對高校學生檔案管理的思考

任 潔 喬茂有

(長春理工大學,吉林長春 130012)

對高校學生檔案管理的思考

任 潔 喬茂有

(長春理工大學,吉林長春 130012)

高校學生檔案是干部人事檔案的重要組成部分,是學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實記錄,也是用人單位選擇人才的重要依據資料。然而,高校學生檔案管理工作中仍然存在著許多不規范不標準的問題,從而使學生檔案不能恰如其分地反映真實的情況,影響用人單位對學生的真實了解。從筆者多年從事學生檔案管理的角度,對高校學生檔案管理存在的問題提出一些改進的想法和建議。

高校;學生檔案;管理

一、高校學生檔案存在的重要性

1、學生檔案具有憑證作用。學生檔案是干部人事檔案初始材料,它記載著一個人在學生時期的學習、生活和基本素質的原始記錄,是非常寶貴且不可再生的資源,因此它在一個人出國、就業、考公務員、升學深造、轉正定級、職稱申報、計算工齡、辦理各種社會保險等等各方面中起著憑證的作用。

2、學生檔案是作為了解學生個體的重要參考材料。學生檔案當中有成績單、各學年的總結鑒定表、入學登記表、身體檢查表、獎勵和處分材料等。從這些材料當中能夠真實客觀地反映出學生的學習情況、政治思想表現、社會實踐狀況、獎懲情況、社會關系和家庭背景等等。有利于教師和輔導員對學生個體的全面了解,有針對性地發揮學生潛能,使學生在校學習期間得到個性化潛力的開發;也有利于學校各部門對學生情況的了解,例如學校學工部門對學生家庭的了解,對真正有困難的學生針對性進行適當發放助學金或安排勤工儉學等項工作,對學生進行經濟補貼。

3、學生檔案為用人單位的調查提供了直接的途徑。隨著社會經濟的發展,畢業生的就業也發生了巨大的變化,由原來的國家計劃培養,統籌分配方式轉變為學生與用人單位的互相選擇的就業機制。在用人單位的招聘過程中,他們不僅要看應聘者的就業自薦書和自我介紹,為了能對應聘者有真實的較為全面了解,最直接有效的方法就是政審應聘者的個人檔案,了解應聘者在校學習期間的思想道德、知識能力和個人素質等情況,是高校學生踏入工作崗位的“準入證”。

二、目前高校學生檔案管理存在的問題

1、高校學生檔案管理缺少標準化、規范化。從建國到現在為止,國家針對高校的學生管理頒發了不少文件,如《高等學校學生行為準則》、《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校校園秩序管理若干規定》等文件。2008年教育部和國家檔案局聯合制定《高等學校檔案管理辦法》,并以教育部第27號令的方式頒布實施,在文件材料的歸檔范圍內增設了“學生類”檔案。學生是高校的主體,這一變化充分體現了“以人為本”的理念,是高校檔案工作的一個進步。但直至今天,沒能看到專門針對高校學生檔案管理方面的國家標準。高校學生檔案管理“政”出多門,在缺少“標準與規范”的約束下,也就沒有統一的建檔標準。其結果必然是雜亂無序,最明顯是交接材料手續不規范。多年以后無法查找。

2、學生檔案材料填寫格式不規范,內容不完整,重要材料不齊全。現在大部分高校的學生檔案在入校后先由學生管理部門進行統一收集、整理,再將整理后的檔案統一交到學校的檔案館。在學生管理部門收集和整理的過程中,由于沒有專職管理人員檢查和業務上的指導,使得學生檔案出現這樣或那樣的問題。如成績單無教務處印章,復印件當成原件存檔,文字材料紙張規格不一,書寫不規范,用圓珠筆書寫,班主任鑒定千篇一律,畢業生登記表、成績單等重要材料缺失等等。

3、學生檔案管理方式落后,電子化進程緩慢。1999年,我國作出擴大高等院校招生人數的決定,高等教育從以前的少數精英式教育到現在多數人接受教育的發展。目前高等學校的入學人數在逐年遞增,由于高校檔案的管理方式和手段落后,給高校學生檔案管理帶來許多不便。高校學生檔案具有歸檔材料種類多、流動性強、利用率高、工作量大等特點。現在多數高校學生檔案管理仍處于紙質、人工的管理方式上,難以適應現代化高等教育迅猛發展的需要。要想解決這些問題,僅靠增加工作人員,增強工作責任心是不現實的,必須借助于現代化的工具管理高校的學生檔案,才能使學生檔案管理規范化、科學化、系統化。

三、加強高校學生檔案現代化管理的措施

1、加強學生檔案的規范化、標準化。筆者建議相關部門在《檔案法》的指導下,從高校學生檔案工作的實際情況出發,盡快出臺一部諸如《高校學生檔案管理工作細則》、《高校學生檔案管理工作條例》或《高校學生檔案管理標準》等此類法規,確保學生檔案管理工作有法可依,有章可循。這是與時俱進的迫切要求——隨著中國高等教育體制的提升,高校學生檔案成為人事檔案管理工作的重頭戲。從學生個人來講,學生時期的檔案是其全部檔案的基礎;所以用“法規”的力量強化人們的檔案意識,從而指導和約束學生檔案管理及運作方式,不僅是檔案工作者的心聲,也是國家檔案事業的要求。

2、建立高校學生檔案的數字化、網絡化。

第一,學生檔案數字化、網絡化的建立。可利用校園網,使學校管理部門共享學生的各種信息。當學生入校時,就布置填寫《高校學生入學登記表》,經有關部門審核后歸入學生檔案中,作為學生檔案的一份主要材料。各學院管理學生檔案的專、兼職人員根據這份登記表,把登記表中的信息全部錄入計算機,這樣就可方便各有關部門的利用。各學院根據學生在不同時期的表現,動態地記錄學生在校期間的表現。在學生將要畢業時,再由有關部門分別錄入學生的綜合信息,如各科成績、畢業論文材料、各種獎懲信息、情商測評、獲得的各種證書、畢業證書編號、學位證書編號等情況,形成學生在校期間一套完整的,準確的信息數據庫。

第二,學生檔案數字化、網絡化的利用。建立高校學生檔案數字化、網絡化,是為了滿足用人單位對高校學生個人的信息需求,使用人單位在審查學生個人相關信息時不再受時間和地域的限制,在網絡平臺一定權限內快速、準確地查閱。各專業的老師可以利用數字化檔案,快速掌握學生的特點,進行個性化教學,可增加學生學習興趣,達到事半功倍的效果;用人單位也可以利用學生數字化檔案,快速地篩選出所需要的人才。如:學生在實踐中的動手能力、社會活動的組織能力、個人信用情況、心理承受能力、身體健康情況等等;當畢業生需要查詢自己檔案時,可通過校園網絡系統準確查知其檔案的下落,減少學生的查詢成本和檔案館的工作量,提高工作效率。學生檔案的數字化、網絡化建設是高校檔案未來發展的方向,以后必將成為高校檔案事業賴以生存和發展的重要支柱。

3、歸檔材料科學化,真實全面的記錄人才成長歷程。

學生檔案的利用價值在于它的真實性,客觀性。我國規定的學生檔案歸檔材料已經實施了幾十年了,隨著中國教育事業的變革,它要求強化素質教育和培養復合型人才,現在的學生檔案材料遠遠不能真實地反映出個人發展全貌。為了給用人單位提供全面、真實、具體的參考資料,學生檔案當中可增加在校期間德、智、體、美、勞、心理狀態,個性特征,發展潛能等材料。如:

第一,增加誠信記錄。誠信是人人必備的優良品質,對于一個學生來講誠信更為重要。當學生入學時需與校方簽定誠信協議,校方可根據學生完成協議內容的程度進行評分,如在考試當中是否有抄襲行為、在人際交往和助學貸款償還中是否有不良記錄等,形成誠信檔案。其誠信檔案中的分數是100分,此分數不會增加,但會隨著學生做了違反誠信規則的事情而不斷扣分反映學生的誠信程度,成為學生進入職業生涯的誠信資本,也是用人單位選擇準職工的標準。

第二,關注學生的能力。學生的人個檔案不僅要反映學生的學習成績,而且還要反映學生的其它方面的能力,如學生的實踐能力和創新能力。平時當中應注意收集反映學生成長進步的材料,包括學生參加學生社團活動情況、組織大型活動能力、在校任職情況、個人作品、榮譽證書、資格證書等。

第三,建立情商檔案。情商就是認識、控制和調節自身情感的能力。一個人能否成功情商占有重大的作用,有時甚至超過智力水平。因此及時地收集和整理學生在學習期間的情緒、情感、意志、耐受挫折等方面的材料,可以準確地分析出學生個體性格,采取相應地心理輔導,有利于學生的健康成長。

總之,檔案的利用是高校檔案工作的永恒的主題。在高校當中,主要的服務對象就是學生,實現高校學生檔案的現代化管理是高校今后發展的主要工作之一,從而減少檔案形成過程中的一些人為失誤,逐步完善學生檔案在收集和整理過程中的科學化、系統化,方便學生檔案的利用和查找,增加學生檔案的使用價值,發揮檔案應有的作用。這是為社會輸送人才的需要,也是體現高校的整體發展規劃,宣傳學校的窗口。

[1]朱喬芙.管好學生檔案促進學生就業 [J].蘭臺內外,2010,(4).

[2]江芳.提高高校學生檔案管理工作水平 [J].科技創新導報,2011,(5).

[3]中華人民共和國教育部《高等學校檔案管理辦法》.2008年8月20日.

[4]國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》.1989年10月.

[5]王燕.要實現學生檔案的規范化管理 [J].蘭臺世界,2005,(4).

[6]侯英杰.高校學生檔案管理改革初探 [J].蘭臺世界,2008,(2).

[7]崔紅偉.學生檔案質量問題及改善途徑 [J].蘭臺世界,2009,(10).

G270

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1008-7508(2012)05-0108-02

2012-03-31

任潔 (1973～),吉林長春人,女,長春理工大學檔案館,館員;喬茂有 (1953～),吉林長春人,長春理工大學檔案館,副研究館員。