讓信息技術為檔案工作服務

摘要：隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。信息技術的高速發展和推廣應用使信息產業成為國民經濟中最具有增長活力的部門和重要的支柱產業之一，與此同時信息技術的發展與廣泛應用使檔案數字化建設提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機，信息技術的日新月異給檔案工作帶來了新的模式，那就是檔案數字化建設。

關鍵詞：信息技術 檔案工作 服務

一、檔案數字化建設的具體內容

1.推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2.數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3.有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便地使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

二、如何加快檔案工作信息自動化進程

近幾年來，各級檔案部門都十分注重抓業務建設，也創造了許多適合本地特點的檔案工作思路和方法，各項業務工作已走向正規，對當地經濟和社會發展起到了積極作用。在這種情況下，緊緊圍繞傳統檔案管理模式做文章，難以有大的作為，而要實現抓特色、抓亮點的要求，就必須打破老圈子束縛。近年來，我們通過進行深入調查研究認為，加快檔案事業的發展，必須在實現信息化上有所突破。為此，我們確立了進行檔案信息化建設的思路：

一是堅持長遠規劃與近期目標相結合。我們認為，作為縣級檔案部門，由于受人才、財力制約，實現數字化檔案館不可能一蹴而就，必須制定長遠規劃，分步實施。為此，我們制定了建設數字檔案館的遠景規劃與近期目標，確定分三步走。第一步是擴大電子文檔的接收范圍，編制相應檢索工具，提高檢索速度，為利用者提供了方便、快捷的服務；第二步是籌建檔案館內部局域網絡，開通館內局域網，實現網內檔案信息資源共享。第三步是建檔案信息網站，實現檔案工作面向社會。

二是堅持全面推進與重點突破相結合。建設數字檔案館需要做的工作很多。我們覺得，各項工作不可能齊頭并進，必須抓住一點，集中突破，以此帶動各項工作整體推進。館藏案卷目錄錄入是基礎性工作，也是需要近期攻克的難點。為此，我們把錄入作為首要任務，采取分階段集中錄入的辦法，將錄入任務層層分解到個人，限定時間完成，營造了扎實、積極、高效的工作氛圍。

三是堅持硬件投入與軟件開發相結合。近兩年，我們先后購買了10臺計算機和掃描儀、復印機、照相機、刻錄機等設備，并對檔案館舍進行了大規模的修繕改造，硬環境有了較大突破，促進了檔案信息化工作的開展。在此基礎上，我們把加強軟件開發作為推動檔案信息化建設上檔次、上水平的關鍵環節，根據館藏特色檔案資料的價值和基層利用情況，不斷研究先進的檢索方式，將利用價值較高、利用頻率較高的工商企業信息、房產存根信息、革命歷史檔案、征用土地檔案信息等檔案資料輸入計算機，并編制相應的計算機檢索程序，先后開發了“蓬萊市工商注銷企業檔案管理系統”、“蓬萊市房產存根檔案檢索系統”等5套計算機軟件，使檔案管理人員從繁瑣的手工檢索工作中解脫出來，大大提高了查詢速度，方便了基層和群眾的利用，取得了較好的經濟效益和社會效益。

隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。