對人事檔案管理改革的思考

人事檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作，從黨管干部的角度來說，它是黨務(wù)工作的一項重要內(nèi)容，從管理的層面來講，又從屬于行政工作，而且這看似簡單的檔案工作，卻是一項多學(xué)科的綜合性工作。

而企業(yè)人事檔案是企業(yè)職工經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)及工作變動等情況的文件材料，是全面考察了解管理、使用員工的重要依據(jù)。近幾年來，隨著現(xiàn)代企業(yè)制的逐步建立，許多企業(yè)的所有制性質(zhì)發(fā)生了變化，由原來的國營、集體所有制企業(yè)改制為股份制企業(yè)、民營企業(yè)等多種形式的經(jīng)濟實體。這些變化使企業(yè)人事檔案管理中就出了一些新的問題和矛盾。從科學(xué)發(fā)展觀和以人為本的思路研究和解決這些問題，不斷加強和改進改制企業(yè)的人事檔案管理，已成為組織人事部門的一個新課題。

一、改制企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.企業(yè)人事檔案管理體制不符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求

隨著政府機構(gòu)的多次改革和企業(yè)改制、破產(chǎn)、下放等因素，原有自上而下的檔案管理體制被打破，新的體制沒有建立，形成檔案管理權(quán)限不清晰。在機構(gòu)改革和政府職能的轉(zhuǎn)變中，組織人事部門對企業(yè)人事管理的介入隨著改革的深入越來越少，同時企業(yè)的自主權(quán)不斷擴大，獨立性也越來越強，企業(yè)主管部門對企業(yè)人事檔案的指導(dǎo)監(jiān)督職能在弱化，導(dǎo)致管理權(quán)限不清晰。目前，由國有企業(yè)改制而來的非國有企業(yè)仍然保留了職工檔案管理權(quán)。而負(fù)責(zé)流動人員檔案管理的人才流動服務(wù)機構(gòu)，沒有監(jiān)督和指導(dǎo)非國有企業(yè)人事檔案管理的職能，目前的檔案管理體制嚴(yán)重滯后于企業(yè)改革。

2.企業(yè)人事檔案歸檔內(nèi)容不符合市場經(jīng)濟體制的需要

目前企業(yè)人事檔案的歸檔內(nèi)容仍然沿襲了計劃經(jīng)濟或機關(guān)干部檔案管理的內(nèi)容，入檔材料的十項內(nèi)容主要是從政治和管理角度考慮，難以全面、真實地反映企業(yè)工作人員實際情況。企業(yè)人事管理中的一些必須內(nèi)容則沒有，如反映本人職稱、社保、勞動合同、員工考核結(jié)果、崗位變動情況、職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復(fù)印件等材料改制企業(yè)人事檔案管理的問題與對策檔案材料不能真實反映一個人閱歷和基本情況，只是“身份”的證明。

3.檔案管理的整體水平下降

統(tǒng)管企業(yè)人事檔案管理和監(jiān)督部門的缺失，致使企業(yè)人事檔案管理水平每況愈下：一是人員難以落實。由于對檔案管理的認(rèn)識不足，重視程度不夠，有些改制企業(yè)把專職檔案管理人員進行了壓縮，能減則減，實在無法裁減的，也是一人多崗，身兼數(shù)職，職責(zé)不明、兼而不顧。有的管檔人員更換頻繁，交的粗心，接的糊涂，甚至不履行交接手續(xù)。檔案管理人員長期得不到培訓(xùn)，整體素質(zhì)不高。二是檔案資料收集困難。有些改制企業(yè)在員工崗位變動、職務(wù)任免工作中隨意性大，手續(xù)不規(guī)范，員工的職務(wù)任免和崗位變動沒有任何材料，管檔人員沒有材料可收，加上企業(yè)多數(shù)員工都缺乏檔案意識，不知道任何收集涉及自身的有關(guān)材料，造成了管檔人員工作上的難度。有些企業(yè)破產(chǎn)清算、拍賣出售關(guān)閉停業(yè)后，下崗員工流向不明，企業(yè)人事檔案材料收集難度加大，使檔案材料得不到及時補充。有的企業(yè)人事檔案中，只有參加工作表格和一張履歷表等簡單材料，不能客觀地反映一個人的全貌。一些員工的職務(wù)崗位多次變動，但其檔案根本不顯示，人為形成檔案材料的“斷檔”。由于檔案材料不能真實地反映本人情況，有的人員到新單位應(yīng)聘時，個人簡歷和經(jīng)歷等隨意填寫，造成個人歷史材料的虛假，使得人事檔案真實性和利用價值大打折扣；三是檔案管理不規(guī)范。資金投入不足，檔案資料長期不裝訂，檔案袋多年不換，甚至散亂不堪，有的職工到調(diào)動、職稱評審時發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失，嚴(yán)重影響了職工的合法權(quán)益。同時，缺乏一套適應(yīng)民營企業(yè)自身發(fā)展的人事檔案管理制度，造成了管檔人員在材料收集、整理、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)上隨意性很大。、企業(yè)改制或破產(chǎn)中人事檔案流向和歸屬混亂。從整體情況看，企業(yè)經(jīng)濟效益下降和企業(yè)改制的同時，往往伴隨著檔案管理水平的下滑，由于管檔人員本身的去向不明，對企業(yè)人事檔案管理難以加強。尤其是企業(yè)改制為民營以后，即便有人管理，也是推著走。有些破產(chǎn)企業(yè)的人事檔案管理工作更是不宣而停，企業(yè)沒有及時將檔案向有管檔權(quán)限的部門移交，有的甚至檔案滯留在個人手中。還有些企業(yè)流動人員片面認(rèn)為，人事檔案是政治化的產(chǎn)物，保存過去形成的人事檔案已失去現(xiàn)實意義，于是就存在人員已走但檔案還長期滯留在原單位，或已解除勞動關(guān)系的員工檔案未能“檔隨人走”。形成不該管的仍在管著，不該拿的自己拿著。

二、改制企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀形成的原因

1.上級監(jiān)管力度弱化

有的企業(yè)改制尤其是改為民營后，自主權(quán)不斷擴大，上級組織人事部門對企業(yè)人事檔案的指導(dǎo)監(jiān)督職能隨著對企業(yè)的放權(quán)被削弱。不少企業(yè)改制后，國家、集體既不控股，也不參股，在這種情況下，主管部門再對其實施人事檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，往往顯得心有余而力不足，很難一聲喊到底。

2.檔案重視意識淡薄

有些國有企業(yè)改制后，新的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人片面認(rèn)為企業(yè)重要的是生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售，人事檔案管理得好壞無關(guān)大局，缺乏檔案意識，處于被動狀態(tài)，沒有把人事檔案工作列入議事日程，在人員配備、庫房建設(shè)、所需經(jīng)費等方面重視不夠，不能積極、主動地做好檔案材料的收集、上報等相關(guān)工作；還有的民營企業(yè)法人代表感到，隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況的好壞，隨時決定著員工的去留，再搞什么人事檔案，實屬多此一舉。因此，人事檔案管理排不上位置，往往是人員不到位、硬件不到位、制度不到位。引進人才時，只重視人才的接納，而忽視檔案的接受，造成有人無檔和無人有檔。

3.現(xiàn)行的檔案管理制度難以適應(yīng)經(jīng)濟形勢的發(fā)展

當(dāng)前，人事檔案管理仍在執(zhí)行1991年中組部、國家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》，該條例對人事檔案的管理起到了積極的促進和推動作用。隨著我國經(jīng)濟形勢的迅猛發(fā)展，大量企業(yè)在市場競爭中重組、整合、淘汰等也非常正常，而《干部檔案工作條例》對按照現(xiàn)代企業(yè)制度建立起來的新型企業(yè)和民營、破產(chǎn)等企業(yè)的人事檔案管理尚無明確具體的規(guī)定，致使經(jīng)濟主管部門及組織人事部門感到對非公有企業(yè)、破產(chǎn)企業(yè)的人事檔案管理工作無章可循、無規(guī)可依。在各種經(jīng)濟成分共同發(fā)展的形勢下，各類形式的企業(yè)必將得到迅速發(fā)展，成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分，其人事檔案管理工作理應(yīng)和其他工作一樣順應(yīng)改革形勢的變化，不斷得到重視和加強。

三、加強改制企業(yè)人事檔案管理的對策

隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和我國人才市場的建立以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，原有的企業(yè)人事檔案管理觀念與模式受到了挑戰(zhàn)。同時，其管理方式也面臨著改革，要從科學(xué)發(fā)展觀、創(chuàng)建和諧社會和以人為本的角度，探索改制后企業(yè)人事檔案管理的新模式。

1.明確企業(yè)人事檔案工作的法律地位和執(zhí)法主體

《干部檔案工作條例》中指出，人事檔案是國家檔案的重要組成部分，其獨特的法律地位決定了企業(yè)人事檔案必須納入法制管理的渠道，尤其在市場經(jīng)濟大環(huán)境下，必須依靠強大的法律法規(guī)作為支撐，在法律上盡快明確企業(yè)人事檔案管理執(zhí)法的主體，盡管《檔案法》明確規(guī)定“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)”，在實際工作中，各地的檔案行政管理部門管理的多是行政歸檔檔案和黨政機關(guān)一定級別以上的死亡人員檔案，基本不涉及人事檔案，更談不上企業(yè)人事檔案。目前干部檔案管理“實行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制”。改制后的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員是選舉產(chǎn)生， “干部管理權(quán)限”在董事會，他們的檔案如何“集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)”是檔案管理制度方面的一個缺陷。改制企業(yè)人事檔案管理工作執(zhí)法主題不明確是當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理不善的關(guān)鍵所在。

2.強化和完善制度建設(shè)

目前，檔案管理制度方面暴露的主要問題是不完善，要從企業(yè)實際出發(fā)，針對現(xiàn)代企業(yè)制度人事檔案管理的特點，在國家《檔案法》基本構(gòu)架下，建立健全能夠涵蓋各類企業(yè)、各類人員的《企業(yè)員工檔案管理條例》、 《企業(yè)員工檔案材料收集登記制度》和《企業(yè)員工檔案材料整理歸檔制度》等。同時，要在抓落實上下功夫，定期不定期督促檢查各項制度的落實情況，建立企業(yè)人事檔案目標(biāo)管理考核機制，以調(diào)動檔案管理人員的積極性。

3.切實把改制企業(yè)人事檔案管理工作擺上位置

當(dāng)前重點要做好改制企業(yè)的自我管理：一是在企業(yè)改制和破產(chǎn)的同時，與強化企業(yè)檔案管理同步考慮。明確專人負(fù)責(zé)，加強企業(yè)人事檔案管理。二是完善崗位責(zé)任制度。明確企業(yè)改制主管部門或企業(yè)破產(chǎn)工作組在人事檔案管理中應(yīng)負(fù)的責(zé)任，確保企業(yè)改制和整個破產(chǎn)程序完結(jié)中的檔案安全和順利移交。三是抓好隊伍建設(shè)。從改制企業(yè)中選擇責(zé)任心強、作風(fēng)正派的中共黨員作為企業(yè)干部檔案管理員（民營企業(yè)稱聯(lián)絡(luò)員），負(fù)責(zé)本企業(yè)的人事檔案管理以及人事檔案材料的收集、上報工作。堅持不懈地對檔案管理人員進行政治思想、職業(yè)道德和檔案管理專業(yè)教育，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，更好地為企業(yè)服務(wù)。四是提高管理者對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。一個對人事檔案所蘊藏的豐富的人才信息資源沒有充分認(rèn)識的法人代表，很難在激烈的競爭中保持不敗。因此，作為一個優(yōu)秀的企業(yè)決策者，應(yīng)自覺提高對人事檔案重要性的認(rèn)識，牢固樹立信息觀念和服務(wù)觀念，從而增強依法管檔意識，把人事檔案管理工作作為企業(yè)管理中是一項重要基礎(chǔ)性工作，擺上位置，規(guī)范管理。

4.探索新形勢下企業(yè)人事檔案管理的新路子

組織人事部門要順應(yīng)形勢要求，自覺更新觀念，強化服務(wù)意識。

首先，針對改制企業(yè)的特點，變管理為服務(wù)，變監(jiān)督為指導(dǎo)，加大監(jiān)管力度。

其次，探索企業(yè)人事檔案管理的新途徑。在現(xiàn)代企業(yè)制度中“干部”與“工人”的定位極不確定，互相轉(zhuǎn)換非常頻繁，應(yīng)逐步建立起科學(xué)、統(tǒng)一的企業(yè)員工檔案管理模式，使員工檔案的管理不斷適應(yīng)企業(yè)的自身發(fā)展。

再次，積極推進各類企業(yè)尤其是破產(chǎn)企業(yè)和人才市場、勞動力市場的聯(lián)系，明確企業(yè)流動人員和破產(chǎn)企業(yè)人事檔案的流向和歸屬。具有管理人員身份或是專業(yè)技術(shù)人才下崗待業(yè)的，其檔案應(yīng)及時轉(zhuǎn)遞到市人才交流中心管理，實行人事代理。員工進入勞動力市場待安排的，其檔案要及時轉(zhuǎn)遞到勞動就業(yè)服務(wù)中心，由勞動就業(yè)服務(wù)中心統(tǒng)一管理。員工分流到其他企業(yè)的，檔隨人走，及時轉(zhuǎn)遞到新的企業(yè)。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了創(chuàng)新和前進的機遇。我們應(yīng)該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。使我們的人事檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐，為我們檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才支持和智力保證。