淺議企業信息化條件下內部控制的創新

馬科文

［摘要］ 企業應當運用信息技術加強內部控制，建立與經營管理相適應的信息系統，促進內部控制流程與信息系統的有機結合，實現對業務和事項的自動控制，減少或消除人為操縱因素。黏膠短纖是以天然棉纖維或天然木纖維為原料制成的再生纖維，是化學纖維中唯一與棉纖維性能相似的紡織原料，其產業的特點是原材料占公司產品成本的65%左右，運用信息化手段加強公司采購管理，減少原材料采購環節的風險是降低產品成本的重要手段；黏膠纖維的銷售價格這幾年波動很大，運用信息化手段加強銷售環節的管理，是保證公司經濟效益最大化另一有效手段。

［關鍵詞］ 信息技術；采購管理；銷售管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 05. 004

［中圖分類號］F232；F233［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）05- 0007- 02

近年來，政府及各監管機構對企業內部控制陸續提出了一系列要求。財政部等５部委聯合發布了《企業內部控制基本規范》，滬、深證券交易所也都對上市公司的內部控制提出了具體要求。江蘇澳洋科技股份有限公司是２００７年９月在深交所中小板上市的民營企業。公司一直致力于企業內部控制的建設，董事會、監事會、經理層、全體員工充分認識到內部控制的重要性，在企業內部控制方面，按照國家法律、法規和公司章程的約定，明確股東大會、董事會、監事會和企業內部各層級的職責權限，在組織架構控制、發展戰略控制、人力資源控制、社會責任控制、企業文化控制方面規定了相應的內部控制程序。在業務層面控制方面，公司對資金活動控制、采購業務控制、資產管理控制、銷售業務控制、研究開發控制、工程項目控制、擔保業務控制、業務外包控制、財務報告控制、合同管理控制、內部信息傳遞控制、信息系統控制等各項業務活動都制定了業務流程和管理措施，經過多年的積累和不斷完善，并對內部控制制度設計的有效性進行評估，公司已初步建立了較完善的內部控制體系，但在公司業務運營的過程中，內控制度不能得到有效的執行。公司通過加強員工培訓、加強信息化系統的建設，把公司的內控流程和信息化建設進行有效的結合，建立合理的管理控制點，做到風險可控、責任可追索，達到企業效益的最大化。

1采購管理面臨的難題

江蘇澳洋科技股份有限公司的控股子公司瑪納斯澳洋科技有限公司位于新疆維吾爾自治區昌吉州瑪納斯縣，新疆是中國棉花的主產區，有著原材料、能源的成本優勢和國家對少數民族地區政策扶持的優勢。公司的產品黏膠短纖是一種紡織品的原料，生產中主要使用的原材料是棉短絨，棉短絨是棉花的附產品，是包在棉籽殼外面的一層薄薄的短絨，其纖維長度是普通棉花的1/10，以前主要是給牛羊作飼料用，自從被用作黏膠短纖的原材料后，其經濟價值得到體現，但棉短絨采購供應的特點是：棉農或規模很小的軋花廠掌握著部分棉短絨資源，普遍數量少、規模小，而且必須是先付款后拉貨，付款方式必須是現金，質量難以保證，一旦出現經濟糾紛，公司無法進行索賠。棉短絨收購的季節性很強，在每年的１０月到次年的４月是收購高峰期，如當季收購數量、資金出現風險時，往往是到下一個收購旺季才能把風險消除，由于公司以前是手工控制，貨款付出后，貨物到了什么狀態，財務部門一無所知；由于是現金支付，貨款被經營人員挪用到其他采購項目，財務人員也無從知曉，短絨采購一直是公司管理的難題。財務部門無法對采購進行有效控制，出現了質量問題無法索賠，采購資金預付后，部分貨物因質量問題退貨，造成資金無法收回，形成壞賬，有些小的供應商收款發貨后，不提供增值稅發票，造成公司稅款損失，公司原材料的到貨時間無法保證。種種現象表明，采購管理如不在源頭進行有效控制，公司的生產難以正常進行，產品質量難以保證。

2信息化條件下采購內控制度的創新

2.１ 供應商的選擇

（１）培養短絨采購經紀人。在廣大農戶中培養有經營頭腦，有一定影響力的人成為短絨收購經紀人，公司的部分采購人員也可以成為短絨采購經紀人，經紀人長期和澳洋科技合作，能保證短絨的質量，收購資金以銀行存款方式結算，減少預付方式。

（２）大力發展與軋花廠、供銷社、兵團等經濟組織的合作，使供應商有一定的能力承擔民事責任，有一定的經濟實力保障采購的正常運營。公司通過信息化管理，對供應商進行了篩選，通過對年度采購量、原材料質量、原材料的產地、年采購均價等指標的對比，選出了２０多位短絨采購經紀人以及３０多家軋花廠、供銷社等經濟組織，使原材料供應得到保障。

2.2 建立信息模式下的采購流程及付款流程

采購流程及付款流程如圖1所示。公司運用信息化手段，確定了采購管理的控制要點：

（１）材料采購行為均要簽訂合同，由銷售內勤錄入公司ＥＲＰ系統中。

（２）申請采購預付款。通過公司ＥＲＰ系統的合同管理，自動生成預付款申請單，手寫無效，經打印后，由領導在紙質文件上審批，財務根據審批單自動生成付款單， 通過銀行付款到供應商賬戶，保留付款證據，

（３）內勤由采購合同下推自動生成采購訂單，當貨物到達時，下推生成收貨通知單，當自動生成預付款申請單后，采購合同中單價、數量、到貨時間等信息由計算機系統鎖定，其修改內容可由權限控制，實際到貨時間和合同約定到貨時間有偏差，系統自動對信息進行保留。

（４）單獨開發了地磅信息管理系統，使收貨通知單演變成過磅碼單，把過磅數量自動寫入收貨通知單的數量欄中，過磅人員不能修改，保證了入庫數量的準確性。

2.3財務部門對采購環節內部控制的監控

（１）貨物流轉狀態的監控：財務部門通過ＥＲＰ系統采購管理中合同執行情況匯報表，可以監控到原材料處在何種狀態，如合同狀態、訂單狀態、過磅狀態、入庫狀態。

（２）采購資金及結算情況的監控：財務部門通過ＥＲＰ系統中合同金額執行情況表可以監控到原材料采購資金付款金額、合同執行金額、發票金額。采購資金不準挪用，如出現風險，財務部門可以關閉采購合同，要求對方及時退回款項或及時采取法律措施，減少采購資金風險。

3信息化條件下銷售內控制度的創新

公司的銷售市場主要在江蘇、山東、浙江、福建等紡織業較發達的地區，由于生產基地遠在新疆，所以公司的銷售方式采用設立銷售辦事處的方式進行直銷，公司加強信息化建設，采用Ｃ／Ｓ架構的信息化系統，使信息化系統能夠遠程登錄，實現了銷售內部控制制度的創新。

3.1 對貨物運輸的內部控制

公司生產地和銷售地點相隔５ ０００多千米，運輸的主要方式是鐵路運輸，如何保證貨物運輸時間準確可控顯得十分重要。以前，我公司的經營部門只能通過打電話的形式問物流公司，到底貨到了什么地方，公司經營部門根本不知道。通過信息化手段，公司建立了以下物流管理流程（如圖2所示）。

公司和物流公司簽訂合同，要求貨物２天內從“公司庫”到達“鐵路發運庫”，７天內從“鐵路發運庫”到達“鐵路到達庫”，３天內由“鐵路到達庫”撥運到“辦事處倉庫”，途中貨物信息由物流公司在信息系統入錄入，通過信息化系統中“貨齡預警”的方式進行追蹤，使公司銷售部門隨時可以知道貨物到達信息，也可以對物流公司進行監督、考核。

3.２ 對資金信息的及時掌控

黏膠行業銷售的收款方式８０％是銀行承兌匯票，公司銷售辦事處距離遠，不能及時掌握銀行匯票的信息，只能靠打電話問銷售辦事處資金情況，但對收款的票面情況、金額大小、銀行性質都不了解，辦事處每月２０日向公司寄出承兌匯票。公司資金計劃難以實施。公司現在啟用了信息化銷售管理系統中的票據處理，銷售辦事處每日把收到的票據情況錄入ＥＲＰ系統，公司財務部門每天都可以看到辦事處收到的票據情況，及時了解票據信息，根據資金情況，及時要求辦事處是否寄出票據，使資金計劃能夠順利執行，保證資金正常運營，降低了資金成本。

3.３ 對銷售結算的控制

公司的財務報表中常常發現預收賬款和存貨的金額與實際銷售情況不匹配，主要是由于公司以前的結算方式是：每月２０日銷售辦事處先和公司財務部門對賬，對賬完畢后再由財務部門開發票，造成了公司結算不及時，形成了約１０天的發貨未開票的“時差”，造成了存貨和預收賬款的異常。公司采用了信息化管理以后，財務部門每天對銷售管理系統中的銷售出庫單和收款情況進行審核，每月２８日把本月銷售貨物的發票及時開出，寄給辦事處。保證了財務結賬的及時性，保證了財務數據的準確性，也規避了銷售貨物不及時開發票，造成延遲申報稅款的風險。

江蘇澳洋科技股份有限公司運用信息化管理手段，對公司管理流程進行了再造，對公司管理進行了創新，進一步提高了內部管理控制水平。