淺析檔案信息資源的合理開發

摘要：從檔案管理的發展歷程來看，檔案管理是逐步由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展著的。本文根據檔案信息資源對經濟社會發展的作用，對檔案資源的合理開發進行了詳細的論述。

關鍵詞：檔案信息 管理 合理開發

一、積極推進人事檔案管理的信息化建設

積極完善人事檔案的現代化管理，作為試點先后采用了兩個版本的國家質檢總局開發的干部人事信息系統，引進江蘇省委組織部研制的人事檔案管理系統進行檔案管理。目前所有人員均擁有一份“電子檔案”。同時堅持做好信息庫的日常維護，定期修改、錄入人員信息變化情況，確保人員信息的實時更新和準確無誤，使人事檔案工作實現了信息化管理。著力加強人事檔案的基礎性管理 為了提高人事檔案工作的科學化水平，提高人事檔案內在質量，經常組織檔案管理、整理人員學習干部人事檔案管理的有關規定和文件，邀請專家給予指導，對出現的疑難問題，主動向地方組織部門請教。在平時工作中對照國家質檢總局《檢驗檢疫系統干部人事檔案目標管理檢查驗收細則》的要求，圍繞“全、細、好、嚴”四個字，重點做好檔案的收集、整理、裝訂和歸檔，取得明顯成效。

二、檔案信息資源開發利用存在的問題與成因

盡管開發檔案信息資源的重要性得到了普遍認可，但我國目前在檔案信息資源開發利用方面仍然存在著不可忽視的問題，主要表現在：

1.基礎工作薄弱，影響了檔案信息資源的質量。（1）檔案館服務功能不完善。檔案現代化管理水平低，服務設施設備簡陋，保管條件惡劣，加上主動宣傳不夠，社會認知程度不高，檔案館自然難以成為社會利用檔案資料的中心。（2）館藏檔案結構單一。據有關資料介紹，現在許多檔案館館藏結構單調，門類不全，文書檔案所占比例偏大，科技、專業、聲像檔案所占比例偏小；建國后建立的檔案占大多數，歷史檔案數量較少。這樣的館藏結構，使檔案內容相對貧乏，對利用者缺乏吸引力，開發利用的范圍變窄。（3）檔案特色不明顯。與當前中心任務相關的科學技術、經濟建設方面的檔案資料欠缺，反映地方歷史、文化、風土人情的檔案資料稀少，致使服務缺乏針對性。（4）案卷質量不高。長期以來，檔案利用服務以提供原件為主，本身就損壞了檔案。檔案庫房達不到“九防”標準，檔案受潮霉變、蟲蛀損壞等現象在所難免，嚴重威脅著檔案資料的安全。

2.利用工作水平低下，制約了檔案信息資源價值的發揮。（1）提供利用方式單調。現有的服務方式落后，提供檔案信息的手段被動，按時開館、等客上門等陳舊的利用方法，限制了利用者接觸并獲取利用檔案信息的時間和空間，挫傷了利用者主動利用檔案信息的積極性。（2）檔案利用率下降。有些檔案館對館藏檔案資料宣傳不夠，人們不了解檔案館究竟保存了哪些方面的檔案，致使相當一部分接收的檔案至今無人問津，其結果必然導致檔案館門庭冷落，檔案資源閑置浪費，當然也就創造不出更多更好的效益。

三、檔案信息資源的合理開發

鑒于檔案信息資源開發利用面臨的種種困難，我們不能怨天尤人，更不能坐以待斃，而要正視現實，積極進取，采取有力措施，徹底加以解決。

（一）更新思想觀念，確立檔案信息資源開發利用工作的地位。檔案信息資源開發利用是檔案工作的最終目的，是檔案工作其他環節的落腳點。

（二）加強基礎建設，努力提高檔案管理水平。一要抓館庫建設。檔案館基礎設施的建設和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質基礎。各級檔案部門要加強對檔案信息資源開發利用工作的組織協調、統籌規劃和監督管理，制定檔案信息資源開發利用的計劃，爭取將其納入各級地方政府信息化規劃之中。進一步推進檔案資源建設，提高對檔案基礎業務建設重要性和緊迫性的認識，不斷豐富館藏，優化結構，更好地為黨和政府的中心工作服務，為人民群眾服務。

（三）建立檔案信息資源利用制度，健全檔案信息資源服務體系。為提高檔案信息資源利用率，應適時建立檔案信息利用制度。檔案部門要加強檔案接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化并富有特色的檔案信息資源服務體系。

（四）搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源開發利用創造良好的社會環境。檔案部門在宣傳《檔案法》等法律、法規的同時，還應采取靈活多樣的形式，廣泛開展檔案信息系列宣傳活動。首先，要開展有關檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道什么是檔案，檔案有何用處，從而激發人們利用檔案的熱情，引導更多的人利用檔案。其次，要開展有關檔案利用程序的宣傳，讓社會知道如何利用檔案，利用檔案的益處，從而引導人們用好、用活檔案。再次，要開展檔案開放目錄的宣傳，使人們了解館藏檔案信息的具體內容，從而引導人們有針對性的利用檔案。