人事檔案管理現狀及設想

徐麗

在我國社會實現由計劃經濟向市場經濟轉型的過程中，人才的流動已經成為一種客觀現象，隨著就業形勢的日益嚴峻，企業改制的進一步深化，越來越多的人員進入了人才市場進行自主擇業，基于這一原因，我們在人事檔案的管理過程中也發現了不少問題。

一、檔案管理現狀

1.對檔案的重要性認識不夠

大中專畢業生大部分應聘到非國有制單位或自謀職業，由于這些單位沒有檔案管理權限，在接收畢業生時沒有接收其人事檔案關系，再加上個人不重視自己的檔案及在工作中形成的檔案材料，有的畢業生在畢業幾年后都不知道自己檔案關系的下落。產生這一現象的原因在于他們認為沒有檔案對他們將來的退休沒有影響，只要養老保險交夠一定的年限就可以辦理退休手續；流動人員只要不在國企工作，按照事業單位的工資制度給他們辦理的定級、升級等人事代理項目可謂畫蛇添足。

2.人檔分離逐漸成為普遍現象

在大量的流動人員中，尤其是年輕人對檔案的觀念發生了根本性的變化，只憑個人簡歷找到工作已經成為用人單位和應聘者認可的事情，大多數人認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或用途不大。許多非公有制單位在招聘員工時并不關心其人事檔案。許多企業通常采取“合格不合格干了就知道”的方式評價并使用人才。

改制企業中買斷工齡的職工，暫時未落實工作單位，人事檔案仍在原單位存放，在與原單位解除關系后將會涉及到補繳養老保險、出具就業狀況、辦理調動手續、報考研究生、評審專業技術職稱和出國政審等一系列證明時，原單位以已經與其解除勞動合同關系為由不予辦理。人事檔案的嚴肅性、準確性受到挑戰。

3.檔案失實現象嚴重

有些流動人員人事檔案中失實現象較為嚴重，特別是企業工人檔案，由于諸多原因導致檔案材料與實際年齡不符的現象時有發生，有的是因為填表時自己未在場，有的甚至是因為在轉工時實際年齡已超出轉工年齡界限，這些問題最終導致這些人的實際年齡已經到達退休年齡時卻辦不了退休，領不了退休金，有的甚至還得等上三五年。

流動人員在外地打工，畢業一年后不辦理轉正定級、糧戶關系落戶等一系列手續，其工作單位在調其檔案后會以缺少材料為由不予接收。

4.檔案多頭管理現象頻發

從現行的人事檔案管理體制來看，人事檔案分別由組織、人事部門、教育部門和企業事業等單位管理，難以形成統一規范的管理。甚至有的企事業單位將人事檔案看作是單位財產，把扣壓人事檔案作為阻止人才正常流動的手段，有的甚至在用人單位與當事人產生各種爭議和糾紛時，利用人事檔案管理權隨意添加或抽減檔案材料，給當事人造成不良后果。

二、人事檔案的作用

人事檔案對于所有求職者、就業者來說都具有至關重要的作用：

1.有助于人員擇業

畢業生、企業改制職工及自謀職業人員自主擇業，雖然非國有單位沒有管理人事檔案的權限，但有權到相關部門查閱招聘人員的人事檔案材料，更好地了解和掌握招聘人員的情況；本地生源到外省(市)就業的，需由聘用單位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心調檔，經過審核檔案材料后為其辦理檔案的調轉手續。

2.有助于專業技術職稱的評定

評聘專業技術任職資格對畢業生、企業改制職工、流動人員都是干好專業技術工作能力水平的具體表現，所以初、中、高級專業技術任職資格逐級晉升的過程中也是以本人的檔案材料為基礎的。

3.有助于享受各種保險和辦理退休手續

就業人員按一定標準繳納養老保險、醫療保險等各種保險費，在達到法定退休年齡時，經考核檔案中記載的實際工齡、年齡以及與保險有關的證明后即可辦理退休手續。

4.有助于各項日常業務的辦理

除上述幾項外，畢業生考研、流動人員出國留學、企業改制職工辦理婚育等相關事宜，均需由檔案所在地的人事部門出具有關證明，然后到相關機構辦理手續。

三、對新型人事檔案管理制度的設想

1.明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質

在組織、人事部門成立人才交流機構之前，人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務。出于深化機構改革和轉變職能的需要，由政府人事部門成立人才服務機構后，把流動人員檔案管理這類較為具體的事務性工作委托或授權給人才服務機構負責，應當進一步明確人事檔案的公共服務性的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。

2.提高企業決策者對人事檔案管理工作重要性的認識

利用多種渠道向企業決策者宣傳有關人事檔案知識，使他們明白人事檔案是反映員工綜合素質的一個重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據。人事檔案作為評價一個人最基本、最權威的證明材料，具有法律效用，參加養老保險統籌必須通過人事檔案中記載的工齡來確認，因此，人事檔案管理在現階段和今后一個相當長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。

3.發揮好人事檔案管理工作服務作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，比如《人事檔案管理暫行規定》中第七條明確：“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。”為了適應服務人事工作的需要，《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容?！边@些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容，也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。

綜上所述，可以說人事檔案影響著每個人的一生，每個人都應重視自己的人事檔案關系，應了解檔案材料關系到自己的切身利益。只有將檔案委托給人才流動服務機構才可以享受一系列人事服務，解除他們的后顧之憂，使他們更好地發揮自己的積極性、主動性，從而更好地投入到實際工作中去。