淺談采供血機構業務檔案管理

董魯玲

摘 要：采供血機構作為醫療衛生系統的一部分，具有相對的獨立性和特殊性。采供血業務檔案是記錄采供血機構的主體檔案，是采供血業務工作活動的真實記錄，反映了采供血機構工作的整體管理水平。隨著輸血事業的發展，科學管理和有效利用檔案已成為采供血工作的重要環節。

關鍵詞：采供血 檔案管理 規范化

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）08-275-01

采供血業務檔案是指血液在采集、檢驗、成分分離、包裝、篩選、儲存、發放、運輸等環節所形成的具有保存價值的以文字、數據、聲像等各種形式為載體的原始資料。規范化管理采供血工作檔案，是采供血機構規范化管理的一項重要工作內容，對采供血機構開展各項工作、不斷提高血液質量、確保臨床安全用血、開展輸血研究、提升整體管理水平，都具有極其重要的意義。

一、采供血業務檔案的重要性

1.采供血業務檔案有利于無償獻血工作的推廣和實施。《中華人民共和國獻血法》明確規定了無償獻血、免費用血的原則，特別是近期衛生部辦公廳下發《關于做好方便無償獻血者及相關人員異地用血工作的通知》后，采供血檔案詳細記載了獻血者的姓名、性別、身份證號、獻血時間、獻血量等信息，從而為《獻血法》的實施和《通知》的執行提供可靠保證，為進一步推動無償獻血事業健康發展奠定了堅實的基礎。

2.完整的采供血業務檔案管理系統是獻血者、血液檢測和血液質量情況的真實依據。一份完整的獻血檔案能如實地反映出獻血者身體狀況和獻血情況，當獻血者由于某種原因不符合獻血條件而不能獻血時，可將其排除或延期獻血，并在獻血檔案中明確記載。另一方面，查閱血液從采集到提供臨床使用過程的有關文件資料，可以確定血液的質量和是否適合使用，從而有效地保護獻血者和受血者的健康。

3.采供血業務檔案是解決輸血糾紛，確定醫療事故責任的法定依據。患者在輸血過程中若發生輸血反應或在輸血后發現感染了某種經血液傳播的疾病，這時候獻血者的原始獻血及血液檢驗結果記錄，以及血液和血液成分的運輸、分離、包裝、篩選、儲存、發放使用等過程的有關記錄，就成了確定責任的主要依據之一，從而為區分事故責任、解決糾紛提供客觀依據。

4.采供血業務檔案是統計獻血情況、制定獻血工作目標的可靠依據。通過對業務檔案資料的分析，可以使管理層對采血數量及獻血者分布等情況有較客觀的了解，進而合理制定獻血工作目標，推動轄區獻血工作的開展，保證臨床安全用血。

二、采供血業務檔案的規范化管理

為提高檔案科學管理水平，充分發揮檔案在采供血工作中的作用，確保歸檔的文件材料系統和質量，根據《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國衛生部《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》、《血站基本標準》、《血站管理辦法》的規定，規范歸檔文件整理。

1.歸檔范圍。（1）采供血工作的法律、法規、規章、條例、辦法；（2）采供血工作總結、計劃；（3）采供血工作統計資料匯編；（4）獻血者健康檢查登記表；（5）獻血者初、復檢實驗原始記錄，所有法定檢驗項目匯總檢驗報告單；（6）各醫院臨床用血情況統計報表；（7）血液出入庫登記單；（8）血液、血液制劑、試驗試劑、血袋等抽檢原始記錄；（9）陽性血銷毀記錄；（10）Rh(-)血型原始記錄；（11）疑難血型配型、臨床標本組織配型記錄；（12）其他有關材料（輸血醫療事故的調查、分析、鑒定及處理意見等材料）。

2.整理方法。（1）裝訂：歸檔文件應按件裝訂。（2）分類：按年度—問題—保管期限分類。（3）排列：歸檔文件分類后，將歸檔文件依據分類，結合事由按時間順序進行排列。（4）編號：歸檔文件依分類、排列次序逐件編號。（5）編目：歸檔文件依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。（6）裝盒：歸檔的文件按照室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項目。

3.案卷排列。按照所屬時間順序排列。

4.檔案檢索工具編制。編制案卷目錄、案卷文件目錄。歸檔的文件材料應齊全完整、質地優良、規格統一，并按件裝訂。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

三、加強采供血業務檔案管理的心得體會

1.領導重視。為確保河南省紅十字血液中心采供血檔案管理工作盡快達到標準的要求，使中心的檔案管理進一步規范化、科學化、制度化，使檔案管理現代化水平得到切實的提高，中心黨委明確一位副主任具體負責領導檔案管理工作，將檔案管理工作列入班子的議事日程，成立了包括主管領導、重點科室領導以及專職檔案管理人員組織的檔案工作領導小組；制定了一系列管理制度和措施；強調檔案管理在采供血工作中的地位和重要性，對各部門、科室提出明確要求。

2.建立健全組織機構。中心設立了專門的檔案管理部門，配備專、兼職檔案管理人員，負責文件材料的收集、整理和移交，負責按照規范整理文件材料，并按時移交給中心檔案管理部門。各級領導負責監督工作的實施，及時協調解決工作過程出現的問題。

3.完善檔案管理制度。結合采供血工作制定符合本單位實際的檔案管理制度，明確各類檔案保存年限及相應檔案的查詢、銷毀制度，使檔案管理規范化、查詢簡便化、工作高效化。由于每天都有相當數量的獻血者的獻血文件材料、血液檢驗文件材料和血液發放材料產生，因此，需要檔案管理部門及時督促各部門做好文件材料的收集、整理工作；對已收集的檔案認真核查驗收；對未按時、按要求歸檔的要及時催交，以確保檔案的完整。

四、結論

加強采供血業務檔案管理是保障獻血者身體健康和臨床用血安全的必要條件之一。采供血檔案的規范化管理，對于采供血業務檔案管理工作走向標準化、規范化，從而為更好地推進無償獻血工作的可持續發展、確保人民群眾的用血安全服務，避免輸血醫療糾紛都起到不可估量的作用。一直以來，我中心領導非常重視采供血檔案管理工作，中心的檔案管理工作已走上規范化、科學化、制度化，達到了國家二級科技事業單位檔案管理的水平。

參考文獻：

1.張沁霞，李海萍.檔案管理在采供血工作中的應用.中國輸血雜志，2009（10）

2.李婷花.談醫學檔案管理中的幾個問題.山西檔案，2009增刊

3.中華人民共和國衛生部.血站管理辦法

（作者單位：河南省紅十字血液中心 河南鄭州 450012）

（責編：紀毅）