導(dǎo)致預(yù)算松弛的因素分析及解決對(duì)策

摘要：全面預(yù)算管理的價(jià)值，就是“像山峰一樣古老”的智慧，它能把組織的各個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題統(tǒng)一融合在一個(gè)體系之中加以全面的控制。任何一個(gè)管理工具在實(shí)施的過(guò)程中都會(huì)因各種各樣的因素而影響其最終的效果和要達(dá)到的目的，但不能因此而全盤否決這個(gè)管理工具。預(yù)算松弛指預(yù)算在管理控制過(guò)程中因受內(nèi)外界因素影響，其功能被弱化而無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。本文以作者工作過(guò)的幾家外資企業(yè)為研究對(duì)象，淺議自己對(duì)導(dǎo)致預(yù)算松弛的因素和對(duì)策這個(gè)問(wèn)題的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：全面預(yù)算管理 預(yù)算松弛 預(yù)算環(huán)境 預(yù)算原則

全面預(yù)算管理的概念起源于上世紀(jì)20年代，經(jīng)過(guò)近百年的洗禮，預(yù)算管理也經(jīng)歷了一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，其內(nèi)涵和外延也在不斷地?cái)U(kuò)大。從最初基礎(chǔ)的計(jì)劃、協(xié)調(diào)的簡(jiǎn)單功能逐步發(fā)展到具有控制、評(píng)價(jià)、激勵(lì)等綜合性功能的一種經(jīng)營(yíng)機(jī)制，全面預(yù)算已處于企業(yè)管理體系的核心位置，成為企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略目標(biāo)管理、加強(qiáng)內(nèi)部控制、優(yōu)化資源配置、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、提高管理水平的現(xiàn)代管理工具。

全面預(yù)算的優(yōu)勢(shì)不容置疑，只是由于各種因素的影響，使其不能發(fā)揮積極的作用，在不同公司，影響預(yù)算功能實(shí)現(xiàn)的因素各不相同。

一、預(yù)算松弛的影響因素分析

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，企業(yè)文化的缺失導(dǎo)致沒(méi)有全員預(yù)算的環(huán)境

預(yù)算作為控制活動(dòng)的一部分，需要企業(yè)文化作為支撐。如同內(nèi)部控制需要有控制環(huán)境作為首要的要素一樣，預(yù)算管理也需要有“預(yù)算環(huán)境”。預(yù)算環(huán)境的好壞決定了預(yù)算的成敗。在一些領(lǐng)導(dǎo)舊的思維模式中，預(yù)算只和財(cái)務(wù)部門有關(guān)，與其他部門無(wú)關(guān)，無(wú)法真正做到貫穿企業(yè)供產(chǎn)銷的整個(gè)業(yè)務(wù)鏈條，無(wú)法形成跨越企業(yè)各部門的綜合預(yù)算。

在預(yù)算的整個(gè)過(guò)程中，如果沒(méi)有董事會(huì)和總經(jīng)理的絕對(duì)支持，沒(méi)有全員參與、全員落實(shí)的觀念，想成功是很難的。單靠財(cái)務(wù)經(jīng)理一個(gè)人，能力再?gòu)?qiáng)，也很難推行有效的財(cái)務(wù)預(yù)算。公司里面如果中高層領(lǐng)導(dǎo)更換頻繁，人心浮動(dòng)，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)一套思路，將會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)的無(wú)所適從，更會(huì)直接影響預(yù)算管理的成敗。

2.預(yù)算的鏈條脫節(jié)，只預(yù)不算

《內(nèi)部控制規(guī)范》第四章第四十六條規(guī)定了“預(yù)算控制要求企業(yè)加強(qiáng)預(yù)算編制、執(zhí)行、分析、考核等各環(huán)節(jié)的管理”也說(shuō)明了全面預(yù)算是一個(gè)動(dòng)態(tài)的持續(xù)的管理模式，其管理重點(diǎn)不僅在編制，更強(qiáng)調(diào)事中的執(zhí)行、分析和事后的考核。 企業(yè)的預(yù)算不是在前一年末制定出一個(gè)計(jì)劃就了事，而是要在下一年度期間對(duì)運(yùn)營(yíng)情況定期分析，根據(jù)變化及時(shí)調(diào)整，真正起到控制和指引的作用。如果只是在年末總結(jié)時(shí)做粗略的對(duì)比分析，分析出差異又沒(méi)有相應(yīng)的解決措施跟進(jìn)，根本不能起到事中和事后控制的目的。

3.預(yù)算的職能如果被扭曲和不恰當(dāng)?shù)氖褂茫赡軙?huì)導(dǎo)致互相的沖突

在預(yù)算的執(zhí)行過(guò)程中，一些錯(cuò)誤思想的存在會(huì)阻礙預(yù)算最終職能的實(shí)現(xiàn)。指標(biāo)負(fù)責(zé)人對(duì)預(yù)算“現(xiàn)在不用過(guò)期作廢”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)會(huì)直接導(dǎo)致預(yù)算的控制評(píng)價(jià)職能完全失效。導(dǎo)致對(duì)待企業(yè)的預(yù)算指標(biāo)就像行政事業(yè)單位對(duì)待上級(jí)撥款一樣，接近年底時(shí)急著要把預(yù)算全部花掉，而不管最后時(shí)刻的花銷是否能為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。各部門成本預(yù)算的負(fù)責(zé)人可能會(huì)說(shuō)：“只要不超出預(yù)算就行了”。而要想不超出預(yù)算，只要在年末把明年的預(yù)算數(shù)字爭(zhēng)取的高一點(diǎn)，就可以全年沒(méi)有任何壓力，輕輕松松的達(dá)成，拿到該拿的獎(jiǎng)金了。這種心理的存在使多數(shù)員工不去積極主動(dòng)地思考，提出合理化建議，使“持續(xù)改進(jìn)降低成本”成為空洞的口號(hào)。這完全是由于預(yù)算的制定環(huán)節(jié)過(guò)于松散，包含大量泡沫，后續(xù)又不能有效地進(jìn)行分析控制造成的。在預(yù)算的編制環(huán)節(jié)，普遍存在的現(xiàn)象是各費(fèi)用歸口部門為了使自己在后續(xù)的費(fèi)用支出上有較大的自由度，與預(yù)算審核者和批準(zhǔn)者打埋伏，在一定程度上虛夸本部門的費(fèi)用支出量，造成費(fèi)用預(yù)算的虛增，這顯然有悖于預(yù)算管理者的本意。基于上述這種理念制定出來(lái)的預(yù)算將無(wú)法實(shí)現(xiàn)控制的職能，這種預(yù)算最終分析出來(lái)的結(jié)果也無(wú)法達(dá)到對(duì)員工的激勵(lì)和評(píng)價(jià)作用。

4.預(yù)算的原則被忽略，得不到有效地遵守

預(yù)算管理的原則主要包括動(dòng)態(tài)管理原則、經(jīng)濟(jì)效益原則、例外管理原則、有效性原則、責(zé)任制原則等。在實(shí)際制定過(guò)程中這些原則往往被忽略。最常見(jiàn)的如：制定了預(yù)算后，年度中間不管發(fā)生什么情況，預(yù)算數(shù)據(jù)一成不變，不做任何修改，屬于完全的靜態(tài)管理。預(yù)算數(shù)據(jù)完全變成了死板的數(shù)字，失去了靈活性。

二、解決預(yù)算松弛的對(duì)策建議

1.構(gòu)造管理層重視，全員參與的預(yù)算環(huán)境

首先要強(qiáng)化高層管理者的預(yù)算管理意識(shí)，將戰(zhàn)略的理念貫穿預(yù)算管理的全過(guò)程。一個(gè)真正的管理者需要兼具戰(zhàn)略管理能力、計(jì)劃預(yù)測(cè)能力和未來(lái)控制力。先爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)的支持，讓企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)參與制定預(yù)算并擁有最后決策權(quán)。然后讓各部門認(rèn)識(shí)到預(yù)算的重要性及其積極意義，讓其主動(dòng)參與到預(yù)算的制定中來(lái)，使預(yù)算的基礎(chǔ)信息能夠最大范圍的流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)信息共享，只有這樣才能構(gòu)建一個(gè)良好的預(yù)算環(huán)境，從全局出發(fā)，制定出切實(shí)可行的預(yù)算。

2.增強(qiáng)預(yù)算的科學(xué)性，準(zhǔn)確性，有效性和前瞻性

（1）預(yù)算的科學(xué)性：來(lái)源于真實(shí)的歷史數(shù)據(jù)、對(duì)未來(lái)的客觀和理性的預(yù)期、科學(xué)和先進(jìn)的編制方法等等，更要求高素質(zhì)的財(cái)務(wù)人員為預(yù)算的匯總編制者。

（2）預(yù)算的準(zhǔn)確性：需要有比較穩(wěn)定的產(chǎn)業(yè)環(huán)境為基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)預(yù)算的方法大都是建立在穩(wěn)定的假設(shè)基礎(chǔ)上的，如果穩(wěn)定假設(shè)不存在，大部分預(yù)算方法將不再適用，不適用的方法將產(chǎn)生不適用的預(yù)算數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)將會(huì)誤導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出錯(cuò)誤的決策。因此在預(yù)算的編制過(guò)程中，要求全面充分考慮各種可能出現(xiàn)的不穩(wěn)定因素，對(duì)預(yù)算進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

（3）預(yù)算的有效性：要以良好的公司治理機(jī)制為依托，這是預(yù)算管理能夠發(fā)揮作用的保障。科學(xué)準(zhǔn)確的預(yù)算數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算的有效的控制和分析評(píng)價(jià)職能。通過(guò)預(yù)算編制，將各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)分解落實(shí)到各責(zé)任部門或責(zé)任人，有的放矢地控制。

（4）預(yù)算的前瞻性：例如對(duì)客戶的年度降價(jià)，因在最初拿到這個(gè)項(xiàng)目時(shí)就已經(jīng)確定下來(lái)了，因此企業(yè)在每年的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)預(yù)算中，也要同時(shí)制定出Action plan （行動(dòng)計(jì)劃）來(lái)消化年降帶來(lái)的不利因素。同時(shí)要有開(kāi)闊的思維，盡可能預(yù)見(jiàn)到更多的未知因素。

3.按照預(yù)算編制的原則編制切實(shí)可行的預(yù)算

動(dòng)態(tài)管理原則是比較重要的一個(gè)編制原則，強(qiáng)調(diào)對(duì)經(jīng)營(yíng)預(yù)算要隨著市場(chǎng)環(huán)境和企業(yè)內(nèi)部狀況的變化及時(shí)調(diào)整。對(duì)投資預(yù)算的管理有其特殊性，投資預(yù)算批準(zhǔn)預(yù)算的環(huán)節(jié)較多，預(yù)算執(zhí)行時(shí)間跨度大，執(zhí)行過(guò)程中情況變化復(fù)雜，在超預(yù)算時(shí)要求必須申請(qǐng)追加預(yù)算，不同的項(xiàng)目預(yù)算不能混合使用，否則，預(yù)算就失去了嚴(yán)肅性。在實(shí)際支出時(shí)，財(cái)務(wù)部門要跟蹤記錄投資預(yù)算的增減變化情況，記錄要清晰，有據(jù)可查，為后續(xù)的決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

各公司預(yù)算的頻次根據(jù)管理層的具體需求有所不同，通常分為月度、半年度、年度、3年期或5年期的中長(zhǎng)期預(yù)算等。有的公司每月做滾動(dòng)的預(yù)測(cè)，在每月20日前預(yù)測(cè)當(dāng)月費(fèi)用支出情況及根據(jù)目前情況及時(shí)修訂本年度剩余月份的預(yù)測(cè)數(shù)字。企業(yè)的中長(zhǎng)期預(yù)算通常要預(yù)測(cè)到企業(yè)未來(lái)3至5年的經(jīng)營(yíng)情況，以求對(duì)企業(yè)未來(lái)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)做戰(zhàn)略性的指引。

在企業(yè)的實(shí)踐中，預(yù)算的執(zhí)行控制是預(yù)算管理的核心和難點(diǎn)。預(yù)算制定完后，要進(jìn)行預(yù)算指標(biāo)的分解，下達(dá)和講解，便于每個(gè)預(yù)算責(zé)任人執(zhí)行。每月末分析評(píng)價(jià)當(dāng)月及累計(jì)的預(yù)算執(zhí)行差異，要找出差異、分析原因，提出改進(jìn)措施。 差異分析的結(jié)果應(yīng)被用來(lái)對(duì)各部門的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。

4.高效的預(yù)算管理呼喚信息化系統(tǒng)

在要求信息及時(shí)準(zhǔn)確性的精細(xì)化管理的時(shí)代，用于分析評(píng)價(jià)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性就成了一個(gè)要考慮的問(wèn)題，也凸現(xiàn)了預(yù)算管理信息化的重要性。沒(méi)有信息化系統(tǒng)，單純靠財(cái)務(wù)人員用Excel 表格來(lái)對(duì)比分析，已經(jīng)無(wú)法滿足信息的及時(shí)傳遞和準(zhǔn)確性需求，信息難以集成與共享。同時(shí)在面對(duì)大量繁冗的數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)顯得蒼白無(wú)力。因此在大型的制造業(yè)行業(yè)，要實(shí)現(xiàn)精確的及時(shí)的控制分析，尤其需要預(yù)算管理的信息化系統(tǒng)為輔助手段。

結(jié)束語(yǔ)

一個(gè)好工具要有懂它的使用者和正確的使用方法才能發(fā)揮出價(jià)值。全面預(yù)算管理的價(jià)值，就是“像山峰一樣古老”的智慧，需要具有企業(yè)家的思想、眼界和魄力加以利用，才能充分發(fā)揮其價(jià)值。

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