淺談高校會計檔案管理問題

王永剛

［摘要］ 本文指出了高校會計檔案管理存在的問題，分析問題產生的原因，并從配備專業人員、加強會計人員崗位培訓、加強往來款項管理、加強財務部門與檔案管理部門的溝通等方面提出完善高校會計檔案管理的舉措。

［關鍵詞］ 高校會計檔案；管理；舉措

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 003

［中圖分類號］ F233［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）06- 0005- 02

高校會計檔案是指高校在財務管理和會計核算活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬表和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映單位財務的重要資料和證據。高校會計檔案是高等院校在教學、科研、行政管理中經濟活動的歷史記錄，是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經濟信息資源，同時也是會計工作過程最有說服力的憑證。由此可見，做好高校會計檔案管理工作對于高校教育改革和發展具有深遠的意義。

1當前高校會計檔案管理中存在的問題

1.１ 會計檔案管理制度滯后，不能適合當前高校會計檔案管理現代化的要求

眾所周知，高等院校實施的會計檔案管理制度主要是參照２００１年財政部、國家檔案局聯合制定的《會計檔案管理辦法》編制的。管理對象主要是傳統的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。而目前，我國各個高校均已實現了會計電算化，但是對于由此產生的大量的以電子文檔、程序文件、數據庫、備份文件等新的會計檔案信息載體，則沒有制訂相應的管理辦法，許多應當歸檔的會計資料散落在不同的經辦人手中，因此造成了會計檔案歸檔的不完整。

1.２ 會計檔案資料收集不齊

會計檔案包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類等。然而，許多高校在收集會計資料時，仍然沒有將財務報表類中的上級有關文件、財務制度、財務活動分析等歸檔，特別是電算化會計下的財務核算系統軟件、數據庫等重要資料，沒有按會計檔案的管理要求進行正確歸檔保存。

1.３ 會計檔案移交不及時

根據“會計檔案管理辦法”規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交學校檔案部門，不得自行封包保存。但實際工作中，財務會計部門一是為了查詢的方便，二是由于裝訂歸檔的不及時，常常是會計檔案長期擺放在財務會計部門，要么是不按期向學校檔案管理部門移交，要么就根本不向學校檔案管理部門移交。

1.４ 會計檔案鑒定銷毀難

在實際工作中，高校會計檔案的銷毀往往不受重視。究其原因：一是數量大，開展工作需花費大量的人力物力；二是鑒定銷毀無切實可行且具操作性的統一規定。在檔案管理辦法中，僅籠統地規定“根據檔案的保管期限”，而會計檔案屬專業檔案范疇，是學校經濟業務活動中形成的記錄經濟業務的執行、完成情況和明確經濟責任的書面證明、原始資料，其重要性讓審批者往往不能輕易僅憑“保管期限”來作出鑒定銷毀的簽字。同時，根據“會計檔案管理辦法”的規定，要鑒定銷毀的會計檔案大多為１５年以上，而根據現行的干部任用情況，幾乎沒有一個學校領導者能在此位如此長時間，這就造成要讓現任領導來審批銷毀以前領導領導下形成的原始和唯一的經濟責任記錄原始資料，從而形成了事實上的銷毀審批難的局面；三是由于未能及時清繳的債權賬務的影響。學校不屬于企業，未能清繳的債權賬務，即使年代很長，也不能作為壞賬核銷，只能是長期掛賬，保留追償權利，而憑證作為追償掛賬的證據就具有了不可銷毀的權利。由此原因，使檔案管理者對會計檔案的鑒定銷毀工作的艱巨性和因責任重大而產生畏難情緒及無所適從，導致學校會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體管理工作的質量和效果。

2完善高校會計檔案管理的舉措

2.１ 制定和落實高校會計檔案管理的各項規章制度

根據《中華人民共和國會計法》第十五條規定：“會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，應當按照國家有關規定建立檔案，妥善保管。”因此，高校應當依據相關會計法規的要求，結合本校實際，建立和健全會計檔案的收集、整理、鑒定、編目和開發利用等一整套的規章制度。確保會計檔案工作科學管理、有序開展。

2.２ 加強財務部門與檔案管理部門的溝通

財務部門與檔案管理部門的溝通，有利于檔案資料收集移交范圍及時調整，只有溝通了，財務部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財務部門的資料收集是否齊全，從而做好監督工作。

2.３ 加強往來款項管理，及時結清債權債務

財務部門自身查詢的方便是其不及時向學校檔案管理部門移交檔案的本質原因。而查詢需要產生的一個主要根源就是債權債務的清理。由于學校對債權債務清理工作的不到位，致使很多往來款款項長期掛賬，沒有一個統一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務部門應加強往來款項管理，及時結清債權債務，盡量做到當年債務當年結清，減少各賬務經辦人的查詢要求，使會計檔案能按規定及時向校檔案管理部門移交。

2.４ 強化會計檔案的科學管理

第一，做好會計檔案的歸檔和交接工作。高校要嚴格按照《檔案法》、《會計檔案管理辦法》的要求，有學校的財務部門應把每年形成的應該進行歸檔的會計資料，按照歸檔的要求整理歸檔。對于當年形成的會計檔案，應由學校財務部門保管一年，期滿之后，財務部門編制移交清冊，然后移交學校檔案管理部門統一保管。

第二，完善會計檔案借閱制度。會計檔案的調閱要建立嚴格的會計檔案借閱制度，指定專人保管，防止會計檔案的損壞和遺失。原則上系統內部人員只能借閱與工作有關的會計檔案，而且借閱時必須由會計檔案管理人員進行登記，并由借閱人簽字。

第三，對磁性介質檔案管理時應注意做好防磁、防凍、防熱、防污染和防有害生物等工作，重要的會計檔案要備份雙份，定期檢查，定期進行復制。

第四，對于保管期滿的會計檔案，需要核銷時，應由檔案管理部門和財務部門共同派人監督核銷。監督核銷人員在銷毀會計檔案前，應當進行清點核對，銷毀后，應在清冊上簽名蓋章，并將監督銷毀情況報告本單位領導。

2.５ 提高會計檔案管理人員的業務素質

目前在高校的檔案管理部門中，缺乏既懂檔案管理知識，又精通財務知識和計算機運用的復合型人才，不能適應新形勢下會計檔案管理工作的需要。因此，各高校應重視會計檔案管理人才培養工作，不斷提高他們的政治素質和業務水平，使他們盡快掌握現代化管理方法和技術，不斷提高會計檔案管理水平。

會計檔案管理工作是學校財務管理工作的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響學校整個財務管理工作的質量和水平。加強學校會計檔案的管理不僅可以推動學校檔案管理工作的發展，還可以提高學校財務管理的水平和質量，使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。

主要參考文獻

［１］徐經艷．會計管理體制改革后的會計檔案管理［Ｊ］．中國檔案，２００５（６）．

［２］王麗．如何加強會計檔案的管理和利用［Ｊ］．財經界，２００６（４）．

［３］財政部，國家檔案局．會計檔案管理辦法［Z］.１９９８．

［４］由琳琳．新形勢下加強會計檔案管理的幾點思考［Ｊ］．山東檔案，２００７（２）．

［５］黃雯．試析檔案信息服務方式的改革與創新［Ｊ］．科技創業月刊，２００７（１０）．