加強醫(yī)院檔案管理拓展檔案服務功能

張燕

有效利用醫(yī)學檔案是醫(yī)院管理工作的一項重要目標。隨著科學技術和社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，醫(yī)院各方面管理對檔案信息的需求日益彰顯。醫(yī)院的檔案部門就要適應新形勢的需要，大力開發(fā)利用檔案信息資源，拓展檔案的服務功能，為各級領導決策服務，為各部門工作服務，為醫(yī)院的發(fā)展建設服務，為社會各界和廣大人民群眾服務。

一、主動服務，為領導決策當好“參謀”

科學的決策只能建立在客觀依據(jù)的基礎之上。檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣，對實際工作有借鑒和參考作用，能幫助領導走出經(jīng)驗和印象的框框，用歷史的、綜合的和發(fā)展的眼光去觀察問題、分析問題、解決問題，引導正確的工作方向，從而做出科學的決策。例如，一項管理制度的制定，檔案室通過提供大量歷史資料和歷年來的相關文件，為領導決策提供參考，為新制度的修訂和推行提供客觀依據(jù)。同時可通過對多年的文件制度等進行整理匯編，形成一整套健全的管理制度體系，在醫(yī)院的管理中發(fā)揮重要作用。

二、強化管理，做各部門工作的得力“助手”

醫(yī)院檔案部門是一個重要的服務部門，各部門的工作都和檔案密切相關。由于受醫(yī)院職能特殊性的限制和不同種類檔案作用特點的表現(xiàn)形式的影響，以及各部門對檔案作用的忽視，致使許多重要文件資料分散在各個部門、各個科室，甚至損壞丟失，給醫(yī)院工作帶來不利。醫(yī)院檔案部門就要加強檔案的收集和管理，強化檔案意識，通過主動提供檔案資料和熱情的服務，幫助各部門解決工作中的實際問題，做各部門工作的得力助手。例如，醫(yī)療儀器設備由于長期頻繁使用出現(xiàn)故障，如不及時修理就會影響到病人的診治。檔案部門通過積極主動為設備科提供該設備的檔案資料，使該設備得到及時維修并正常運轉。既方便患者就醫(yī)，又為醫(yī)院增加效益。還有醫(yī)院基建檔案的利用，可為醫(yī)院建筑的接建、管路的改造等提供資料，為醫(yī)院的發(fā)展建設貢獻力量。

三、有效開發(fā)，為醫(yī)學研究提供科學依據(jù)

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療水平的提高，有賴于醫(yī)學研究的開展。醫(yī)院檔案資料的有效開發(fā)利用，可以給醫(yī)學研究工作提供更加準確而豐富的佐證材料，是醫(yī)學研究開展的前提保障。檔案部門通過積極為臨床醫(yī)務人員提供大量的歷史檔案資料，協(xié)助科研人員進行科學研究和論證，從而在科技成果的開發(fā)、新技術新項目的研究和應用過程中發(fā)揮不可磨滅的作用，同時為提高醫(yī)院的診療水平，更好的為患者服務做出積極貢獻。

四、服務患者，成為便民利民的重要窗口

醫(yī)院的檔案部門不僅服務于醫(yī)院管理和內(nèi)部工作，同時又是醫(yī)院為社會和患者服務的一個重要窗口。病案作為醫(yī)院檔案中重要的組成部分，其利用價值不可估量。病案中記錄著疾病診斷、用藥情況、醫(yī)療費用、治療方式等，能為社保部門提供病人的病情診治過程，對醫(yī)療保險領域有著廣闊的利用前景。同時，利用病案統(tǒng)計分析不同地區(qū)城鄉(xiāng)居民常見疾病病種的分布和主要死亡原因，為制定國家預防政策提供可靠信息。另外，病案也是處理醫(yī)療事故和傷殘鑒定過程中的重要法律依據(jù)。隨著公眾法律意識的增強，醫(yī)療保險制度的實施和深入，病案的院外使用率在迅速增長。病案作為憑證和依據(jù)的作用日益受到重視，被廣泛應用于醫(yī)療保險、商業(yè)保險、農(nóng)村合作醫(yī)療、公檢法、上級醫(yī)院會診、病退等社會的諸多方面。據(jù)統(tǒng)計，醫(yī)院患者查閱復印病歷的人數(shù)急劇攀升，保險公司的查調(diào)率也在逐漸上升。面對新形勢，醫(yī)院檔案部門就要改變以住“重管輕用，重內(nèi)輕外”的傳統(tǒng)服務觀念，優(yōu)化服務流程，提升服務質(zhì)量，開展人性化服務，圍繞以病案利用者為中心，最大限度滿足社會和患者對病案日益增長的需求。

總之，在醫(yī)院的檔案管理中樹立主動服務的理念，對醫(yī)院檔案資源進行深層次的開發(fā)利用，不斷拓展服務功能，是檔案事業(yè)健康發(fā)展的需要，也是衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的需要，更是人民群眾生活中的迫切需求。