需要預約的辦公室

鐘嘯靈

1000多名員工共享272個工位。

是的，你沒聽錯。自打2011年底搬進位于北京東三環的環球金融中心新辦公室開始，埃森哲中國在北京的員工們就是這樣工作的。因為咨詢顧問的職業特性，埃森哲的員工大多數都處于“空中飛人”的出差狀態，不在客戶現場的員工則被鼓勵在家辦公。

除了行政、財務、法務等固定辦公人員，每周使用率不超過80%的工位都被設置為“可預訂”狀態。

辦公2.0

埃森哲北京辦公室的走廊兩側有不少小型會議室，員工可以通過會議室門口的觸摸屏進行預訂，顯示屏上的紅燈表示有人在使用，綠燈表示空閑。除了會議室，想要在落地窗邊光線明亮的開放式交流區召集個小型會議？同樣需要預訂。在交流區開會的時候，可以將電腦上的內容連接到電視的大屏幕上。茶水間也有舒適的椅子，可以隨時坐下來交流。一切設置看上去都是為了促進員工的交流，而不僅僅是在辦公室里埋頭工作。

工位的設計簡潔明快，可容納一人辦公并且彼此之間沒有隔板。由于是非固定工位，沒有配備放置雜物的儲物柜，因此公司在大門內側設置了一個超市式的自助衣帽間。

1999年，埃森哲大中華區員工人數和工位的比例是4:1，現在，這一數字已經上升到8:1~10:1。這無疑會大大降低了辦公空間的租賃費用。不過，緊張的工位資源是否會造成員工之間的“撞車”和爭奪？

“其實……不會的。”埃森哲北京公司的行政人員張訸現場演示了如何在公司的大中華區預訂到一個工位：想來公司辦公，首先需要登錄內部的Workplace系統。通過該系統，可以直觀地看到大中華區每間辦公室工位的平面圖，類似網上辦理登機牌時展示的艙位圖，其中，用不同的顏色顯示哪些工位已經被預訂，哪些工位是空閑的。

員工來到公司后，需要在墻上設置的Workplace設備上Check in，同樣，離開時需要Check out；只要將自己的工號輸入到電話里進行號碼的設置，桌面電話就會暫時成為自己的座機。為了確保預訂的實際使用率，埃森哲規定每次預訂最多提前7天，時間跨度不能超過5天。目前在埃森哲，所有員工都在通過這一類似酒店入住的方式預訂大中華區的任何一間辦公室工位。

“1999年，我們就發現很多員工大部分時間在外面開展業務，他們有時候在家、有時候在機場、有時候在星巴克……而且可以隨時隨地辦公，我們意識到應該有所改變。”埃森哲大中華區行政部總監葛一萍表示。

中國市場是埃森哲的重要戰略市場，員工人數的成倍擴展曾經讓行政部門為辦公面積的局促傷透了腦筋。后來，埃森哲行政部門根據公司業務發展趨勢、未來員工的工作傾向等綜合因素對辦公工位進行了評估，最終決定引入“辦公2.0”的概念，遵循“更高效、更高科技、更高的凝聚力、更高的環保理念”的原則，對工位數量進行縮減，對原有的辦公流程進行變革。

預約燈光

“有效地減少辦公面積，其實也是在減少碳排放。”張訸說，對于埃森哲這樣的全球性公司，每年1/3的碳排放來自辦公室，2/3來自差旅。2007年埃森哲通過了ISO14001認證，這表示埃森哲已經達到減少碳排放的相關規定。張訸隨之展示了辦公室的細節設置：辦公室的所有照明設施全部采用LED燈，墻面的裝修材料也符合環保要求；在非工作時間，員工需要對燈光的使用時間進行事先計劃和預約，否則很可能出現摸黑工作的場景；會議室里配套齊全的思科視頻會議系統，可以有效控制和減少出差頻率。

葛一萍認為，這種辦公模式的產生是由埃森哲的行業特性決定的，其他想要模仿的行業首先需要考慮三個因素：首先是公司的業務特點，對于那些經常需要思想碰撞產生火花的公司而言，可能適合這樣的模式；其次，員工的工作狀態是很重要的考慮因素，如果工作本身不需要在一個固定場所來完成，那么就是可行的；最后，外部技術條件是否成熟也需要考慮，而目前的互聯網以及移動、通信技術已經提供了這種可能，關鍵在于如何應用。

除此之外，埃森哲員工對這一模式變化產生的心理反應同樣令人感興趣。有新浪微博的網友表示：“如果我是埃森哲的員工，去辦公室還要事先預訂，而且還不一定能預訂到，我會覺得很沒有歸屬感。”

“事實上，從每年對員工的滿意度調查來看，在全球范圍內，埃森哲員工對于這樣的工作狀態非常滿意。我們得到的反饋是，他們感到獲得了工作和生活的平衡，工作效率也提高了。”葛一萍說。

不過，在這樣的流動環境中制造歸屬感，依然是這家全球公司需要考慮的一項基本設置。埃森哲全球辦公室都采用同一顏色的墻面、同樣的桌椅和同樣的會議室布置，但在某些細節上會融入一些當地文化元素，比如北京辦公室在裝飾上添加了宮燈、圓明園等中國元素。

“我們希望，當一名員工進入辦公區域，他的第一個動作是找到工位預訂系統Check in，尋找相應的辦公工位，而不是還要花更多時間去打量和熟悉周圍的環境。”葛一萍說。

對于這種辦公模式下的“員工自律性”疑問，葛一萍的回答是——“我們充分地相信埃森哲的每名員工，會和他的領導保持很好的溝通，把控項目的進度。”事實上，在埃森哲這樣一個知識密集型的企業，需要最大限度地發揮員工的創造力，而不是將其固定在某個工位上。

消失的獨立辦公室

不過，傳統辦公室的設置似乎也有一定道理——高管可以享受寬大獨立的辦公空間、以及厚厚墻壁帶來的隱私性，由此建立管理權威。而在埃森哲，辦公和會議室預訂系統不會根據職位級別進行優先級的排序，高管也沒有獨立辦公室，更別提寬敞的辦公桌和高大舒適的班臺和班椅了。

“一開始，我們就想在辦公室里消除這種等級的隔閡，未來的辦公室交流需要打破等級。”葛一萍說。除了行政、財務、法律等需要固定辦公空間的高管，其他的高管層都沒有自己的辦公室，他們一樣需要預訂工位，而且預訂時間不能超過5天，和其他員工的權限一樣。“這樣一來，辦公資源的分配完全根據需要進行，而不是根據職位級別。”

葛一萍認為，對于高層來說，這種模式創造了更多和員工互動的機會，讓他們可以經常和不同的員工交流。當然，如果高管需要進行一些敏感談話、重要會晤的話，可以通過提前預訂會議室解決這個問題。

埃森哲對這一現狀并不滿足。“辦公2.0對于我們正在成為過去式，現在大家拿著iPad，可以走到任何地方工作，那時辦公室的模式是怎樣的？”葛一萍說，她正在考慮，某些固定工位是否也可以機動起來，比如她自己的工位；行政部的其他員工也將被鼓勵一周有1~2天在家辦公。“當然，我們也在平衡，對于一線員工而言，他們從客戶那里回來，看到我們，會有一種到家的歸屬感。”她說。除此之外，在環保的理念下，如何更合理地利用辦公室的水、電等資源也是一個需要思考的問題。“我們需要合理地分配每一項資源，尋找到一個最佳結合點，對工作產生最大的效益，這就是我們所追求的。”