科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)探討

王青 胡世武

隨著高校科研工作的不斷加強(qiáng)，科研經(jīng)費(fèi)來(lái)源趨于多元化，經(jīng)費(fèi)數(shù)額也大幅上升，已成為高校資金的重要組成部分，用活用好科研經(jīng)費(fèi)對(duì)高校科研工作的開(kāi)展非常重要。財(cái)務(wù)信息化是推動(dòng)科研管理的重要手段，科研經(jīng)費(fèi)管理也不再是僅僅停留在報(bào)賬、算賬、記賬的基礎(chǔ)上，更多的是對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理中反映出來(lái)的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行整理、歸納、分析、預(yù)測(cè)和監(jiān)督，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理過(guò)程中所暗含的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律進(jìn)行挖掘，通過(guò)建立科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，有效地集成和共享，實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、準(zhǔn)確地提供科研經(jīng)費(fèi)相關(guān)信息，使科研經(jīng)費(fèi)管理真正做到規(guī)范、安全、有效，為科技管理創(chuàng)新提供保障。

一、高校科研經(jīng)費(fèi)管理現(xiàn)狀

（一）科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算編制偏差較大

科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行偏差較大是目前普遍存在的問(wèn)題。課題負(fù)責(zé)人編制科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，主要是憑經(jīng)驗(yàn)估計(jì)，財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)財(cái)務(wù)軟件提供的財(cái)務(wù)信息具有很強(qiáng)的專業(yè)性，課題負(fù)責(zé)人不能很好地利用財(cái)務(wù)信息的指導(dǎo)去編制科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算。另外，部分課題負(fù)責(zé)人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到經(jīng)費(fèi)預(yù)算的嚴(yán)肅性、重要性，有時(shí)受上報(bào)時(shí)間、經(jīng)費(fèi)總額的限制，導(dǎo)致預(yù)算編制缺乏科學(xué)性、規(guī)范性。而項(xiàng)目立項(xiàng)后，課題負(fù)責(zé)人往往只注重科研進(jìn)度，對(duì)于經(jīng)費(fèi)的使用并不關(guān)注，這又在一定程度上加大了科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行與編制的偏離度。

（二）科研經(jīng)費(fèi)從到款、分配到使用時(shí)間間隔較長(zhǎng)

在大部分高校實(shí)際工作中，從科研經(jīng)費(fèi)的到款和款項(xiàng)確認(rèn)，到經(jīng)費(fèi)分配下?lián)埽敝两?jīng)費(fèi)的使用過(guò)程缺乏一個(gè)快速有效的通道，導(dǎo)致有的項(xiàng)目找不到款項(xiàng)，有的款項(xiàng)找不到項(xiàng)目的現(xiàn)象，還存在科研經(jīng)費(fèi)已劃撥至課題負(fù)責(zé)人經(jīng)費(fèi)卡，而課題負(fù)責(zé)人以為經(jīng)費(fèi)還未到賬而遲遲未用等現(xiàn)象。

（三）不同課題之間經(jīng)費(fèi)混用現(xiàn)象嚴(yán)重

一段時(shí)期以來(lái)，相當(dāng)部分科研經(jīng)費(fèi)資助出現(xiàn)遲滯現(xiàn)象，按照項(xiàng)目研究進(jìn)度，早該開(kāi)始啟動(dòng)的研究任務(wù)，資助經(jīng)費(fèi)卻難以如期到位。為保證科研工作進(jìn)度和科研成果質(zhì)量，課題負(fù)責(zé)人往往采用從其他課題結(jié)余經(jīng)費(fèi)或其它經(jīng)費(fèi)中墊支的辦法獲取運(yùn)行經(jīng)費(fèi)，造成了經(jīng)費(fèi)混用，這既不符合科研經(jīng)費(fèi)管理相關(guān)規(guī)定，也不便于財(cái)務(wù)管理。

（四）財(cái)務(wù)部門(mén)提供的科研經(jīng)費(fèi)信息難以滿足現(xiàn)實(shí)需求

在目前的會(huì)計(jì)體系中，當(dāng)某項(xiàng)科研業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)只是采集符合會(huì)計(jì)事項(xiàng)定義的資金流信息，忽略了大量的管理信息。結(jié)果同一科技業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)被分別保存在財(cái)會(huì)人員和科技人員手中，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致。而會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所反映的資金流信息僅僅是經(jīng)費(fèi)實(shí)際到賬情況和支出流水賬，既不能滿足財(cái)務(wù)管理部門(mén)的需求，也不能滿足科研管理部門(mén)和課題負(fù)責(zé)人的需求。

二、原因分析

（一）項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來(lái)源多元化，管理趨于復(fù)雜

目前各大高校科研經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道復(fù)雜，既有國(guó)家財(cái)政資助的各類科研課題經(jīng)費(fèi)，如國(guó)家科技重大專項(xiàng)、國(guó)家科技支撐計(jì)劃、863計(jì)劃、973計(jì)劃、國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目等，又有各省、市財(cái)政資助的各類科研課題經(jīng)費(fèi)及重大課題配套經(jīng)費(fèi)，還有主管部門(mén)配套經(jīng)費(fèi)、單位配套經(jīng)費(fèi)和各企業(yè)界的橫向經(jīng)費(fèi)等，科研經(jīng)費(fèi)的來(lái)源呈現(xiàn)多元化的格局。由于科研項(xiàng)目不同，資金來(lái)源渠道不同，對(duì)經(jīng)費(fèi)的管理和核算的要求也不同，迫使科研經(jīng)費(fèi)管理必須按科研項(xiàng)目資金來(lái)源分立賬戶、分項(xiàng)核算，使科研經(jīng)費(fèi)的管理和核算內(nèi)容日趨復(fù)雜。

（二）部門(mén)之間缺乏溝通，項(xiàng)目管理與經(jīng)費(fèi)管理脫節(jié)

長(zhǎng)期以來(lái)，高校科研管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理采取各自為政的傳統(tǒng)管理模式。科研管理部門(mén)只注重于合同的制定、項(xiàng)目的爭(zhēng)取和管理費(fèi)的提取，對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的合理性、合法性和有效性缺乏進(jìn)一步的跟蹤。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)科研項(xiàng)目資金的取得和運(yùn)用的全過(guò)程也缺乏綜合管理和有效監(jiān)督，財(cái)務(wù)人員不太熟悉科研管理工作，會(huì)計(jì)核算往往是在不了解科研活動(dòng)實(shí)際情況下進(jìn)行的，導(dǎo)致對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理要么過(guò)于寬松、監(jiān)管不力，要么過(guò)于呆板、缺少靈活性。

（三）科研經(jīng)費(fèi)未實(shí)行預(yù)算管理，經(jīng)費(fèi)支出不合理

在高校科研經(jīng)費(fèi)管理中，課題負(fù)責(zé)人預(yù)算編制的不準(zhǔn)確、不全面，也常常導(dǎo)致在后面經(jīng)費(fèi)開(kāi)支過(guò)程中出現(xiàn)某項(xiàng)預(yù)算太多或某項(xiàng)預(yù)算超支。部分課題負(fù)責(zé)人甚至認(rèn)為科研經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)下來(lái)以后就可以自由支配了，因而在經(jīng)費(fèi)使用上并沒(méi)有按照計(jì)劃合同書(shū)或課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算書(shū)規(guī)定的范圍進(jìn)行使用。許多高校科研管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)科研預(yù)算的管理都屬于事后管理，即在項(xiàng)目結(jié)題或?qū)徲?jì)的時(shí)候才對(duì)所有的開(kāi)支進(jìn)行清算，但是這時(shí)再發(fā)現(xiàn)預(yù)算與實(shí)際開(kāi)支的差距已經(jīng)為時(shí)太晚，導(dǎo)致財(cái)務(wù)按會(huì)計(jì)核算提供的信息與預(yù)算可比性差。

三、科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

為了實(shí)現(xiàn)對(duì)高校科研經(jīng)費(fèi)的全過(guò)程管理，規(guī)范和理順科研經(jīng)費(fèi)管理的流程，加快科研經(jīng)費(fèi)流轉(zhuǎn)的進(jìn)程，需要設(shè)計(jì)一套能夠滿足科研管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和科研人員應(yīng)用需求的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)需要采取網(wǎng)絡(luò)化管理方式，各部門(mén)要職責(zé)明確、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各類用戶能夠及時(shí)方便掌握科研經(jīng)費(fèi)情況。這個(gè)系統(tǒng)以預(yù)算管理為主線，以資料收集為補(bǔ)充，以多維查詢、統(tǒng)計(jì)功能為目的。

（一）設(shè)計(jì)思想

1.明確各類人員分工，加強(qiáng)部門(mén)之間合作。科研經(jīng)費(fèi)管理的主要核心業(yè)務(wù)包括科研預(yù)算、項(xiàng)目撥款、經(jīng)費(fèi)支出管理、項(xiàng)目監(jiān)督及統(tǒng)計(jì)分析等。明確分工，加強(qiáng)合作，對(duì)于理順工作流程，提高經(jīng)費(fèi)使用效益具有非常重要的作用。科研管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)擬制科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)分配方案；管理使用科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)，編制年度決算；在經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限范圍內(nèi)審批科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)支出；協(xié)助指導(dǎo)課題負(fù)責(zé)人編報(bào)課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算和決算報(bào)表；組織或協(xié)助完成課題資助部門(mén)或其委托的中介機(jī)構(gòu)對(duì)經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行的檢查、審計(jì)。財(cái)務(wù)部門(mén)主要負(fù)責(zé)執(zhí)行科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)資助部門(mén)管理有關(guān)規(guī)定，指導(dǎo)監(jiān)督科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)的使用管理；牽頭并聯(lián)合科研管理部門(mén)擬制科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)管理實(shí)施具體辦法，并組織實(shí)施、監(jiān)督執(zhí)行；指導(dǎo)課題負(fù)責(zé)人編報(bào)課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算和決算報(bào)表；審核科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)預(yù)、決算；歸口辦理科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)領(lǐng)、劃撥、結(jié)算和決算，組織實(shí)施經(jīng)費(fèi)核算；綜合報(bào)告科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況；牽頭負(fù)責(zé)完成經(jīng)費(fèi)資助部門(mén)或其委托的中介機(jī)構(gòu)，對(duì)課題經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行檢查、審計(jì)。課題負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)需求測(cè)算；編制科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算；按預(yù)算和經(jīng)費(fèi)審批權(quán)限支配和使用科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)；接受上級(jí)有關(guān)部門(mén)、課題經(jīng)費(fèi)資助部門(mén)或其委托的中介機(jī)構(gòu)對(duì)科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)使用情況等進(jìn)行檢查和審計(jì)。

2.實(shí)現(xiàn)科研預(yù)算的“事前管理”。科研管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同約定在進(jìn)行撥款時(shí)必須要有預(yù)算信息，下?lián)芙?jīng)費(fèi)的同時(shí)輸入課題經(jīng)費(fèi)子項(xiàng)預(yù)算額度，這樣就在撥款及科研經(jīng)費(fèi)支出前就對(duì)其預(yù)算進(jìn)行了定義和約定，管理關(guān)口前移，使得課題負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)在日后的經(jīng)費(fèi)支出過(guò)程中有章可循，減少了后續(xù)的許多不必要的工作。

3.規(guī)范科研撥款流程，加快項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)下?lián)芩俣取ＹY助部門(mén)經(jīng)費(fèi)到達(dá)學(xué)校后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向科研管理部門(mén)發(fā)出到款通知，科研管理部門(mén)收到通知后，應(yīng)及時(shí)作經(jīng)費(fèi)分配下?lián)苡?jì)劃，財(cái)務(wù)部門(mén)收到計(jì)劃后及時(shí)下?lián)芙?jīng)費(fèi)，并向課題負(fù)責(zé)人發(fā)出到款通知。通過(guò)規(guī)范科研撥款流程，科研管理部門(mén)和課題負(fù)責(zé)人可以及時(shí)的看到自己已到的經(jīng)費(fèi)并及時(shí)認(rèn)領(lǐng)，也減少了課題負(fù)責(zé)人在科研管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)之間的奔波，進(jìn)一步加快了項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)下?lián)艿乃俣龋岣吡擞脩舻臐M意度。

（二）操作流程

本系統(tǒng)把科研經(jīng)費(fèi)的整體過(guò)程納入管理，主要業(yè)務(wù)流程大致分為如下幾個(gè)步驟：

1.課題申請(qǐng)：課題負(fù)責(zé)人申報(bào)課題，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算書(shū)審核蓋章后，在系統(tǒng)中對(duì)申報(bào)資料作一登記，主要登記申請(qǐng)項(xiàng)目資助部門(mén)、課題申請(qǐng)人、申請(qǐng)金額等信息。

2.經(jīng)費(fèi)到款：課題立項(xiàng)通過(guò)后，學(xué)校收到資助部門(mén)撥款，財(cái)務(wù)入賬并向科研管理部門(mén)發(fā)出“經(jīng)費(fèi)到款通知書(shū)”，由科研管理部門(mén)負(fù)責(zé)做經(jīng)費(fèi)分配下?lián)苡?jì)劃。

3.經(jīng)費(fèi)劃撥、財(cái)務(wù)立項(xiàng)：財(cái)務(wù)部門(mén)收到科研管理部門(mén)經(jīng)費(fèi)分配下?lián)苡?jì)劃后，進(jìn)行財(cái)務(wù)立項(xiàng)，在課題負(fù)責(zé)人經(jīng)費(fèi)卡中設(shè)置課題編號(hào)（課題名稱）等相關(guān)信息，將經(jīng)費(fèi)撥入卡中，根據(jù)任務(wù)合同書(shū)或預(yù)算批復(fù)書(shū)輸入課題經(jīng)費(fèi)子項(xiàng)金額和課題研究起止時(shí)間等相關(guān)信息，并將經(jīng)費(fèi)下?lián)苡?jì)劃和預(yù)算批復(fù)書(shū)等資料進(jìn)行掃描，按課題設(shè)置文檔存放備查、調(diào)用。同時(shí)，對(duì)課題負(fù)責(zé)人發(fā)出“課題到款通知書(shū)”，包括資助部門(mén)、到款金額，扣取的管理費(fèi)、水電費(fèi)等相關(guān)信息。

4.經(jīng)費(fèi)支出報(bào)銷：課題負(fù)責(zé)人（或指派人員）持經(jīng)費(fèi)卡和相關(guān)報(bào)銷單據(jù)報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員選中課題負(fù)責(zé)人經(jīng)費(fèi)卡內(nèi)課題，選擇相應(yīng)經(jīng)費(fèi)子項(xiàng)，輸入相關(guān)摘要內(nèi)容即可報(bào)銷。因課題經(jīng)費(fèi)有時(shí)會(huì)分批到款，而經(jīng)費(fèi)預(yù)算則是課題經(jīng)費(fèi)總額的預(yù)算，所以，我們按孰低的原則設(shè)置雙重控制，一是根據(jù)已到款經(jīng)費(fèi)總額進(jìn)行控制，二是根據(jù)經(jīng)費(fèi)子項(xiàng)預(yù)算額度進(jìn)行控制。

5.課題結(jié)題（審計(jì)）：課題研究截止時(shí)間一到，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出提醒，財(cái)務(wù)部門(mén)發(fā)出結(jié)題提醒通知書(shū)，督促課題負(fù)責(zé)人盡快支付應(yīng)付款款項(xiàng)。課題負(fù)責(zé)人可在查詢終端根據(jù)課題經(jīng)費(fèi)子項(xiàng)打印出開(kāi)支明細(xì)。結(jié)題報(bào)告經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核蓋章后，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)結(jié)題資料進(jìn)行掃描歸檔。

6.課題結(jié)束：課題結(jié)題驗(yàn)收后，課題負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)清理經(jīng)費(fèi)收支，辦理財(cái)務(wù)結(jié)算手續(xù)，經(jīng)課題負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將結(jié)余經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)入個(gè)人“科研發(fā)展經(jīng)費(fèi)”，需退回課題資助部門(mén)的，按規(guī)定予以退回。課題不再有任何手續(xù)操作。“科研發(fā)展經(jīng)費(fèi)”可用于其它課題預(yù)研等相關(guān)開(kāi)支，能在一定程度上避免課題混用現(xiàn)象。

（三）主要功能

1.預(yù)算管理功能。系統(tǒng)根據(jù)不同資助部門(mén)，設(shè)置不同課題類別經(jīng)費(fèi)子項(xiàng)模塊，根據(jù)任務(wù)合同書(shū)或課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算書(shū)進(jìn)行子項(xiàng)控制，若子項(xiàng)有超支，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒，確需調(diào)整的，按照課題組織實(shí)施部門(mén)規(guī)定的程序辦理報(bào)批手續(xù)后，再在系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)算調(diào)整，嚴(yán)格按預(yù)算進(jìn)行管理。

2.課題經(jīng)費(fèi)資料收集功能。從課題申報(bào)登記、經(jīng)費(fèi)到款、經(jīng)費(fèi)劃撥、預(yù)算登記、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、補(bǔ)充預(yù)算到課題結(jié)題（審計(jì)），通過(guò)高拍儀掃描收集課題相關(guān)資料，為每個(gè)課題建立文檔，便于相關(guān)人員查閱。

3.多種固定格式通知單填制功能。系統(tǒng)設(shè)置多種通知單格式，財(cái)務(wù)人員只需填入相應(yīng)要素，既完善手續(xù)，又便于管理。如經(jīng)費(fèi)到達(dá)學(xué)校后，向科研管理部門(mén)發(fā)出經(jīng)費(fèi)到款通知單；經(jīng)費(fèi)撥款、財(cái)務(wù)立項(xiàng)后，向課題負(fù)責(zé)人發(fā)出課題到款通知單；經(jīng)費(fèi)子項(xiàng)超支或總額超支時(shí)，向課題負(fù)責(zé)人發(fā)出經(jīng)費(fèi)超支通知單；課題結(jié)題后，向課題負(fù)責(zé)人發(fā)出課題余額結(jié)轉(zhuǎn)通知單，等等。

4.多維查詢、統(tǒng)計(jì)功能。根據(jù)授權(quán)，課題負(fù)責(zé)人、課題承擔(dān)單位、科研管理人員、財(cái)務(wù)管理人員、分管校長(zhǎng)可以按教研室、部（系）、資助部門(mén)分類查詢?cè)谘姓n題數(shù)量和金額，以及到款和開(kāi)支情況，同時(shí)可查詢?nèi)Ｋ性谘姓n題數(shù)量和金額，以及到款和開(kāi)支情況。可以將課題預(yù)算和支出作比較，也可以按經(jīng)費(fèi)子項(xiàng)查詢開(kāi)支明細(xì)。既可以從資助部門(mén)查詢到每個(gè)課題經(jīng)費(fèi)開(kāi)支明細(xì)，也可以從經(jīng)費(fèi)子項(xiàng)開(kāi)支明細(xì)往上查詢到資助部門(mén)課題數(shù)量和金額，具有多維查詢、統(tǒng)計(jì)功能。

（作者單位：王青，第二軍醫(yī)大學(xué)財(cái)務(wù)軍需處；胡世武，總后勤部財(cái)務(wù)部住房資金管理中心）