醫院文書檔案的特點和意義

張冀紅

一、醫院文書檔案的特點

醫院文書檔案是醫院的重要歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，其涉及領域寬、種類多、綜合性強，反映了醫院的各項工作及活動情況，具有不同于其他專業檔案的特點。

1.醫院文書檔案在內容上具有專業性。醫院是以醫療工作為主體，在醫療工作中產生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實反映，因此，它所記述的內容無疑帶有很強的專業性。比如，醫院發展計劃、業務診療和技能操作常規和制度、醫療科學研究以及院務管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業性。

2.醫院文書檔案在管理上具有綜合性。醫院文書檔案幾乎都是通過醫院辦公室內設機構即醫院綜合檔案室進行管理，從檔案的類型來看，它統管了諸如人事、基建、科研、財務、醫務、總務、設備以及黨務等各種載體材料；從文件的來源看，除了有來自上級印發或本院制定的各種規定性、政策性、指導性、業務性文件外，還涉及到與本單位業務相關的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。

3.醫院文書檔案管理具有相對的保密性。檔案管理的最終目的是提供利用，而醫院文書檔案具有業務性強、相對保密性等特點，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務。

4.醫院文書檔案管理的階段性。醫院行政管理科室多，產生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫院在某一短時間內某項工作(如醫院管理年活動、醫療質量萬里行活動、優質護理活動等)所產生的文件材料的連續性、系統性和完整性，目前大部分醫院文書檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。

二、醫院文書檔案的重要價值和作用

歷來醫院在檔案管理方面一直注重病案檔案的管理，對文書檔案未予以足夠的重視，其實醫院文書檔案是醫院檔案管理體系中的重要組成部分，是醫院管理歷程的見證和重要憑據，具有重要的價值和作用。

1.對病案檔案的輔助價值。病案檔案是臨床進行科學診斷治療的基礎資料，也是醫學科學的原始資料，在疾病預防、控制與科學研究方面具有不可替代的作用。醫院文書檔案可以為病案檔案提供更系統全面的參考，為每一次臨床診斷、疾病防控、科學研究提供全方位的背景及周邊信息，使病案檔案更加詳實、豐滿。

2.領導決策時的參謀價值。醫院文書檔案記錄了大量前人的做法和認識，包括醫療、教學、科研、管理等各方面的信息。醫院領導要做出科學決策，要進行調查研究，就要有文書檔案作為重要依據，醫院文書檔案是醫院領導決策過程中必不可少的參考依據。

3.解決問題的憑證作用。醫院文書檔案是醫院各項工作活動的原始記錄，各種規章制度的管理文件，以及上級部門對醫院管理工作的規范要求和批復文件，都是醫院各項日常管理工作開展的基礎依據，也是醫院解決各類問題、處理各種糾紛的有力憑證。

4.醫院宣傳的教育作用。醫院文書檔案祥實記錄了醫院事業的發展歷程，充分利用醫院文書檔案，可以編寫醫院發展史、制度匯編、舉辦各種展覽等，介紹醫院艱苦奮斗、發展壯大的過程，對廣大醫療工作者和社會進行醫療衛生教育，具有很好的說服力和感染力。

三、認識醫院文書檔案及其重要性是醫院建設發展的根本

只有了解了醫院文書檔案的特點和重要意義，才能認識到醫院文書檔案在醫院建設和醫療衛生事業發展中發揮的作用越來越重要，從而在人員素質提高、軟硬件設施建設等各個方面加大投入。簡單的說，對醫院文書檔案的重要性沒有做到足夠的認識和重視，任何改革措施都無從談起。

醫院的文書檔案具有自己的特點，結合醫院的實際加強對其管理，顯然有利于醫院服務水平的提高。目前，我國醫院在文書檔案管理工作中存在很多問題，醫院必須了解文書檔案的特點，才能根據不同特點加強管理和培訓，促使我國醫院文書檔案管理水平的不斷提高。也只有真正提高認識，認同醫院文書檔案在醫院建設乃至醫療事業發展中的作用，才能在醫院文書檔案管理的各個方面加大力度改革，使有限的檔案材料發揮無限的作用，使醫院文書檔案管理工作保持特色和活力，促進醫院檔案管理工作的健康發展，為醫院發展建設提供堅實的憑證和依據，實現醫院文書檔案管理的現代化。