醫院繼續教育檔案的網絡信息化管理及應用

王桂蓮

繼續醫學教育管理平臺是為協助醫療衛生部門建立的一個涵蓋政策信息發布、繼教綜合管理、學員學習培訓三項功能的一體化平臺,平臺采用統一的數據庫將所有科教信息以人為主線融合在一起,做到數據統一管理,集中存放,互通互聯,充分共享,實現了繼續教育檔案管理的電子化、網絡化、智能化,充分體現了開放、共享、交互和協作的科教檔案信息化特征,提高了工作效率和工作質量,達到了非常好的管理效果。

繼續醫學教育;網絡信息化;檔案管理

1.背景分析

繼續醫學教育是指醫學學歷教育畢業后,以學習新理論、新知識、新技術、新方法為主的一種連續性、全員性和終身性的醫學教育,是衛生專業技術人員年度考核、職稱聘任和醫生、護士執業再注冊的必備條件,其運作的檔案跟蹤和管理則顯得尤為重要。傳統的繼續教育管理方式及檔案的保存陳舊、被動、效率極低,嚴重制約了日益多樣化、系統化的繼續教育模式,在繼續醫學教育的課程跟蹤及檔案管理等方面已明顯滯后,2009年我院為規范繼續教育管理標準,滿足繼續教育課程多元化、系統化、層次化等管理要求,經過前期的準備及相關培訓,使用了繼續醫學教育管理系統(三網一庫綜合管理平臺),本文就近年來網絡信息平臺在我院繼續醫學教育檔案管理中的實踐經驗及對該管理系統在工作中的應用作淺顯的分析、總結。

2.系統主要功能設計及實現途徑

系統主要功能框架。繼續醫學教育管理系統是用于繼續醫學教育管理工作的計算機軟件平臺。此系統從各級衛生醫療管理機構的實際工作出發,以衛生技術人員為中心,利用先進的電子化手段將繼續醫學教育管理系統所涉及的業務進行分級分類管理,逐一建檔,同時將相關數據結果準確匯總、歸類到每一名衛生技術人員繼續教育檔案之下,方便查詢,有利管理,最大限度提高了工作效率和管理質量,使檔案管理者從陳舊的繁雜的管理事務中解脫出來,以便更高效、更快捷、更準確地完成繼續醫學教育管理系統工作。

華醫網組織開發的“三網一庫”繼續教育管理平臺,功能齊全,操作方便,科學管理,它是為協助醫療衛生主管部門建立的一個涵蓋政策信息發布、繼續教育檔案管理、學員學習培訓三項功能一體化的平臺,平臺采用統一的數據庫將所有科教信息以人員為主線融合在一起,做到數據統一管理,集中存放,互通互聯,充分共享。

系統主要功能特點。信息發布便捷:方便快捷的政策信息發布,開放式數據庫設計,實現了信息的快速傳播,及時共享,無縫對接;管理工作一體化:各級管理機構通過管理平臺,實現對項目、人員、學分等工作的一體化管理,完整的繼教項目控制流程,及時、準確地管理學分及學員繼續教育檔案,具有強大的統計功能;數據采集自動化:采用智能IC卡作為學員的身份證,通過“MBOX醫學寶”刷卡實現數據的自動化采集;資源整合,自主學習:充分整合不同培訓機構的繼續教育視頻課件,形成內容豐富的教育超市,可自主選擇學習內容。

實現途徑。我院自2009年使用該管理平臺,在三年的實際使用中,不斷更新不斷完善,目前,我院繼續教育管理工作已日趨成熟,從人員參加培訓活動到學分授予情況、數據信息錄入、存檔、查詢,審核等操作,都簡捷規范,有條不紊,大大提高了工作效率及準確率。現將具體操作簡述如下:科教管理平臺采用BS結構,共有七大功能:人員管理、繼續教育活動管理、科室管理、學分管理、統計查詢、系統設置及修改密碼。

人員管理:涵蓋我院全部參加繼續教育的人員,包括基本信息檔案,調入調出人員變動情況,職稱變化及辦理‘醫通卡時需要打印的資料。該模塊數據隨時變化隨時修改,即時存檔,管理非常方便。為了方便繼續教育工作的開展,我們為每位參加繼教人員辦理一張醫通卡,用以標識人員身份,記錄個人學分,查詢達標情況,繼教檔案隨建隨查,培訓內容隨時跟蹤。

繼續教育活動管理:該模塊包括項目管理和集體活動管理兩大子功能,項目管理為國家級、省級等具有統一項目編號的培訓活動建立檔案,記錄學習項目內容及授予學分情況等;集體活動管理可對院內舉辦的繼教活動進行建檔,隨時錄入,隨時存檔,方便查詢。

科室管理:是我們對科室的信息進行維護操作的功能?？呻S時添加、刪除科室,并可將權限下放到各科室,對臨床大科室組織的學習及學分錄入使用“MBOX機”考勤,并將活動數據接入系統,實現數據上傳,以前需要一到兩天的工作量,用了MBOX機,幾分鐘便成功完成,減少了在信息及學分錄入時的工作量,提高了工作效率及管理質量。

學分管理:此模塊共八個子功能項,對培訓人員的學分授予及管理作了細致、規范的分級分類。

學分管理模塊功能情況

檔案管理及統計查詢:該模塊用于統計查詢人員的學分達標情況,以及項目和集體活動的舉辦情況,并可以方便導出用戶所需要的各類報表。其中最常用的功能為個人學分情況查詢、個人達標情況查詢、項目開展情況個別查詢、集體活動開展情況個別查詢。

系統設置:分為職稱瀏覽、字典表瀏覽、學分級別瀏覽、達標標準瀏覽四個子功能項。操作時可根據想要查詢的內容設置具體參數,例如按學歷、民族、職稱、院內職務等條件,作相應的篩選統計和查詢。

另外,系統中還開辟了學員學習超市模塊,學習超市充分整合了醫學院校、學術團體、及遠程教育機構的教學資源,為學員提供多元化的學習形式,包括教學輔導、交流互動、課程評價、考試管理。學員可根據個人需要自主選擇課程,在線視頻學習,也可以進行小組學習,互動討論,監督學習進度。為繼續醫學教育的培訓提供了寶貴的學習內容和學習方式。

本文僅對網絡信息平臺在我院繼續教育檔案管理工作中的應用作了最簡要分析和總結,隨著繼教工作的開展和不斷深化完善,必定需要對系統功能作及時的升級和更新,以滿足新的規范和要求。繼續醫學教育檔案管理信息系統是醫療檔案網絡管理的開端,今后,將推動醫療綜合檔案管理系統的構建,進一步推動醫院的發展和滿足醫護人員的需求。

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