需要預(yù)約的辦公室

鐘嘯靈

1000多名員工共享272個(gè)工位。

是的，你沒聽錯(cuò)。自打2011年底搬進(jìn)位于北京東三環(huán)的環(huán)球金融中心新辦公室開始，埃森哲中國(guó)在北京的員工們就是這樣工作的。因?yàn)樽稍冾檰柕穆殬I(yè)特性，埃森哲的員工大多數(shù)都處于“空中飛人”的出差狀態(tài)，不在客戶現(xiàn)場(chǎng)的員工則被鼓勵(lì)在家辦公。

除了行政、財(cái)務(wù)、法務(wù)等固定辦公人員，每周使用率不超過80%的工位都被設(shè)置為“可預(yù)訂”狀態(tài)。

辦公2.0

埃森哲北京辦公室的走廊兩側(cè)有不少小型會(huì)議室，員工可以通過會(huì)議室門口的觸摸屏進(jìn)行預(yù)訂，顯示屏上的紅燈表示有人在使用，綠燈表示空閑。除了會(huì)議室，想要在落地窗邊光線明亮的開放式交流區(qū)召集個(gè)小型會(huì)議？同樣需要預(yù)訂。在交流區(qū)開會(huì)的時(shí)候，可以將電腦上的內(nèi)容連接到電視的大屏幕上。茶水間也有舒適的椅子，可以隨時(shí)坐下來(lái)交流。一切設(shè)置看上去都是為了促進(jìn)員工的交流，而不僅僅是在辦公室里埋頭工作。

工位的設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔明快，可容納一人辦公并且彼此之間沒有隔板。由于是非固定工位，沒有配備放置雜物的儲(chǔ)物柜，因此公司在大門內(nèi)側(cè)設(shè)置了一個(gè)超市式的自助衣帽間。

1999年，埃森哲大中華區(qū)員工人數(shù)和工位的比例是4:1，現(xiàn)在，這一數(shù)字已經(jīng)上升到8:1~10:1。這無(wú)疑會(huì)大大降低了辦公空間的租賃費(fèi)用。不過，緊張的工位資源是否會(huì)造成員工之間的“撞車”和爭(zhēng)奪？

“其實(shí)……不會(huì)的。”埃森哲北京公司的行政人員張?jiān)Z現(xiàn)場(chǎng)演示了如何在公司的大中華區(qū)預(yù)訂到一個(gè)工位：想來(lái)公司辦公，首先需要登錄內(nèi)部的Workplace系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)，可以直觀地看到大中華區(qū)每間辦公室工位的平面圖，類似網(wǎng)上辦理登機(jī)牌時(shí)展示的艙位圖，其中，用不同的顏色顯示哪些工位已經(jīng)被預(yù)訂，哪些工位是空閑的。

員工來(lái)到公司后，需要在墻上設(shè)置的Workplace設(shè)備上Check in，同樣，離開時(shí)需要Check out；只要將自己的工號(hào)輸入到電話里進(jìn)行號(hào)碼的設(shè)置，桌面電話就會(huì)暫時(shí)成為自己的座機(jī)。為了確保預(yù)訂的實(shí)際使用率，埃森哲規(guī)定每次預(yù)訂最多提前7天，時(shí)間跨度不能超過5天。目前在埃森哲，所有員工都在通過這一類似酒店入住的方式預(yù)訂大中華區(qū)的任何一間辦公室工位。

“1999年，我們就發(fā)現(xiàn)很多員工大部分時(shí)間在外面開展業(yè)務(wù)，他們有時(shí)候在家、有時(shí)候在機(jī)場(chǎng)、有時(shí)候在星巴克……而且可以隨時(shí)隨地辦公，我們意識(shí)到應(yīng)該有所改變。”埃森哲大中華區(qū)行政部總監(jiān)葛一萍表示。

中國(guó)市場(chǎng)是埃森哲的重要戰(zhàn)略市場(chǎng)，員工人數(shù)的成倍擴(kuò)展曾經(jīng)讓行政部門為辦公面積的局促傷透了腦筋。后來(lái)，埃森哲行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)、未來(lái)員工的工作傾向等綜合因素對(duì)辦公工位進(jìn)行了評(píng)估，最終決定引入“辦公2.0”的概念，遵循“更高效、更高科技、更高的凝聚力、更高的環(huán)保理念”的原則，對(duì)工位數(shù)量進(jìn)行縮減，對(duì)原有的辦公流程進(jìn)行變革。

預(yù)約燈光

“有效地減少辦公面積，其實(shí)也是在減少碳排放。”張?jiān)Z說(shuō)，對(duì)于埃森哲這樣的全球性公司，每年1/3的碳排放來(lái)自辦公室，2/3來(lái)自差旅。2007年埃森哲通過了ISO14001認(rèn)證，這表示埃森哲已經(jīng)達(dá)到減少碳排放的相關(guān)規(guī)定。張?jiān)Z隨之展示了辦公室的細(xì)節(jié)設(shè)置：辦公室的所有照明設(shè)施全部采用LED燈，墻面的裝修材料也符合環(huán)保要求；在非工作時(shí)間，員工需要對(duì)燈光的使用時(shí)間進(jìn)行事先計(jì)劃和預(yù)約，否則很可能出現(xiàn)摸黑工作的場(chǎng)景；會(huì)議室里配套齊全的思科視頻會(huì)議系統(tǒng)，可以有效控制和減少出差頻率。

葛一萍認(rèn)為，這種辦公模式的產(chǎn)生是由埃森哲的行業(yè)特性決定的，其他想要模仿的行業(yè)首先需要考慮三個(gè)因素：首先是公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)于那些經(jīng)常需要思想碰撞產(chǎn)生火花的公司而言，可能適合這樣的模式；其次，員工的工作狀態(tài)是很重要的考慮因素，如果工作本身不需要在一個(gè)固定場(chǎng)所來(lái)完成，那么就是可行的；最后，外部技術(shù)條件是否成熟也需要考慮，而目前的互聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)、通信技術(shù)已經(jīng)提供了這種可能，關(guān)鍵在于如何應(yīng)用。

除此之外，埃森哲員工對(duì)這一模式變化產(chǎn)生的心理反應(yīng)同樣令人感興趣。有新浪微博的網(wǎng)友表示：“如果我是埃森哲的員工，去辦公室還要事先預(yù)訂，而且還不一定能預(yù)訂到，我會(huì)覺得很沒有歸屬感。”

“事實(shí)上，從每年對(duì)員工的滿意度調(diào)查來(lái)看，在全球范圍內(nèi)，埃森哲員工對(duì)于這樣的工作狀態(tài)非常滿意。我們得到的反饋是，他們感到獲得了工作和生活的平衡，工作效率也提高了。”葛一萍說(shuō)。

不過，在這樣的流動(dòng)環(huán)境中制造歸屬感，依然是這家全球公司需要考慮的一項(xiàng)基本設(shè)置。埃森哲全球辦公室都采用同一顏色的墻面、同樣的桌椅和同樣的會(huì)議室布置，但在某些細(xì)節(jié)上會(huì)融入一些當(dāng)?shù)匚幕兀热绫本┺k公室在裝飾上添加了宮燈、圓明園等中國(guó)元素。

“我們希望，當(dāng)一名員工進(jìn)入辦公區(qū)域，他的第一個(gè)動(dòng)作是找到工位預(yù)訂系統(tǒng)Check in，尋找相應(yīng)的辦公工位，而不是還要花更多時(shí)間去打量和熟悉周圍的環(huán)境。”葛一萍說(shuō)。

對(duì)于這種辦公模式下的“員工自律性”疑問，葛一萍的回答是——“我們充分地相信埃森哲的每名員工，會(huì)和他的領(lǐng)導(dǎo)保持很好的溝通，把控項(xiàng)目的進(jìn)度。”事實(shí)上，在埃森哲這樣一個(gè)知識(shí)密集型的企業(yè)，需要最大限度地發(fā)揮員工的創(chuàng)造力，而不是將其固定在某個(gè)工位上。

消失的獨(dú)立辦公室

不過，傳統(tǒng)辦公室的設(shè)置似乎也有一定道理——高管可以享受寬大獨(dú)立的辦公空間、以及厚厚墻壁帶來(lái)的隱私性，由此建立管理權(quán)威。而在埃森哲，辦公和會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)不會(huì)根據(jù)職位級(jí)別進(jìn)行優(yōu)先級(jí)的排序，高管也沒有獨(dú)立辦公室，更別提寬敞的辦公桌和高大舒適的班臺(tái)和班椅了。

“一開始，我們就想在辦公室里消除這種等級(jí)的隔閡，未來(lái)的辦公室交流需要打破等級(jí)。”葛一萍說(shuō)。除了行政、財(cái)務(wù)、法律等需要固定辦公空間的高管，其他的高管層都沒有自己的辦公室，他們一樣需要預(yù)訂工位，而且預(yù)訂時(shí)間不能超過5天，和其他員工的權(quán)限一樣。“這樣一來(lái)，辦公資源的分配完全根據(jù)需要進(jìn)行，而不是根據(jù)職位級(jí)別。”

葛一萍認(rèn)為，對(duì)于高層來(lái)說(shuō)，這種模式創(chuàng)造了更多和員工互動(dòng)的機(jī)會(huì)，讓他們可以經(jīng)常和不同的員工交流。當(dāng)然，如果高管需要進(jìn)行一些敏感談話、重要會(huì)晤的話，可以通過提前預(yù)訂會(huì)議室解決這個(gè)問題。

埃森哲對(duì)這一現(xiàn)狀并不滿足。“辦公2.0對(duì)于我們正在成為過去式，現(xiàn)在大家拿著iPad，可以走到任何地方工作，那時(shí)辦公室的模式是怎樣的？”葛一萍說(shuō)，她正在考慮，某些固定工位是否也可以機(jī)動(dòng)起來(lái)，比如她自己的工位；行政部的其他員工也將被鼓勵(lì)一周有1~2天在家辦公。“當(dāng)然，我們也在平衡，對(duì)于一線員工而言，他們從客戶那里回來(lái)，看到我們，會(huì)有一種到家的歸屬感。”她說(shuō)。除此之外，在環(huán)保的理念下，如何更合理地利用辦公室的水、電等資源也是一個(gè)需要思考的問題。“我們需要合理地分配每一項(xiàng)資源，尋找到一個(gè)最佳結(jié)合點(diǎn)，對(duì)工作產(chǎn)生最大的效益，這就是我們所追求的。”