新時期企業檔案管理的創新性分析

高春蘭

該文提出了新時期企業檔案管理創新的主要思路,包括:創新工作人員考評機制,調動檔案管理人員工作積極性;創新檔案保存管理環境,進一步完善優化檔案管理模式;創新檔案搜集整理制度,推進檔案獲取模式的持續改進;創新檔案服務工作方式,不斷強化檔案在企業中的作用。該文旨在為新時期檔案管理工作的創新提供新的思路,為促進新時期企業核心競爭力的提高,企業的可持續發展打下堅實的基礎。

企業檔案管理;意義;創新思路

1.引言

檔案的形式有很多種,包括文字、圖表、聲像等不同形式、載體,在不同需求、不同場合、不同時代背景下檔案保存的載體不同。尤其是現階段,隨著科技、經濟的不斷發展,檔案保存的形式也在迅速的發生著改變。由于長期以來企業傳統思想的限制,企業檔案的保管方式、管理思想、發展模式都有很大的欠缺,而且重收集、輕應用;重傳統、輕發展;重制度,輕創新;重數量、輕質量等問題比較突出[1]。2004年2月,為滿足寧波—舟山港集裝箱運輸持續快速增長需要,在省委、省政府的大力支持下,寧波港股份有限公司、香港寧興(集團)有限公司、舟山市金塘港口開發有限公司合資組建成立舟山甬舟集裝箱碼頭有限公司,負責開發建設寧波—舟山港金塘港區大浦口集裝箱碼頭工程。公司成立8年以來,面臨的時代在發展、觀念在改變、科技在進步,作為企業發展的基礎——檔案管理工作也需要不斷的改進和創新,才能使公司更加適應新時期社會發展的需要,更好的為企業發展,為當地經濟發展服務。

2.新時期企業檔案管理創新的意義和必要性分析

檔案工作創新是企業面臨國際國內形勢發展的客觀要求,也是保障企業在競爭中立于不敗的基礎。尤其是進入21世紀以后,企業發展的社會環境發生了翻天覆地的變化,社會給企業帶來的有機遇同時也有挑戰,對于企業檔案管理也是一樣。比如,科技水平的發展、企業職工思想的變化、管理人員價值觀念的變化等許多方面都在變化,在這種背景下,企業檔案管理工作如果不進行有效的創新,必然就不能與企業發展同步,更談不上為企業發展服務。而且,只有不斷的尋求創新,企業檔案管理才能更好的為企業發展服務。具體來說,企業檔案管理工作要從對檔案管理工作人員的管理、檔案管理方式、檔案管理平臺等諸多方面開展創新,這樣才能使檔案管理工作逐步的適應時代的發展,適應企業經營環境的變革[2]。本文擬通過新時期企業檔案管理的創新途徑進行分析,提出相應的發展策略,為提高新時期企業檔案管理效率,促進新時期企業核心競爭力的提高,企業的可持續發展打下堅實的基礎。

3.新時期企業檔案管理創新的主要思路

A.創新工作人員考評機制,調動檔案管理人員工作積極性

長期以來,企業檔案管理人員的考評機制,往往都與企業中其他技術或者管理人員采用同一套標準,職稱的評定也需要發表多少文章,參與多少科學研究,有多少成績等等。顯然,這種考核方式對于企業中專職的工程技術人員或者專職的黨政管理人員來說有利的,而這種“利”又可轉化為對企業科技和管理人員進一步鉆研業務和管理的激勵,使其可以全心全意的投入到工作中。但是這種考評方式對于企業檔案管理人員來說,他們從事的檔案管理工作很少能夠真正接觸到研究性的領域,也很少真正能夠從日常工作中取得突破性的創新,這是長期以來傳統觀念的束縛,另外更重要的則是企業檔案管理人員的工作性質,就是要以為企業發展提供服務為主。我們不區分工作性質,用同一種標準去考核檔案管理人員、工程技術人員、科研人員等不同類型工作的職員,必然會對檔案管理人員的積極性造成很大的挫傷。因此,我們需要積極的扭轉這種觀念,不斷的創新對檔案管理人員的考評機制,使之既能有效的對檔案管理人員的工作進行考核,又能因人而異的激發他們的工作積極性[3]。具體來說,企業要嘗試建立測評與激勵體系。對于以提供服務為主工種的就要考評其服務質量,以提供技術為主工種的就要考評其技術水平,按工作按類別分別測評,最終讓檔案管理人員都能有賞罰分明的職稱評價與考核體系,促進其全心全意為檔案管理工作做貢獻。

B.創新檔案保存管理環境,進一步完善優化檔案管理模式

檔案管理的建設離不開堅實的硬件設施建設,尤其是隨著信息化社會的到來,檔案保存也開始逐步進入信息化。但是目前在很多企業檔案管理過程中,傳統意識仍然很濃,過于依賴傳統的檔案保存方式,總感覺紙質或者其它實物形式的檔案存放起來比較真實。因此,長時間都屬于對現代化、信息化時代背景下檔案形式保存和管理的學習,包括計算機軟硬件水平、其他影音保存設備都沒有過多的了解。而信息化時代的背景下,各種音頻、視頻等數據形式保存的檔案已經成為檔案保存的主流,因此,我們需要進一步提高檔案管理人員的綜合素質,完善和優化檔案保存保管環境,提高檔案保存效率。首先要加大投入力度,改善檔案館(室)內的溫、濕度控制措施,比如一些磁帶,濕度過大的時候容易粘連變質;再比如,很多檔案數據保存在電腦中,尤其是一些涉及企業發展的機密檔案,在網絡上有可能會被不法分子員竊取,或者說丟失等。為了避免此類事情出現,一方面要加大檔案信息網絡監控力度,不斷提高對電子計算機及相關信息存儲設備進行殺毒。另一方面,企業要積極開發或者引進可以具備建立檔案數據庫對檔案進行加工,并且對加工后的電子檔案方便快捷地轉換到檔案管理系統中進行模塊化管理,實現全文檢索和權限的控制[4]。

C.創新檔案搜集整理制度,為檔案數量和質量提供保障

檔案,是在各企業單位生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。其類型、產生方式、產生的時間比較繁雜,很多時候不經意之間都會有檔案的產生。具體來說,檔案的產生,不能單純依賴企業中有限的幾個檔案管理人員,這樣必然會遺漏很多日常產生的檔案。為此,各企業需要進一步完善檔案搜集制度,完善檔案收集制度。首先,各中層單位都要建立相應的檔案信息搜集員,負責整理和搜集本單位的檔案信息。為了提高檔案搜集的效率,各中層單位的檔案搜集員可以建成模板式的流水檔案記錄,把檔案生成的速度提高,以最大限度的收集本單位的檔案;第二,要不斷完善檔案管理制度,包括從收集、整理、清退、銷毀與歸檔等每個過程,都等應嚴格按規定手續辦理,做到任何過程必須經指定的主管領導審批,認真履行登記、簽字蓋章手續[5];第三,對于檔案搜集可以采取獎勵的制度,對于那些能夠主動發現檔案,而且檔案有價值的工作人員,尤其是非檔案管理人員可以采取一定的激勵制度;對于那些能夠積極的在檔案管理和搜集中創新方法、創新模式的也可以給與一定的精神和物質獎勵,激勵全體職員都參與到企業檔案的搜集工作中來。只有檔案搜集整理制度在不斷的創新和改進,才能使檔案的數量和質量有保障,使檔案更好的為企業發展服務。

D.創新檔案服務工作方式,不斷強化檔案在企業中的作用

檔案工作是企業發展的基礎,而服務又是檔案工作的中心,檔案工作通過服務才能發揮其應有的作用。因此,不斷推進檔案服務理念的創新,才能使檔案事業與社會經濟協調發展,使檔案事業充滿生機與活力,走上可持續發展的道路。通過對檔案信息資料的整理、研究、發掘、提煉和精選,把那些具有深層開發價值的信息資料,及時提供給利用者(企業領導、管理者、科技人員),使他們從檔案信息中獲得啟迪,拓寬發展企業的新思路,研制和開發新產品,發展新技術,從而使檔案死資料活起來,把檔案的信息資源轉化為現實生產力,為推進企業經濟增長發揮其獨特功能[6]。具體來說,檔案服務創新,應當著重把握兩個方面:一是檔案服務內容和范圍的創新,二是檔案服務方式的創新。具體來說,要從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定、銷毀、保管和提供利用等各方面工作中融入創新的理念[7]。另外,也要不斷加強檔案管理人員綜合素質的培訓,建立健全職工培訓和繼續教育制度,不斷提高檔案管理人員的業務水平,堅定他們的思想政治素質,使他們在工作中不斷發現和提煉新的服務方式,推進企業檔案服務工作的內涵式發展和創新。

4.結語

創新是一個國家發展的核心,是各種社會形態前進的不竭動力,是一個民族進步的靈魂。檔案管理是一個企業經營和發展的基礎,涉及到企業人事、科技、管理、銷售等諸多方面的內容,意義重大,做好檔案管理工作時保證企業可持續發展的基礎,企業發展同樣離不開檔案管理的創新。但對于企業檔案管理來說,創新仍然是是一項復雜而艱巨的任務,對于很多企業都是不小的挑戰,這還需要各企業不斷加強對檔案管理工作的研究和探討,因地制宜的發揮各自企業的優勢,不斷改進檔案管理工作的模式和方法,用創新的理念來管理和改進檔案管理工作。之后這樣,才能最大限度的促進企業檔案管理工作的創新,為企業持續、健康的發展創造提供更為堅實的支撐。

[1]馬淑芬.我國企業檔案管理中存在的問題及成因分析[J].商品與質量,2011.S2

[2]郭梅.談企業檔案管理的創新精神[J].中國集體經濟,2011.23

[3]劉益凌.引入考核機制,加強檔案管理隊伍建設[J].華章,2008.Z3

[4]尹敬波.淺談檔案管理信息化工作[J].才智,2011.08

[5]夏麗君.論檔案人員綜合素質問題[J].消費導刊,2010.08

[6]高朝霞.企業檔案管理創新淺談[J].科技資訊,2011.13

[7]宮斌.檔案管理創新服務與探討[J].黑龍江科技信息,2012.06