省級垂管事業單位固定資產管理數據信息化與模式創新

陳靜

點擊計算機鼠標，敲敲鍵盤就能全面了解掌握本單位固定資產賬、卡及實物代碼等等盤點清查方面的管理信息，改變了以往固定資產盤點清理，多個部門投入大量人力物力時間成本，而仍盤點不清問題。通過固定資產管理數據信息化輕而易舉地解決了這一“老大難”問題，實現了固定資產賬物卡相符的管理目標，同時也為探索新的固定資產管理模式提供了技術支撐。該文從省級垂管事業單位固定資產管理的特點入手，有針對性地提出了固定資產管理的難點、原因和對策，具有較強的實踐性和操作性。

垂管；事業單位；固定資產；管理

1.當前固定資產管理主要難點

一是多口分工負責責權明晰難。省級垂管事業單位實行全省垂管，內設辦公室、財務部、人力部、技術部等七個職能管理部門和十一個業務部門，下設寧德、莆田、泉州、漳州等七個地市分院和三個經濟實體。省級垂管事業單位單位實行固定資產分級歸口管理體制，各個部門分工負責制。財務部門負責全院固定資產的綜合管理，做好固定資產總賬和明細分類賬的核算，辦公室負責財產物資的實物管理，負責固定資產編號、建卡、調配、領用管理，固定資產使用部門負責固定資產的保養、維修、清理、盤點、申購計劃工作。

由于牽頭部門缺乏權威性，統一協調難，部門之間分工清楚，但合作的責任、權利不清晰，相互推諉的情況時有發生，不利于從上到下、全方位、全過程地管好用好固定資產。財務部只清楚賬面上的家底，卻不清楚實物在哪里，保管和使用情況如何；辦公室調撥固定資產，沒有及時變更相關資料，保管使用部門重使用，清楚儀器設備的性能好壞，卻不知其價值，資產卡片數據編制不完整，不清楚資產的價值和尚可使用年限，盲目編制報廢項目。

二是多口盤點清查組織協調難。在固定資產清查中，一方面由于各部門對固定資產管理的不重視、固定資產管理人員頻繁變更、辦公地點的分散、內設部門的多次變更合并及多次大規模的搬遷，出現賬目和實物不符的情況，特別是空調及辦公桌椅、家俱等固定資產賬實不符的情況特別的嚴重。另一方面由于歷史的原因，固定資產的交接不到位，固定資產調撥中未按相關程序進行固定資產調撥，歷史遺留問題較多。各部門各自為政，牽頭部門組織指導協調不力，20多個部門之間相互配合不順，從啟動盤點到清查完畢用了近一年的時間，花費了大量人力、物力，才基本實現了固定資產賬物卡相符的目標。

三是多口管理資產使用效益低。財務部門、辦公室、保管使用部門之間各自為陣，缺乏統一的管理與控制，難以做到對固定資產實際意義上的管理。在4000多件（套）的固定資產中，儀器設備等專用設備占67%，而這些資產分布于20多個部門保管使用，基本上限于賬務核算管理，很少相互之間調撥使用。特別是高精尖的大型儀器由于需要專人維護，維護成本高，歸口技術部門專門管理使用效率不高，固定資產使用的整體效益不高。

2.固定資產管理數據信息化嘗試與實踐

院借助《金網際資產盤點管理系統》著手固定資產管理數據信息化建設的嘗試與實踐工作，一年來做了大量的工作，取得了比較明顯的可喜成效。

實現了數據信息化管理的兩大目標。一是全面清查，摸清家底。二是建立全方位多級次的固定資產管理動態數據庫。

完成了數據信息化管理的三大任務。一是建立管理平臺，全面、及時掌握固定資產信息，實現對固定資產從入口、使用到出口等各個環節的動態管理。二是實現固定資產管理部門、財會部門和使用部門賬物卡相符。三是監督管理固定資產的收入、調出、保管、使用以及清理報廢工作。

3.實現數據信息化管理采取的主要措施及成效

主要措施。一是以財務部固定資產賬戶的數量、金額為清查的藍本，先后多次組織所有部門進行反復的核對與清查，主要是核對實物名稱、數量、金額、保管使用人和狀態，做到一一對應。對有物而與財務部賬上名稱、金額不相符時，要一一說明，件件清楚。二是在此基礎上，對所有固定資產數據按使用部門進行錄入，并編制一一對應的條形碼，并進行條形碼的貼標工作，與此同時采集實物的“兩碼”工作，一個是實物的條形碼，第二個是實物的唯一的國際碼，完成所有實物的“身份”界定和唯一性的識別標識粘貼工作。三是實現財務部門、資產管理部門、使用部門的“三賬”相符工作。

主要成效。一是以條形碼、國際碼為基礎，規范并實現了固定資產數據采集、查詢、清查的精細化快捷方便的管理方式。在數據庫里可以從保管使用單位、固定資產構成分類及資產性質等方面查詢到各種信息，使得固定資產的數據查詢成為舉手之勞。固定資產的任何變動包括新增、調入調出、報廢及出售等都與賬務管理系統及時核對，保證固定資產的賬卡同步變化。二是數據信息化建設保證了固定資產折舊的準確性。原來按固定資產類別分類提取折舊，由于卡片量大，無法區分某一類別中是否有超期服役的固定資產卡片，信息化建設后，對于超過計提折舊年限的卡片，系統會自動過濾掉，不再參與折舊計算。三是數據信息化建設節約了大量勞動成本，單位的發展每年都會新增大量的或報廢部分的或是調撥的固定資產，若手工制作卡片僅這一項十分耗費時間，信息化建設后僅需數據轉換就自動完成數據信息化管理工作，省略了手工狀態下的復雜計算，也提高了核算的準確性。

4.數據信息化建設對創新管理模式的幾點啟示

建立健全“一個口”進出的管理機制。財務部作為固定資產的牽頭管理部門，無論是在固定資產信息軟件與財務軟件接口、各類固定資產數據維護、組織固定資產盤點清查、調撥與報廢等方面都十分便利，也責無旁貸。

在組織形式上，在單位完成固定資產信息化建設后，必須明確財務部為主管部門，落實以財務部“一個口”管理的原則，將財務審核和資產管理兩者合二為一，均由財務部負責；技術部門、保管使用部門、采購等其他部門都應服從財務部的指導，積極配合，從而保持從上至下的、有力的組織管理形式，避免以往松散、多口協調，在實際管理過程中無具體主管部門的局面。

在崗位職責上，明確固定資產管理部門、財會部門和使用部門的職責權限，制定固定資產業務流程，確保辦理固定資產業務的各環節相互分離、制約和監督；明確固定資產的取得與驗收、日常保管、處置與轉移等環節的控制要求，在制度上做好協調。充分應用數據信息化后實物管理與數據管理兩者相互融入、相互依賴、方便快捷的特點，強化在一個單位內以財務部為主管責任部門，明確財務在固定資產管理中的核心地位和固定資產信息輻射的作用，抓住固定資產采購后報賬和編制粘貼實物條形碼這兩個重點工作環節，實現數據錄入、調撥、盤點、評估、報廢等職能，而技術部門著重把好儀器設備的技術標準，管理使用部門則重在實物的驗收、使用和日常管理，采購部門重在組織采購、驗收、報賬和到財務部請領實物條形碼和組織粘貼條形碼工作，最大限度地減少工作交叉點和協調點，使財務部的固定資產管理可以實現“一竿子插到底”的管理模式，轉變以往一個單位內固定資產多部門以及復雜的管理流程，提高固定資產的管理效率。

在日常管理上，財務部應完成日常基礎數據的維護與錄入，并負責建立固定資產財務賬、資產管理部門賬、使用部門賬，且必須實現“三賬一致”，落實好“一個口”進出的原則，應用數據信息庫強大的功能打破條塊分工分隔的管理模式。

在人員配備上，財務部應配備專職人員管理和維護數據信息庫，其它部門也應指定兼職的管理人員使固定資產日常工作有專人管理。

建立健全固定資產管理的流程。要建立健全以財務部為核心的固定資產數據信息管理流程，重點抓住資產采購報賬、分配請領、編制粘貼條形碼、調撥、折舊、評估、報廢等環節，建立健全以財務部為核心的固定資產管理流程，使財務部能夠全方位、全過程對固定資產各環節實施有效監控。

要重視和加強基礎數據的維護。由于實行了以財務部為核心的“一個口”進出的固定資產管理模式，日常數據信息的維護也就可以由財務部獨立、準確、快捷地完成，各部門只要按財務部的要求，手持固定資產數據采集器按時限完成盤點清理數據錄入工作，固定資產的資產審計和盤點清查將自動完成并同時自動生成固定資產所需要的各類工作報表。