淺析如何提升人事檔案管理效能

摘要：人事檔案管理工作是人事工作的開展的基礎，現階段干部人事檔案管理工作面臨著許多新情況、新問題，關系到干部人事制度的改革和深化，因此加強人事檔案管理工作顯得尤為重要。要以科學發展的眼光著力提升檔案管理的服務和效能，讓人事檔案工作發揮其重要作用。

關鍵詞：檔案 管理 服務 效能

人事檔案是為人事工作服務的，是人事工作的中心環節，是人事工作賴以生存和發展的基礎，近年來隨著人事制度改革的不斷深入，適應力差、跟不上時代步伐等問題凸顯。

一、端正態度正視人事檔案管理工作存在的現狀

（一）檔案管理意識滯后

人事檔案管理是一項基礎性的工作，部分基層事業單位對人事檔案工作認識不夠，有的單位領導由于思想認識不到位，存在應付了事，落實不到位、督導不及時、檢查走過場的現象。還有的同志認為，現在提拔干部重在德能表現，人事檔案沒有多大用處。這些都代表著對檔案工作不夠重視，管理意識不強。還有很多畢業生對于人事檔案的性質、地位、作用認識模糊，觀念淡薄，“棄檔”現象屢見不鮮。導致檔案工作處于被動狀態，難以高質量地開展好人事工作。

（二）檔案規范性指導不強

要提升檔案的管理水平，首先要提高干部人事檔案的規范化管理水平。現階段主要是缺乏對干部人事檔案管理工作的指導檢查，沒有形成系統的可行的一套規范化管理辦法。其次，沒有成立相關的工作領導小組，存在人手不齊、業務不精，對檔案工作缺少宏觀指導。再有部分單位缺乏對檔案工作人員不夠重視，沒有集中對工作人員開展行之有效的培訓工作，也造成檔案管理工作滯后，效率低等后果。

（三）檔案實際操作性不強

目前，檔案工作面臨的是內容空洞、材料不全、信息不準、卷面不美觀等問題。主要反映在檔案內容缺少對干部的品德作風、人才特點、素質培養等方面的情況，主要側重于思想政治工作表現方面。還集中空話、套話、完全不能反映一個人的綜合素質；檔案材料搜集不全，有的干部任免審批表、考核材料、工資審批表，未能及時補充更新，還有的一直在本人手中；有的干部履歷表中本人簽字、組織印章都不全，以致檔案工作未能及時開展，更難以按規范的要求做好工作。

（四）檔案管理方式和手段落后

檔案管理工作需要細心、耐心和專業性的人才來負責，是一項專業性、機密性、政治性很強的工作。人事檔案需要專人管理，單獨存放，但是現在大多數基層事業單位都是從事檔案工作的人員身兼數職，有的甚至是“半路出家”，未能參加檔案管理的專業培訓，而且大部分都是手工操作，雖然現在是計算機普及的年代，但是查閱檔案的方式還是人工化，無紙化辦公未能實現，沒有適用干部人事檔案管理的信息系統。

二、深化認識積極攻破人事檔案管理工作的弱項

（一）完善制度，定期督導，全面提升人事檔案規范化水平

人員是基礎，制度是保障。必須嚴格按照人事檔案管理的規章制度來辦事，要做到有章可循，有法可依。人事檔案要以制度來維護，以管理來保證質量。要定期加強對人事管理檔案工作的督導檢查，成立干部人事檔案管理工作領導小組并制定具體工作計劃，每年不定期地對各管檔單位進行檢查，實地查看檔案管理情況，提出具體的工作建議，進一步提高各管檔單位的檔案管理水平。

（二）審時度勢，加強宣傳，加大干部人事檔案材料收集力度

隨著時代的發展，信息化社會的到來，以往的干部人事檔案搜集只局限于簡單的搜集、整理、裝訂和保管，再不能滿足現代社會的需要，現在需要更加注重人事檔案的服務和利用功能，要著重德能勤績向偏重內容的方面轉變，對技術骨干干部更要側重業務能力、科技創造、專業論著和職稱評定等方面材料的搜集。

（三）合理分配，整合資源，加大檔案方面的資金和硬件的投入

各單位要重視人事檔案工作的開展，適當加大干部人事檔案管理專項資金的撥入力度。合理利用資金，增添必要的辦公設施，想方設法改善檔案的保管條件。干部人事檔案管理部門要積極與財政和上級部門溝通協調，將專項資金列入財政年度預算，保證干部人事檔案管理方面的資金投入，為干部選拔任用提供堅強的組織保證。

三、提升檔案工作管理和服務水平的幾點思考

一是加強領導，實現管檔水平的穩步提升。檔案管理工作是一項默默無聞的工作，是抓好人事管理工作的關鍵，因此領導重視是做好工作的前提。各單位領導要把干部人事檔案工作放在建設好干部隊伍的高度來對待，對干部人事檔案工作要做到經常過問，給予必要的支持，要注意保護和調動檔案人員的積極性，及時幫助解決工作中的困難，促進干部人事檔案管理水平的不斷提高。

二是資源共享，實現干部人事檔案信息化管理。應該建立干部人事檔案數據庫系統，實施干部人事檔案的動態管理，能提高工作效率，不僅有利于檔案內容增添和補充，還具有貯量大，延長檔案壽命、信息準確、利用快捷、整理省時、利于保管等優點。因此，我們必須運用現代微機軟件，實現干部檔案管理信息化。

三是提升意識，確保人事檔案的絕對安全。干部人事檔案是單位的核心機密，因此檔案管理人員應該堅守職業道德，嚴格執行保密制度，確保人事檔案的絕對安全和準確無誤。做到不該說的話絕對不說、不該做的事堅決不做。

四是加強學習，逐步適應新時代管理人才需求。管理檔案人員既要穩扎穩打又要開拓創新適應新時代的管理方式。特別要注重理論學習，與時俱進，要通過學習，提升自身素質，強化組織紀律。

除此之外，人事檔案管理人員還應有較強的業務技能，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，檔案事業才能不斷興旺發達。