城市園林檔案數字化建設初探

于淑清

城市園林檔案數字化建設是指采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質園林檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。隨著我國經濟快速發展，城市園林建設的發展也日漸加快，因而園林檔案的數量與日俱增，為了存儲大量的檔案，全國各地檔案館正大規模擴建庫房。傳統的紙質檔案對保存的環境要求較高，紙質檔案容易破損，具有不易存儲的缺點，而且占用空間大，不方便查詢檢索。信息時代的到來無疑給園林檔案的存儲和管理帶來了機遇，將信息技術應用到檔案的保存和管理中，實現園林檔案的數字化是目前解決傳統檔案存儲和利用的最佳途徑，檔案數字化是城市園林檔案工作的必然發展趨勢。

一、城市園林檔案數字化建設的影響因素

1.城市園林檔案數字化存儲介質長期存取的問題

由于計算機硬件技術和軟件技術的不斷更新，技術過時成為數字化園林檔案信息長期存取的重要因素。園林檔案是存儲在一定的載體上的（如光盤、磁盤等），存儲載體的質量和性能直接決定了信息保存時間的長短。因此，園林檔案信息存儲載體的壽命是影響檔案長期存取的重要因素之一，檔案管理人員在園林檔案數字化建設過程中，應選擇壽命相對較長、性能相對穩定的檔案信息存儲載體。

2.信息技術過時影響城市園林檔案數字化進程

目前正處于科學技術快速發展的信息化時代，計算機技術更新速度快，硬件和軟件技術日新月異。一旦軟件技術過時，依賴于該技術存儲的園林檔案信息資源也會出現嚴重問題。比如技術過時，導致先前存儲的信息在新的技術支持下不能被讀出，從而失去了保存檔案的意義。這就要求檔案管理人員在開發新的園林檔案信息管理系統時要考慮系統的可擴展性和兼容性，系統升級后對原來存儲的信息也可識別。現在，園林檔案館一般是采取數據遷移技術來保存信息的。

3.城市園林檔案數字化帶來的信息安全性問題

信息技術的不斷進步，使得網絡的應用更為普遍。要實現城市園林檔案的數字化，就必須依賴于網絡技術。園林檔案數字化的目的之一是實現檔案信息的資源共享，各個檔案館之間可以進行信息的溝通和交流。但是園林檔案信息包括城市園林的設計方案、建設指導、政策問題等一些需要保密的內容，一旦在網絡上傳播，勢必會引起相關部門和工作人員對其安全性的擔憂。所以進行數字化建設的同時，應將計算機系統的多種網絡安全技術和管理方法相結合，對于保密性較高的文件采用防黑客攻擊的高級保密技術進行存儲，提高信息化檔案管理的安全性。

雖然園林檔案數字化建設存在種種問題，但是從長遠來看，園林檔案的數字化建設是信息時代檔案發展的必然趨勢，也是符合社會發展的。城市園林檔案信息化是采用新的管理理念、新設備和新技術對傳統的園林檔案管理進行更新改造的過程。為了方便人們快速查詢園林檔案，縮短檔案的加工時間，節省大量的人力物力財力，提高檔案利用的時效性，應對現在辦公無紙化的社會潮流，園林檔案的管理迫切需要進行一次大規模改革，順應時代發展，進行數字化管理。

二、城市園林檔案數字化建設的優勢

1.實現城市園林檔案數字化為檔案館節省了大量的空間

由于我國經濟的飛速發展，各行各業都處于快速發展階段，城市園林建設也不例外。城市園林建設規模的擴大導致園林檔案數量的急劇增加。傳統紙質檔案需要占用一定空間進行存放，而且其存放的環境條件必須達到國家規定的標準（防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光），檔案館需要配置適宜安全保存檔案的專門庫房。這些設施的配備增加了園林檔案館的額外支出，加大了檔案保存的成本。而實現園林檔案數字化建設則避免了這些問題，從而解決了專業庫房擴建帶來的一系列問題，為檔案館節省了大量的空間和資金。

2.城市園林檔案數字化建設可以實現異地存儲備份

城市園林檔案記錄了城市園林建設過程中的全部信息，是一個城市甚至一個國家城市發展的完整體現，對于以后城市的發展有借鑒作用，是極其重要的信息資源。但是類似地震、海嘯、泥石流等的自然災害，是我們人類無法避免和防范的，這些自然災害對園林檔案的完整保存提出了挑戰，因此，園林檔案的異地存儲顯得尤為重要。紙質檔案實現異地存儲困難太多，費用昂貴，幾乎是不可能的，而且對于比較重要的檔案也不能進行備份，而園林檔案的數字化建設為檔案的異地存儲備份提供了可能，使園林檔案的存儲不受自然災害的威脅。

3.城市園林檔案數字化可提高檔案的查詢檢索速度

紙質的檔案在進行查詢時，管理人員需要翻看一本一本的目錄，然后到庫房查找檔案。這種傳統的查詢方法雖能達到目的，但是費時費力，尤其是檔案數量較大時，這項工作就更加復雜。另外，紙質檔案易破損的特點限制了其可查閱的次數，尤其是年代比較久遠的檔案，已經遭到較大程度的破壞，這就增加了查詢的難度。檔案管理數字化以后，就可實現即時查詢。由于電子檔案的可拷貝性和大容量移動設備的出現，為檔案的快速查詢和公開信息資源共享提供了方便，很大程度上提高了檔案查詢檢索的速度。

三、城市園林檔案數字化建設的幾點建議

1.提高園林檔案管理人員的專業素質和計算機素養

園林檔案管理起步較晚，至今仍未形成完整的管理體系，工作人員年齡偏大，缺乏專業系統的培訓，學習積極性差，不會使用計算機，嚴重影響了園林檔案向標準化規范化數字化發展的進程。檔案管理的數字化對工作人員的專業知識和技能提出了更高的要求，除了要有扎實的專業基礎，還要掌握計算機的使用方法。園林檔案管理部門應定期組織工作人員進行職業培訓，提高其專業素質，尤其是使用計算機的能力。

2.城市園林檔案數字化建設的規范化和標準化

無規矩不成方圓，任何事物都需要一定的標準來制約，標準化和規范化是我國發展城市園林檔案數字化工程的重要基礎。因地制宜，根據本地區實際情況，逐步推出相應的標準和規范，最終形成我國城市園林檔案數字化工程的標準規范化體系。同時緊密配合國家有關部門，積極解決網絡環境下園林檔案數字化產生的知識產權保護問題，探索保障人們公平利用檔案信息資源的合理途徑。

3.城市園林檔案館基礎設施的建設

基礎設施建設主要包括硬件環境、軟件系統和網絡環境三部分。硬件基礎設施主要包括網絡通訊設備、服務器、檔案數字化處理設備等，軟件建設主要指根據實際需要，對系統軟件平臺、操作系統、數據庫管理系統、軟件開發平臺的選用與建設，網絡環境分為檔案館內部局域網、與政府連接的政務網以及與互聯網連接的公眾網。這些設備是園林檔案數字化建設的基礎設施，是實現檔案數字化的重要基礎，政府相關部門和園林檔案館應加大資金投入，建設相應的空間數據庫和網絡服務系統，才能更好的服務于城市園林檔案的數字化建設。

4.城市園林檔案數字化建設需要政府的支持

任何構想沒有政府的支持都是空想，城市園林檔案數字化建設也不例外，需要政府的正確指導和合理引導。政府相關部門應制定法律法規，對檔案數字化的過程進行規范，統一傳統紙質檔案數字化的步驟，監督數字化建設過程中的細節問題，確保電子化檔案的準確性和完整性。政府應倡導城市園林建設實施部門在工作中盡量形成電子文件。另外，由于檔案數字化需要增加相關的基礎設備，政府應加大這方面的資金投入，疏通園林檔案館與其他相關部門的接口工作，為園林檔案數字化建設創造有利條件。