關于企業檔案管理的建議和思考

1.統一規范，建立檔案管理現代技術標準，加快相關法規的完善，保護知識產權、提高信息的可獲取性

檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。因為現代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區、一個系統、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，都要嚴格按照統一的標準進行規范整理。國家相繼出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規范，如《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-1995）、《CAD電子文件光盤存儲系統的一致性測試》（GB/T17679-1999）、《CAD電子文件管理》（GB/17825.1～10-1999）、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）、《公務電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T32-2005）等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關法律，進一步為檔案管理信息化提供法律依據。

2.提高企業檔案管理人員的素質

（1）具有較高的政治素質。提高檔案專業人員的政治素質，首先要認真學習馬克思列寧主義、毛澤東思想、學習鄧小平建設有中國特色社會主義理論與檔案工作實際結合起來，著力解決好世界觀、人生觀問題，為檔案事業的發展奠定堅實的思想論基礎。

（2）具有較高的職業道德素質。檔案專業人員必須具有較好的職業道德，要牢固樹立為利用者提供優質服務的宗旨，提高服務質量。檔案專業人員應尊重檔案、尊重歷史，堅持據實立檔，據實用檔；必須忠于職守，具有嚴格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。

（3）應具有較高的專業素質。必須具有扎實的專業理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現檔案工作由傳統的手工操作向現代化管理的轉變。

（4）應具有創新意識。創新是工作向前發展的直接推動力，知識經濟的來臨，我們要學習與創新同步，需要創造性學習，善于發現新事物，研究新問題、新辦法，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

3.服務創新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統， 在功能模塊設計時，對文件與當檔案管理的業務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的星系利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，將對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務深層加工相關信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

4.正確處理好檔案保密與利用的關系

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。在日常生活中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象，由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員管理價值也難以再利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制地利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利益兩者都十分重要，決不可偏廢。

5.加強企業檔案管理標準化建設

（1）明確歸檔制度。企業的檔案屬于企業所有，企業工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得截留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。

（2）嚴格遵守企業檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、歸檔與檔案清理、保存期限、檔案清理、調卷程序、調卷管理等。

（3）完善企業檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等。