開放和實用的人事檔案管理改革探討

摘要：隨著我國市場經濟的不斷深入發展，人事檔案對社會發展大有裨益，隨著流動人員大量增加，傳統的人事檔案管理工作出現了較多問題，導致檔案信息可用性低，因此，人事檔案功能需要加強，以“開放”和“實用”為人事檔案改革的基本思路，當針對目前人事檔案功能弱化等現象，采用社會化開放式管理模式，減少主觀內容，增強客觀說服力。

關鍵詞：檔案信息 社會化 開放式 人事檔案

一、人事檔案概述與管理現狀

人事檔案是各種檔案類型中與我們關系最為密切的一種，在人事檔案管理的各個環節中，需要適時適當地進行前端控制。人事檔案管理方面的材料比較豐富，關于人事檔案管理體制改革問題，出現了大量的論著。對人事檔案也有概念的介紹，其內涵為由國家機構或社會組織在人事活動中形成，真實反映一個人的客觀面貌，以個人為單位收集保存，記述個人的經歷表現、德才能績等方面內容，載體有文字、表格、聲音、圖像等多種形式，是處理完畢的有保存價值的材料。

當前，人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，人事檔案與社會管理職能的分離已經越來越明顯，時一些新的功能也將會被更多人認識，“棄檔”現象增多，“棄檔”已成為普遍現象。“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對于有關記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問，隨意拋棄檔案在若干年前是不可思議的，但現在“棄檔”現象的出現是一個警鐘，也是一個契機，這一自然界的競爭機制在人類社會中同樣存在；個人攜帶檔案，隨著流動人員的日益增多，人事檔案的轉遞也日趨頻繁，容易造成檔案的丟失和損壞，或者造成了檔案中一段時間的空白；“三齡一歷”內容失真與檔案造假，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性，檔案造假的現象不僅存在于干部檔案中，給人事工作帶來諸多麻煩，也存在于企事業單位人員和社會流動人員中。檔案造假的現象，大多數情況是為了自身利益的需要而故意填寫的；抽自扣檔和建檔，擅自建檔的情況在很多企業事業單位也屢見不鮮，管理觀念仍比較落后，人事檔案是不能重建的。

二、人事檔案管理出現問題的原因和影響

人事檔案出現的各種問題，其原因是多方面的、深層次的，是全社會共同要面對的問題。

1.內因和外因

內因。收集和鑒定工作不到位，導致檔案信息可用性低，內容缺乏實用性和真實性。嚴肅性降低，間接地導致了棄檔、造假檔等現象，才使得眾多假檔案魚目混珠。人事檔案管理“分散多頭”，不規范的管理是與現代社會主義市場經濟發展不相符，其主要表現在兩個方面：一是保管分散。二是隸屬混亂。它嚴重阻礙了我國人事檔案工作的開展。加上一些單位和個人對人事檔案的認識不足，它影響了人事檔案的真實性和權威性。管理費用過高，標準大約在每人每月15一20元之間，對于還沒有找到正式工作、還不能掙取生活費用的人來說是一種負擔，不愿交納： 造成大量人事檔案被篡改、流散，歸根結底，還是人事檔案的作用不夠強大。

外因。社會人事檔案意識淡薄，社會整體意識上的欠缺是非常嚴重，整體檔案意識的淡薄，間接促成了檔案弱化的趨勢；檔案法律法規不健全、可執行性差，忽視了人事檔案的權威性，法律法規的管理調節范圍卻難以涵蓋到所有的人事檔案工作情況，導致在實際執行過程中，一些問題的解決得不到法律的支撐。監管機制效果不好，對于檔案中出現的人為或客觀錯誤監督不夠有效，與現實中的問題存在矛盾，對于人事檔案管理測評工作的體系不夠完善，凸顯了檔案法規制定方面的不足，還需要加大建設力度。

2.人事檔案功能搖要加強

人事檔案是一個人經歷的有效記載，也是人事部門為個人提供相關人事服務的依據，因此，在現代社會條件下，人事檔案對個人權益的保障作用仍是不可取代的。人事檔案是全面地考察人才、選賢舉能、知人善任的重要依據，社會上的每個人都應當把眼光放長遠。

應當針對目前人事檔案功能弱化及其引發的一系列不正常現象采取合理的改革措施，如果人事檔案完全消失，個人之間會失去了社會凝聚力，因此，對自己的檔案不管不問或忽視其權威性的人，只能在需要用到檔案的時候追悔莫及，我們必須讓人事檔案工作擺脫封閉，走向大眾。

三、人事檔案改革與創新的設想

人事檔案雖小，但關系到社會各層面人才和千百萬勞動者的切身利益，人事檔案是我們平時最為熟悉的專門檔案，針對當今我國人事檔案管理的狀況，它的作用是為選人、育人、用人、留人服務，走“開放”和“實用”的道路是取得人事檔案改革成功的途徑。

開放的思路，是針對過去相對封閉的人事檔案管理模式，開放可以涉及到很多內容，總的說來，是指建立開放的管理模式和人事檔案管理者開放的思想意識，分為對個人開放和對社會開放兩個方面。建立和管理都是為本人服務的實體，“以人為本”，要本著開放的思路進行改革，樹立人事檔案應當為社會服務的觀念，適合于目前市場經濟體制下流動人口增多的現實情況，以及開放的管理模式等等；實用的思路，簡單來說就是指人事檔案本身應當起到切實的作用，人事檔案要對個人實用，就必須擁有生動豐富、符合時代的內容，對社會實用，這一點涉及到人事檔案管理體制以及人事檔案與社會其他行業之間的聯系問題，在人事檔案管理改革的過程中，能夠充分利用檔案作為證明，真實可靠。以把“實用”作為改革的目標，將更有利于社會對人才調配和使用，強化對個人、對社會的服務功能，原則性和靈活性并重。

隨著歷史時期的變換，個人的角色轉換為“計劃人”，人事檔案應當及時順應人在社會角色中的變化，轉變管理理念，是提高人事檔案社會效能，樹立“權變”的管理思想，具體內涵包括三個方面：審時度勢、具體問題具體分析和合理化檔案管理屬于管理活動的一個部分，也應當充分樹立“權變”的管理思想，在人事檔案的管理實踐中，管理者不能形成教條、僵化、一刀切的思想，采取實事求是、審時度勢、具體問題具體分析的管理方式。審時度勢，根據形勢調整管理方式，在人事制度改革方面要引入競爭機制，與我國的時代發展特點和人事制度改革結合起來同步發展，完善公務員制度，建立一支高素質的國家行政管理隊伍；因人、因時、因地而異，做到具體問題具體分析，在市場經濟不斷發展的今天，對待不同情況的流動人員人事檔案，應當根據實際具體分析；以合理化為最終目標，實現檔案管理現代化。人事檔案的信息服務功能應強化。進入新的世紀，人事檔案的終極目的是利用，而不是保存，正確對待人事檔案的保密性，建立新的人事檔案材料收集機制勢在必行；人事檔案的管理也應當適應新情勢，尊重人才流動，建立服務觀念，主動為領導和用人單位參考利用提供服務；人事檔案應當有一定透明度，。人事檔案作為當事人個人經歷和德才能績情況的客觀歷史記錄，理應對其公開、透明，每個人都擁有個人信息權，也就是有權利知曉自己的檔案內容狀況和保管狀況。雙方審核檔案內容是提高人事檔案透明度的方法之一，人事檔案部門應該積極探索增加人事檔案透明度的方法，雙方審核可以使人事檔案得到組織、人事部門認可和當事人的認可。

方式改革。人事檔案社會化開放式管理模式，包括人事檔案文件寄存中心、人事事務所、人才交流中心等社會第三方機構，人事檔案文件寄存中心的設立是建立人事檔案社會化開放式管理模式的重要組成部分；應當建立一個集中的人事檔案保管機構，確保人事檔案質量、保護人事檔案信息安全；“有限知情權”與“雙向審核”制度，公民有權知悉其檔案中內容是否真實可靠，將個人檔案適時適度地向本人公開。“有限知情權”即有條件地向當事人公開其人事檔案的內容信息，而不是和盤托出，可以對當事人開放，使其找到自身缺點和不足，及時改正。“雙向審核”制度是維護當事人“有限知情權”的自然延伸，在開放、實用思路指導下的人事檔案管理工作，要求人事檔案不僅要具有靜態價值，還要具有動態價值。建立身份追蹤系統，身份追蹤系統的工作對象大部分是流動人員，為了使人事檔案具有最新的信息內容，檔案內容應當及時準確地隨之更新，人事檔案部門應當盡快建立和完善身份追蹤系統。身份追蹤的目的應當及時對失去價值的靜態材料進行鑒定，以提高人事檔案的利用價值；實現人事檔案信息網絡化管理，人事檔案網絡化的前提，是實現人事檔案的電子化，可以資源共享，加快檔案開放的步伐，充分利用網絡的優勢，實行人事檔案信息資源異地共享，人事檔案管理人員的綜合素質也要與時俱進。建立多層面考核制度，包括主管部門定期考核制度、中介機構測評制度、個人監督制度。市場導向的管理策略。要有健全完善的法制體系確保人事檔案工作的規范化、制度化、科學化，使人事檔案行政部門勇于執法，善于執法，通過各種手段向社會提供服務，確保人事檔案工作有條不紊地向前發展。人事檔案工作要贏得全社會的重視，變被動為主動，適應市場經濟發展，積極參與一些與人事檔案相關的社會熱點項目，完善各種日常管理制度、規范，必須始終堅持與時俱進，不斷改革創新管理方式、方法，使檔案的整理更加科學全面，不斷開拓人事檔案開放、實用的新局面。

內容改革。強調“個性化”與“辨識度”，要求人事檔案中有更多關于個性特征的記錄，增加反映人員個性內容的文檔記錄材料是十分必要的，必須針對不同對象和需要，結合實際所需在檔案材料上有所側重，從而為人事檔案發揮作用提供基本條件，成為用人單位廣納群賢的參考；減少主觀內容，擯除冗余內容，能更加完全地考察一個人，遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則，相關決策機構應當審時度勢，規定新的歸檔范圍，更加適應現代人事工作的需要；擴充新內容，業務表現材料著重記錄一個人在工作上的成績，提升人事檔案價值的有效途徑，更重要的是帶動整個社會誠信氛圍的營造。繳納養老金、公積金、各項保險金和簽訂合同的記錄都可以納入檔案，使之更好地為人事工作服務。增強公民的檔案意識，富市場經濟下個人信用檔案體系，走“開放”和“實用”的道路，逐漸把它完善成一個重要的部分，顯示它的價值，是我國人事檔案工作改進的一個重要途徑。做到開放對象范圈較大，開放內容限制嚴格，人事檔案內容精煉商效，借鑒國外經驗提高社會檔案意識。

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