自身水平，在完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)的同時(shí)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作決策，成為領(lǐng)導(dǎo)倚重的智囊。

（二）學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合部門

學(xué)院辦公室是一個(gè)綜合部門，負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)、秘書(shū)、辦文、車輛、接待、檔案、信訪等工作，承擔(dān)者辦理、溝通、協(xié)調(diào)、聯(lián)系等諸多事務(wù)。貫徹執(zhí)行學(xué)院和有關(guān)部門的文件、決定，發(fā)揮承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)關(guān)系等功能，負(fù)責(zé)處理學(xué)院的日常工作，其每一項(xiàng)工作都與全局有著密切的聯(lián)系，既要直接協(xié)調(diào)方方面面，把工作落到實(shí)處，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作、化解矛盾。

（三）學(xué)院辦公室是提供后勤保障服務(wù)部門

為學(xué)院當(dāng)好總管，為師生員工服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為學(xué)院的各部門服務(wù)，千頭萬(wàn)緒，要正確處理好發(fā)展與社會(huì)需要，與師生利益、與資源整合、與和諧穩(wěn)定等各方面的關(guān)系，促進(jìn)學(xué)院建設(shè)和其他各項(xiàng)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、做好學(xué)院辦公室工作的措施

學(xué)院辦公室是學(xué)院的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，管理實(shí)施各項(xiàng)工作；在學(xué)院管理中起著中樞的作用。

（一）管理以人為本，提高工作積極性

管理以人為本是指在學(xué)院辦公室管理活動(dòng)中，充分發(fā)揮職工的工作積極性和創(chuàng)造性，達(dá)到學(xué)院辦公室工作效率等目的。在平時(shí)的辦公室會(huì)議中，注意加強(qiáng)交流工作人員的思想，及時(shí)解決工作中的矛盾，提出工作中的不足，促進(jìn)各院系人員之間協(xié)調(diào)統(tǒng)一，創(chuàng)造一個(gè)和諧的工作環(huán)境。經(jīng)常與辦公室人員談話，了解其工作心態(tài)，特別要注意其心理的“疙瘩”，盡早地解決心理的不愉快，調(diào)節(jié)其工作的心態(tài)，形成良好的團(tuán)隊(duì)，達(dá)到最佳的工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）加強(qiáng)績(jī)效考核，完善工作制度

學(xué)院辦公室工作制度化規(guī)范化是提高辦公室工作水平的保障。作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐，承擔(dān)的工作雜事多，小事多，需要處理大量的事務(wù)性工作，千頭萬(wàn)緒。只有完善學(xué)院辦公室工作制度，嚴(yán)格執(zhí)行辦公室有關(guān)日常管理的各項(xiàng)制度與規(guī)范，對(duì)辦公室工作中會(huì)遇到一些突發(fā)事情或制度未明確的工作建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理機(jī)制，加強(qiáng)績(jī)效考核，才能提高工作效率和管理水平，才能工作的忙而不亂，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，為年輕人提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和晉升渠道，提高員工積極性，確保學(xué)院辦公室各項(xiàng)工作順利完成。

（三）提高學(xué)院辦公室人員素質(zhì)及工作能力

學(xué)院辦公室人員要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，善于抓大事，謀全局，創(chuàng)造性地為決策層獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，因此其人員素質(zhì)及工作能力決定著學(xué)院辦公室工作效率和質(zhì)量。只有提高學(xué)院辦公室人員素質(zhì)及工作能力，打造一支高效履職的隊(duì)伍，才能切實(shí)提高學(xué)院辦公室工作效率和質(zhì)量。完善外出學(xué)習(xí)工作制度，借交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，開(kāi)拓學(xué)院辦公室工作人員的視野，增強(qiáng)其服務(wù)工作能力，實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室自身的協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

（四）采用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高學(xué)院辦公室的效率

學(xué)院辦公室是工作面涉及很廣的部門，信息量非常大，它的工作內(nèi)容涉及學(xué)院的全部工作，是學(xué)院信息的“匯總地”。學(xué)院辦公室日常工作要辦公自動(dòng)化、信息化，應(yīng)用辦公軟件實(shí)現(xiàn)靈活運(yùn)用系統(tǒng)工程、決策科學(xué)、行政管理等現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，向事務(wù)處理信息化、咨詢決策智能化、指揮調(diào)控現(xiàn)代化，從而提高學(xué)院辦公室的工作效率。收發(fā)文件并監(jiān)督實(shí)施是學(xué)院辦公室最重要的工作。學(xué)院檔案管理和材料積累是越來(lái)越多，利用好現(xiàn)成的電子文檔格式是檔案管理和材料積累應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)做好分類管理，是檔案工作現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，可以利用現(xiàn)代化的電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化的通信技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息縮微化，并且提高檔案的保護(hù)水平等。

（五）勤于調(diào)研，創(chuàng)新觀念

對(duì)教師、學(xué)生提出的一些有關(guān)切身利益的事情要及時(shí)妥善的處理解決，對(duì)一些超出辦公室的責(zé)權(quán)范圍內(nèi)的，或是難于決斷的事情要及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并同當(dāng)事人解釋。對(duì)工作中重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題加強(qiáng)調(diào)研，積極主動(dòng)進(jìn)行調(diào)研、收集信息，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要對(duì)信息進(jìn)行篩選、深縮，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、真實(shí)地將信息傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策；在工作中盡可能想領(lǐng)導(dǎo)之所想，參領(lǐng)導(dǎo)之所需，謀領(lǐng)導(dǎo)之所求，做到謀在點(diǎn)子上，參在要害處。

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