部分機要秘書角色錯位的因素分析

摘要：近段時間，構成秘書的工作者的隊伍有了許許多多的變化，秘書這個群體在人們的眼中變得越來越復雜。從國營單位到個體私營，從黨政機關到企業，從高層到基層，秘書人員的身影無處不在。在社會生活中秘書工作及秘書人員的重要性變得越來越顯。一部分是秘書人員對自我角色定位的失衡是造成這一現象的主要原因。秘書角色錯位的原因變得越來越受人們的關注和重視。本文對部分機要秘書角色錯位的原因進行了一些分析并提出了一些建議與方法。

關鍵詞：行為準則 多重性 秘書職責

一、部分機要秘書的現狀及角色錯位的表現

經過特定的選拔和任用程序而獲得秘書從業者的社會地位和身份，并以秘書職業特定的行為模式從事職業活動的人員是機要秘書的定義。機要秘書人員的角色錯位現象，主要是在工作中機要秘書對自己的位置沒有找準或找到，從而導致違背有關道德規范和秘書職業準則的現象出現。

首先，在領導面前的行為失去了平常的行為準則。一是與領導稱兄道弟，扮演“親密者”；二是看不起領導，扮演“自負者”；三是扮演不能很好地處理工作問題的“無能者”；四是不服管理、頂撞領導，扮演“對抗者”；五是對領導阿諛奉承，扮演“獻媚者”。

其次，在別的部門同事面前失去了平常的行為準則。一是隨意干涉其他部門的工作，扮演“全知全能者”；二是傳播“內部消息”，無視保密紀律，扮演“消息靈通人士”；三是代替領導發號施令，盛氣凌人，扮演“二首長”。

還有就是，在人民群眾面前失去了平常的行為準則。一是輕易對他人做出承諾，使得工作陷入困境，扮演“權威者”；二是不會解決矛盾卻常常激化矛盾，扮演“救世主”；三是居高臨下，越權亂政，扮演“大領導”。

二、部分機要秘書角色錯位原因分析

主要有內外兩個方面的原因造成了機要秘書人員角色錯位。內因的影響主要體現在兩個方面：一是秘書角色的內涵與意義不為秘書人員所充分認知，他們的主要表現有把握不準、理解不深、認識膚淺等。就以上的角色錯位的表現來分析，產生這樣的原因主要是因為對自己所從事的職業的內在要求，秘書人員不能夠充分深刻地理解，不能正確地理解秘書與領導的關系。二是秘書人員把握不當和不全面的認識秘書的職責。機要秘書人員必須清楚的記住和牢牢地把握住“ 秘書是領導的助手”這一點。對這一點把握不準確，是引起上述秘書角色錯位的重要原因。秘書人員欠缺履行秘書職責的技能常常會表現出“成事不足，敗事有余”等現象，在工作中是一個不折不扣的“搗亂者”。

拿外因來說， 一方面是多重性這一秘書角色的特點。“秘書應當是主管人員的一位特殊的助手：他掌握辦公室工作的技能，能在沒有上司過問的情況下，表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權力范圍內做出決定。” 是“國際秘書聯合會”對于秘書的定義。我們可以看出，秘書是根據自己的責任感，提供全方位服務給領導的助手。另一方面，伴生性也是秘書角色的一大特點。領導是機要秘書存在的前提，但秘書也是領導不可或缺的，兩者是彼此依存、相輔相成的伴生關系。這種特征，使得領導與秘書關系緊密成為必然。同時，因為領導始終占據主導地位，所以秘書在工作和生活中也會深深的受著領導的影響。有時秘書會模仿領導的一些動作和行為，就像小孩模仿大人的行為一樣。這種模仿可能是是無意識的，也可能有意識的。但無論怎么樣，在秘書正確扮演自己的角色時這種模仿行為都會給他帶來巨大的影響。

三、部分機要秘書角色錯位的一些解決方案與建議

防止秘書人員的角色錯位應該采取一些什么手段呢？第一，對秘書角色的理解、認識和領悟要進行加強，自覺培養正確的角色意識。為此，深入了解服務對象對秘書工作的期望和要求，以及各職能部門、人民群眾和領導對秘書行為的要求，就成了機要秘書人員的必修課。所以機要秘書人員在與各部門人員打交道時應盡量做到，扮演好秘書角色，成為領導的得力助手，否則做事情處理問題總是事倍功半，陷入“孤家寡人”的境地。而人民群眾對機要秘書的角色期望就是，他們能夠有耐心、和藹、樂于助人并容易溝通。所以，一些耐心、善心、熱心的機要秘書，總是能夠得到人民群眾的認可和支持。第二，機要秘書人員要學會轉變自己的角色。因為他們在工作中常常要扮演多種角色，不能夠僅僅局限于一種。想要能適應不同的工作需求，就必須要根據不同的情況和環境，隨時轉換和調整自身角色。第三，機要秘書要在實踐活動中，提高對秘書角色的把握能力。機要秘書人員只有根據秘書角色的要求，在角色活動的實踐中努力加強自我修養與鍛煉，不斷提高自身素質和能力，才能盡快進入角色，更好地扮演角色，最終成為一名優秀的秘書。

四、總結

當今社會機要秘書的重要性越發體現出來。將秘書工作的性質充分、正確認識已經成為必然。只有擺正秘書工作與領導工作、領導與秘書的關系。也能夠充分的幫助領導開展工作。工作中主動與被動的關系需要正確把握，不能夠出現差錯。 充分發揮創造性與主動性，要及時發現新問題，請領導考慮；還要鉆研業務、勇于改革創新、開動腦筋、以提高工作效率。現在的機要秘書盡管在生活、工作中會出現一些角色錯位的現象，但只要秘書能適時地調整、正確地對待、及時地發現，這些都會變成促進秘書工作長足發展的動力。

參考文獻：

[1]王金.秘書人員角色錯位現淺析[J].秘書之友，2005.6