探析如何加快檔案工作信息自動化進程

摘要：如何加快數(shù)字化檔案館的建設一時成為各級檔案部門普遍關注的熱門話題。數(shù)字檔案館是數(shù)字信息時代檔案傳遞和利用的新途徑。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著極大的優(yōu)越性，然而它也存在著不少缺陷。本文分析了當前建設數(shù)字檔案館的特點及如何開展建設工作。

關鍵詞：檔案 信息化 工作方法

一、加快檔案工作信息自動化進程是檔案發(fā)展需求

1.人們的檔案意識越來越強的需求。建設數(shù)字檔案館需要做的工作很多。我們覺得，各項工作不可能齊頭并進，必須抓住一點，集中突破，以此帶動各項工作整體推進。館藏案卷目錄錄入是基礎性工作，也是需要近期攻克的難點。為此，我們把錄入作為首要任務，采取分階段集中錄入的辦法，將錄入任務層層分解到個人，限定時間完成，營造了扎實、積極、高效的工作氛圍。隨著社會的進步，人們的檔案利用意識越來越強，對檔案內容的要求也越來越多，要求提供利用的檔案，不僅是文書檔案，更需要科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實物檔案以及具有民族、地方特色的檔案等等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。隨著檔案貼近社會，貼近群眾，人們更需要檔案館提供有關政策性、法規(guī)性、公益性、服務性等與人民群眾關系密切，又能夠公開的現(xiàn)行文件。他們要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，這就給檔案部門和檔案工作者提出了更高的要求。

2.加強檔案資源建設的需求。一方面，隨著社會檔案意識的普及，經(jīng)濟核算、經(jīng)濟效益觀念的增強，許多非國有企業(yè)、社會團體、民間新經(jīng)濟組織乃至個人，都將十分珍視自己的檔案資料。他們或因規(guī)模小，不具備建立專門保管檔案的管理機構的條件，或因經(jīng)濟效益考慮，為了達到既省錢、省力，又能安全妥善管理檔案的目的，都希望國家綜合檔案館能為他們代管本屬于他們自己的檔案。另一方面，隨著現(xiàn)代化管理技術的廣泛運用，電子文件的大量產(chǎn)生，檔案館不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案。

3.提高檔案服務機制的需求。隨著計算機網(wǎng)絡的發(fā)展，檔案利用者希望能通過網(wǎng)絡查閱利用檔案資料，可少跑腿、少花錢、少抄寫，過去那些落后的服務方式必然淘汰。目前我縣檔案館未建館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，檢索還是通過案卷目錄途徑查找紙質檔案，工作人員憑經(jīng)驗查目錄、再找到庫房和檔案資料存放柜取得檔案利用；網(wǎng)站情況雖建立了檔案信息網(wǎng)站，但網(wǎng)站設置不夠科學全面，內容更新不及時，信息量不大，瀏覽受眾面不大；局內服務器，系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及其他第三方應用軟件都還不很完備，還遠遠不能適應數(shù)字檔案館建設的需要。針對以上問題，采用文字識別、存用分離、紙質、照片、聲頻、視頻檔案數(shù)字化加工、制作相應數(shù)據(jù)接口等手段，建立電子檔案及現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)對檔案文件級的管理和現(xiàn)行文件的在線接收。

二、全方位、多渠道籌集資金作為建設數(shù)字檔案館的首要任務

一是爭取財政撥一塊。多與市級分管領導溝通、匯報，積極提出意見建議，引起領導的關心和重視，獲取認可和支持，并在資金上給予傾斜。近幾年來，我們通過努力，積極爭取財政多次撥款，基本滿足了辦公需要。

二是拓寬服務領域創(chuàng)一塊。我們通過與物價部門協(xié)商，先后舉辦檔案專業(yè)技術干部培訓班、歸檔文件整理培訓班等，以收取培訓費的形式創(chuàng)收，補貼經(jīng)費不足。同時我們擴大有償服務的范圍，在文書立卷工作中聘請退休的老同志對立卷單位進行立卷、完善封面、打印目錄等一條龍服務，每卷按照一定的標準收取服務費用，既加快了立卷進度，又提高了案卷質量。另外，我們還在搞好各項服務的同時，尋求援助，取得了市直部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的無償資金援助，緩解了建設資金不足的壓力。

三是壓縮開支擠一塊。我們本著勤儉持家、節(jié)約開支辦事業(yè)的原則，對內的各項開支進行把關，嚴格審批程序，確保收支平衡。

三、加快實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化進程要注意的問題

1.要有保障信息化開展的專業(yè)隊伍，明確檔案信息用戶至上為根本的服務宗旨。這就要求專業(yè)人員的業(yè)務素質，在考慮和處理問題時，要處處以檔案用戶的使用方便為基礎，這與我們以前傳統(tǒng)的檔案自動化不同。數(shù)字化檔案館面向檔案信息用戶實現(xiàn)數(shù)字化，而不是單純面向檔案館工作人員的自動化。

2.要有開放友好的共享接口。數(shù)字化檔案已經(jīng)逐步溶入互聯(lián)網(wǎng)中，必定要突破單一的系統(tǒng)結構，與社會其他信息服務系統(tǒng)融合，走向開放的網(wǎng)絡化大系統(tǒng)。因此單一的數(shù)字化檔案館必須具有開放友好的共享接口，能隨時隨地與任何系統(tǒng)相互交互，實現(xiàn)無限的信息交流與共享。

3.注重提高檔案部門的地位。檔案工作在整個經(jīng)濟發(fā)展中有著重要的作用，我們充分利用這一優(yōu)勢，不斷擴大檔案工作的影響，開會、發(fā)文，主要以市委辦行文為主。對各級各部門的檔案檢查，也以市委辦的名義進行通報。這樣一來，既方便了我們開展工作，又使檔案工作越來越引起重視。

4.注重檔案信息安全，研究和制定安全解決方案、在物理層、系統(tǒng)層、應用層、管理層幾方面做好檔案安全管理工作；力求盡善盡美，使全員能夠以飽滿的熱情投入到工作中，促進了檔案信息化建設的跨越發(fā)展。注重多學科的綜合研究，在研究總結基礎上，不斷形成檔案信息化的新理論、新方法、新思路，推動檔案信息化向更高層次發(fā)展。