如何加強學校電子檔案管理的思考

段煉

摘要： 網絡信息化時代的到來，對學校檔案管理工作提出了新的挑戰。隨著信息社會化的發展，電子檔案作為信息社會發展的產物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，本文擬通過對學校電子檔案管理工作現狀的分析，探尋適合學校檔案管理的有效方法。

關鍵詞： 網絡信息電子檔案規范管理

電子文件以其傳輸快捷、可復制等優點，正逐步代替紙質文件，這給傳統的檔案工作帶來了新的挑戰。筆者針對學校檔案管理的工作特點及存在的問題，強調加快電子檔案建設對在學校檔案管理工作的必要性，而如何充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率，適應網絡信息時代電子檔案管理的環境，已成為目前學校檔案工作者越來越關注的話題。

一、學校檔案現狀及存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠。

檔案管理人員大多不是專職的，對檔案工作精力投入不足。長期以來，相當一部分人包括部分學校領導干部對檔案工作的認識都存在誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管文檔的事務性工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現代教育管理需求。

（二）制度不完善，管理隨意性強。

學校部門多，教育教學管理工作繁雜，如涉及教務方面的工作有：教學計劃管理、課務管理、教材管理、考試管理、學生成績管理、學籍管理，等等。由于工作繁雜，資料繁多，有些部門在計算機上起草制作的文件，經常被忽視，沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使其與打印出來的紙質文件不相同，從而失去歸檔保存的意義。

（三）歸檔程序不明確，存儲載體不安全。

目前很多學校對電子文件的歸檔程序要求不夠明確，存儲過于分散，計算機系統如出現問題，電子文件就會丟失；一些學校的電子文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質，一旦系統出現問題。或軟磁盤遭到損壞，極有可能造成電子文件遭到破壞，甚至出現資料全部丟失的嚴重后果。

（四）歸檔不鑒定，真偽不辨別。

歸檔電子文件的真假與價值，需要做辨別及鑒定，如果電子存檔只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件淹沒在價值不大的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來諸多不便。

二、電子檔案管理的利弊

（一）電子檔案在現代檔案管理中的優越性。

1.依靠計算機強大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規范、統計、存儲都需要耗費大量人力，同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便，同時也具有很高的可靠性。

2.通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實現檔案的充分交流與共享。傳統的紙質檔案調檔搜索煩瑣，對于遠距離共享或調度十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段及高效的辦公自動化軟件可以實現檔案的系統管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷。

3.以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對環境的要求較傳統紙質文檔成本要低。因為傳統檔案存儲媒質為紙張，自然環境中的溫度濕度壽命短，所以在存放過程中對環境的要求較高，防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時，大量的數據消耗紙張，不利于環境保護。而現代的電子文檔的存儲方式多樣，儲存時間長，受外部環境影響小，具有很強的穩定性。

（二）電子檔案在現代檔案管理中存在的問題。

一是電子檔案的安全性。在電子檔案使用過程中，因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題，在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案數據的完整性。對于傳統的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發現。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的受影響。此外，文件多處于開放狀態，更新不及時，可能造成信息丟失。另外，電子文件結構復雜，存儲方式多樣，在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。

三、學校電子檔案管理對策及思考

（一）健全規章制度，完善管理體系。

1.明確分工，形成檔案管理網絡。學校檔案要實事求是地記錄學校各項工作、活動，記錄教師工作業績、學生情況等，這些是學校總結經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題最有價值的參考資料，是教師評先晉級的憑證，學生成長的記錄。因此學校要明確學校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環節的工作分工，形成科學的檔案管理體系，發揮檔案的積極作用，促進學校健康發展。

2規范電子文件收集工作。在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為文件的收集歸檔有序規范，不僅會影響檔案的完整性，而且影響今后的開發利用。對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，因為不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索的要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標志關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。并應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。

3.健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸發布的要求，等等。

4嚴格查閱制度。學校檔案保存要求完整、準確、系統、安全，便于開發利用，學校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經學校相關負責人審批，嚴格履行登記手續，寫明查閱目的，明確電子檔案是否能隨意復制粘貼。

（二）加大投入力度，充實硬件設備。

加強電子檔案存儲設備及網絡的安全性。首先，保障存儲設備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設備進行管理維護，保證存儲設備的良好狀態；定期對存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失；還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防及檔案及時備份、嚴格規定讀寫權限，加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，預防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。

學校要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級。搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。

（三）加強隊伍建設，加強人員的技能培訓。

提高管理人員素質。學校檔案工作的發展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業務技能已經不能適應工作的需要。檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業務知識和實際能力，還要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。組織檔案管理人員系統地學習檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質。加強人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞，使檔案管理人員有很強的責任感與事業心，做到愛崗敬業，堅持原則。

積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立借閱檔案登記簿，檔案轉入、轉出登記簿，檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到檔案的依據作用。并積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。

總之，要使學校電子檔案管理工作有新的進展和突破，就要加強學習、不斷改革創新，打破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，以適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。

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